Prowadzenie działalności gospodarczej to nieustające wyzwania. Część z nich wynika z sytuacji rynkowej, silnej konkurencji czy oczekiwań klientów. Przedsiębiorcy muszą więc ciągle być aktywni, żeby szybko i trafnie na nie odpowiadać. Jest jednak sfera, na którą ich wpływ jest ograniczony, ale to co się w jej ramach dzieje bardzo mocno przekłada się niemal na każdy biznes. Mowa o niestabilnym, niespójnym i często zmieniającym się prawie. W tym zakresie szczególnie we znaki dają się zmiany i regulacje w obrębie księgowości oraz podatków.
Szczegółowe informacje na temat odczuć i opinii przedsiębiorców przynosi raport „Barometr prawa”. Główne wnioski z niego płynące pokazują, że dla ponad połowy prowadzących działalność gospodarczą częstotliwość zmian prawnych jest zbyt duża, co z kolei dla zdecydowanej większości generuje poważne problemy z prowadzeniem firmy. Nie omija to niemal nikogo, w tym spółek z branży farmaceutycznej i medycznej.
Zbyt wiele przepisów zmienia się za szybko
Chociaż może się to wydawać dziwne i nieprawdopodobne, w Polsce tworzenie prawa wygląda jak masowa produkcja. W ciągu pierwszych sześciu miesięcy tego roku przyjęto w kraju 522 ustawy, rozporządzenia i umowy międzynarodowe, obejmujące ponad 6 tys. stron maszynopisu. Jeśli więc przedstawiciele biznesu chcieliby być z tym na bieżąco, musieliby każdego dnia zapoznawać się z ok.50 stronami różnorodnych przepisów. Na taką lekturę trzeba by przeznaczać ok. 2 godziny dziennie. Monitorowanie prawnych nowości, ich dogłębna analiza i interpretacja, a następnie właściwe stosowanie to ogromne zadanie, które odrywa od podstawowej działalności biznesowej. Wiele regulacji ma charakter szczegółowy, odnosi się do danej branży i precyzuje np. warunki i zasady funkcjonowania w danym sektorze. Dotyczy to m.in. przepisów, jakim podlegają spółki medyczne czy farmaceutyczne.
Największe wyzwania – księgowość, kadry i płace, krótkie vacatio legis
Stanowienie nowego prawa szczególnie mocno odbija się na funkcjonowaniu działów i osób odpowiedzialnych w firmach za księgowość i kadry. To właśnie tam kumuluje się największe obciążenie, a zarazem ryzyko błędów, które mogą przynieść negatywne konsekwencje w postaci dezorganizacji pracy czy kar nakładanych przez urzędy bądź instytucje. Dobrym wyjściem z tej sytuacji, m.in. dla spółek farmaceutycznych i medycznych, jest skorzystanie z outsourcingu księgowo-rachunkowego, a także zewnętrznej obsługi kadrowo-płacowej. Takie kompleksowe usługi, dostosowywane do indywidualnych potrzeb klientów, świadczy GroupEuroService.
Ciągle i szybko zmieniające się prawo daje się odczuć niemal we wszystkich najważniejszych aspektach prowadzenia firmy. Jednak jako obszar szczególnie niestabilny przedsiębiorcy wskazali na podatki i księgowość. 62% z podlegających badaniu oceniło, że tempo zmian odnoszących się do tej tematyki jest zbyt wysokie. To m.in. efekt dużej liczby nowelizacji, jak choćby wprowadzenie kasowego PIT, JPK_CIT czy nowych limitów prowadzenia ksiąg rachunkowych, jak też zapowiedzi kolejnych zmian. Tu przede wszystkim chodzi o Krajowy System e-Faktur (KSeF), który wymusi na firmach przemodelowanie i kompleksowe dostosowanie procesów księgowych.
Niewiele lepiej jest w odniesieniu do przepisów z zakresu prawa pracy oraz ubezpieczeń społecznych. Tutaj szczególnych trudności nastręczają nowe zasady dotyczące naliczania składki zdrowotnej, nowe zasady naliczania urlopów (np. uzupełniający urlop macierzyński) czy zmiany w zakresie zatrudnienia cudzoziemców.
Jeżeli w firmie za sprawy księgowe i kadrowo-płacowe odpowiada jeden pracownik bądź niewielki dział, wypełnianie bieżących obowiązków i dodatkowo śledzenie zmian przepisów staje się nie lada wyzwaniem. Dlatego idealnym rozwiązaniem w takiej sytuacji jest outsourcing księgowo-rachunkowy, który m.in. spółkom medycznym i farmaceutycznym oferuje GroupEuroService.
Problemy nie kończą się na liczbie wprowadzanych zmian w prawie, a także częstotliwości, z jaką jest to dokonywane. Kolejna przeszkoda to zbyt krótki czas od ustanowienia nowych przepisów do ich wejścia w życie. Potwierdzają to wyliczenia – w 2024 r. średnie vacatio legis dla ustaw wynosiło tylko 37,1 dnia, a dla rozporządzeń jedynie 8,9 dnia. Terminy te uwzględniają dni wolne od pracy i święta. Takie ekspresowe tempo nie pozostawia firmom możliwości, żeby odpowiednio oraz rzetelnie dostosować się do nowych reguł i spokojnie przeorganizować swoją działalność.
Outsourcing pomaga dobrze funkcjonować w szybko zmieniającym się otoczeniu prawnym
Nowe przepisy same w sobie mogą być korzystne dla biznesu. Wyzwanie dla przedsiębiorców, m.in. spółek z sektora medycznego i farmaceutycznego, pojawia się w chwili, kiedy trzeba je na czas poznać, dobrze zrozumieć, prawidłowo zinterpretować i właściwie zastosować w swojej firmie. Żeby podołać temu zadaniu, potrzeba do tego specjalistów, wiedzy eksperckiej, niekiedy przeprowadzenia konsultacji czy omówienia tematu z doradcami. W przypadku większości firm, takie kadry nie znajdują się w ich strukturach, a angażowanie stałego zespołu do tych prac wiąże się z odciągnięciem go od realizacji innych przedsięwzięć. Rozwiązaniem jest jednak skorzystanie z outsourcingu rachunkowo-księgowego, a GroupEuroService dysponuje profesjonalną kadrą, która może poszczycić się takimi właśnie kompetencjami.
Wybierając go, klient ma zapewniony m.in. bieżący monitoring uchwalanego prawa, rekomendacje i doradztwo w zakresie wdrożeń nowych regulacji, weryfikację poprawności stosowania przepisów, a także kompleksowe przygotowanie do wymaganych zmian.
Spółka może wówczas skupić się na bieżącej działalności, podejmowaniu działań poprawiających rentowność biznesu, planowaniu i realizacji nowych inwestycji, rozwijaniu współpracy z kontrahentami czy pozyskiwaniu rynków zbytu.