Branża medyczna i farmaceutyczna należy do najbardziej innowacyjnych sektorów gospodarki. Firmy muszą inwestować w badania, nowoczesne technologie, specjalistyczne urządzenia oraz wykwalifikowanych pracowników. Jednocześnie są zobowiązane do przestrzegania rygorystycznych norm jakości i bezpieczeństwa. Takie przedsięwzięcia wymagają znacznych nakładów finansowych. Dlatego warto sprawdzić, czy ponoszone wydatki pozwalają skorzystać z dostępnych ulg podatkowych.
Preferencje podatkowe mogą znacząco obniżyć wysokość podatku dochodowego. Dzięki temu spółka zachowuje więcej środków na rozwój, kolejne inwestycje albo zwiększenie zatrudnienia.
Jednak skorzystanie z ulgi wymaga spełnienia warunków określonych w przepisach. Ponadto przedsiębiorstwo musi właściwie wyodrębnić koszty oraz przygotować odpowiednią dokumentację.
W tym zakresie spółki mogą korzystać ze wsparcia GroupEuroService. Zespół pomaga między innymi w analizie projektów, prowadzeniu ewidencji oraz rozliczaniu ulg podatkowych.
Dlaczego ulgi podatkowe są ważne dla branży medycznej?
Opracowanie nowego leku, suplementu albo wyrobu medycznego jest zwykle procesem długim i kosztownym. Najpierw trzeba przygotować koncepcję produktu. Następnie konieczne są badania, testy, prace projektowe i przygotowanie dokumentacji.
Ponadto firma może być zobowiązana do uzyskania certyfikatów, zezwoleń oraz potwierdzeń zgodności. Dopiero później możliwe jest rozpoczęcie produkcji i wprowadzenie produktu na rynek.
Spółki medyczne i farmaceutyczne ponoszą więc wydatki między innymi na:
- prace laboratoryjne;
- opracowywanie nowych receptur;
- tworzenie i testowanie prototypów;
- badania jakościowe i technologiczne;
- przygotowanie dokumentacji technicznej;
- certyfikację i rejestrację produktów;
- zakup aparatury badawczej;
- automatyzację procesów produkcyjnych;
- wynagrodzenia pracowników realizujących projekty rozwojowe.
Wiele takich kosztów może zostać uwzględnionych w rozliczeniu podatkowym. Dlatego przed rozpoczęciem projektu warto ustalić, z której preferencji może skorzystać spółka.
Ulga na prototyp
Ulga na prototyp pozwala dodatkowo odliczyć część kosztów związanych z produkcją próbną nowego produktu oraz jego wprowadzeniem na rynek.
Przedsiębiorca może odliczyć od podstawy opodatkowania 30% kosztów kwalifikowanych. Jednocześnie wysokość odliczenia nie może przekroczyć 10% dochodu osiągniętego z działalności gospodarczej w danym roku podatkowym.
Ulga nie jest przeznaczona wyłącznie dla największych i najbardziej zaawansowanych projektów. Produkt powinien być nowy w skali przedsiębiorstwa. Dlatego nie musi być rozwiązaniem, które wcześniej nie istniało na całym rynku.
W branży medycznej lub farmaceutycznej nowym produktem może być na przykład:
- suplement diety o nowej recepturze;
- produkt o zmienionym składzie lub sposobie podawania;
- nowy typ ortezy ortopedycznej;
- specjalistyczne łóżko rehabilitacyjne;
- urządzenie diagnostyczne o nowych parametrach;
- wyrób medyczny wykonany z nowego materiału;
- nowe wyposażenie laboratoryjne.
Czym jest produkcja próbna?
Produkcja próbna jest etapem poprzedzającym produkcję na pełną skalę. Obejmuje przede wszystkim rozruch technologiczny, testowanie linii produkcyjnej oraz przygotowanie procesu do regularnego wytwarzania produktu.
Na tym etapie zasadnicze prace projektowe powinny być już zakończone. Jednak nadal można przeprowadzać testy, sprawdzać wydajność oraz eliminować problemy związane z procesem produkcji.
Do kosztów produkcji próbnej mogą należeć między innymi wydatki na zakup lub ulepszenie środków trwałych potrzebnych do uruchomienia nowego procesu. Ponadto można uwzględnić niektóre koszty materiałów oraz surowców.
Wprowadzenie nowego produktu na rynek
Ulga obejmuje również wybrane koszty ponoszone przed rozpoczęciem regularnej sprzedaży. Chodzi przede wszystkim o działania niezbędne do uzyskania dokumentów pozwalających legalnie oferować produkt.
W przypadku branży medycznej i farmaceutycznej mogą to być koszty:
- badań produktu;
- przygotowania dokumentacji technicznej;
- uzyskania certyfikatów;
- przeprowadzenia badań zgodności;
- uzyskania zezwoleń i dopuszczeń;
- przygotowania dokumentacji wymaganej przez odpowiednie instytucje.
Nie wszystkie wydatki poniesione przy premierze produktu podlegają odliczeniu. Dlatego każdą kategorię kosztów należy dokładnie przeanalizować.
Ulga badawczo-rozwojowa B+R
Ulga badawczo-rozwojowa jest jedną z najważniejszych preferencji dla firm prowadzących prace nad nowymi albo ulepszonymi produktami, procesami i usługami.
Co istotne, działalność B+R nie musi polegać na prowadzeniu przełomowych badań naukowych. Może obejmować również systematyczne prace rozwojowe prowadzone wewnątrz przedsiębiorstwa.
W branży medycznej lub farmaceutycznej działalnością B+R może być między innymi:
- opracowanie nowej receptury;
- zmiana proporcji składników produktu;
- przygotowanie nowego sposobu wytwarzania;
- udoskonalenie wyrobu medycznego;
- prace nad zwiększeniem trwałości produktu;
- opracowanie nowego opakowania wpływającego na bezpieczeństwo;
- budowa i testowanie prototypów;
- tworzenie oprogramowania medycznego;
- udoskonalanie procesów laboratoryjnych;
- automatyzacja kontroli jakości.
Jednak nie każda zmiana produktu jest działalnością badawczo-rozwojową. Rutynowe, okresowe albo kosmetyczne modyfikacje mogą nie spełniać ustawowych warunków.
Dlatego trzeba wykazać, że prowadzone działania miały twórczy i systematyczny charakter. Ponadto ich celem powinno być zwiększenie zasobów wiedzy albo wykorzystanie dostępnej wiedzy do opracowania nowych zastosowań.
Jakie koszty można rozliczyć w uldze B+R?
Ulga pozwala dodatkowo odliczyć koszty kwalifikowane, które zostały wcześniej zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
Do takich wydatków mogą należeć:
- wynagrodzenia pracowników realizujących zadania B+R;
- składki finansowane przez pracodawcę;
- wynagrodzenia osób zatrudnionych na podstawie określonych umów cywilnoprawnych;
- zakup materiałów i surowców;
- korzystanie z aparatury naukowo-badawczej;
- ekspertyzy, opinie oraz usługi doradcze w przypadkach wskazanych w przepisach;
- odpisy amortyzacyjne od wybranych środków trwałych;
- koszty uzyskania i utrzymania praw własności przemysłowej.
Wysokość odliczenia zależy od rodzaju kosztu oraz statusu podatnika. Dlatego przed rozliczeniem trzeba sprawdzić aktualne zasady obowiązujące konkretną spółkę.
Ewidencja czasu pracy przy uldze B+R
Jeżeli pracownik wykonuje zarówno zadania badawczo-rozwojowe, jak i pozostałe obowiązki, nie można automatycznie zaliczyć całego jego wynagrodzenia do kosztów kwalifikowanych.
W takim przypadku należy ustalić część czasu przeznaczoną na realizację prac B+R. Dlatego pomocna jest szczegółowa ewidencja zadań lub czasu pracy.
Ponadto warto przygotować opisy projektów, ich cele, harmonogramy oraz raporty z wykonanych działań. Dzięki temu spółka może wykazać związek wynagrodzeń z działalnością badawczo-rozwojową.
IP Box – preferencyjna stawka 5%
IP Box pozwala zastosować stawkę podatku w wysokości 5% do kwalifikowanego dochodu uzyskanego z praw własności intelektualnej.
Preferencja może dotyczyć między innymi dochodów z:
- patentów;
- praw ochronnych na wzory użytkowe;
- praw z rejestracji wzorów przemysłowych;
- praw do topografii układów scalonych;
- dodatkowych praw ochronnych dla produktów leczniczych;
- autorskiego prawa do programu komputerowego;
- innych kwalifikowanych praw wskazanych w przepisach.
Samo posiadanie prawa własności intelektualnej nie wystarcza. Spółka musi je wytworzyć, rozwinąć albo ulepszyć w ramach prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej.
Ponadto konieczne jest ustalenie dochodu przypadającego na dane prawo. Dlatego przedsiębiorstwo powinno prowadzić szczegółową ewidencję przychodów, kosztów oraz wyników dotyczących konkretnego projektu.
Czy można łączyć ulgę B+R z IP Box?
Ulga B+R i IP Box mogą być stosowane łącznie. Najpierw przedsiębiorstwo prowadzi prace badawczo-rozwojowe i ponosi związane z nimi koszty. Następnie komercjalizuje ich efekty i uzyskuje dochody z kwalifikowanego prawa własności intelektualnej.
Dzięki temu spółka może dodatkowo odliczyć koszty B+R. Jednocześnie może zastosować stawkę 5% do kwalifikowanego dochodu z IP.
Jednak połączenie obu preferencji wymaga bardzo dokładnej dokumentacji. Trzeba bowiem oddzielić koszty, przychody oraz dochody odnoszące się do poszczególnych praw.
W rezultacie przedsiębiorstwo powinno przygotować zasady ewidencjonowania danych jeszcze przed zakończeniem projektu. Późniejsze odtworzenie wszystkich informacji może być znacznie trudniejsze.
Ulga na robotyzację
Firmy medyczne i farmaceutyczne często inwestują w automatyzację produkcji. Roboty mogą wykonywać powtarzalne czynności, transportować materiały, obsługiwać maszyny albo wspierać kontrolę jakości.
Dzięki temu przedsiębiorstwo może zwiększyć wydajność i ograniczyć liczbę błędów. Ponadto robotyzacja pozwala poprawić bezpieczeństwo oraz powtarzalność procesów.
Ulga na robotyzację umożliwia dodatkowe odliczenie 50% kosztów kwalifikowanych. Jest to odliczenie niezależne od zaliczenia podstawowej wartości wydatku do kosztów uzyskania przychodów.
Do kosztów kwalifikowanych mogą należeć między innymi:
- zakup fabrycznie nowych robotów przemysłowych;
- zakup maszyn i urządzeń współpracujących z robotami;
- zakup oprogramowania potrzebnego do uruchomienia stanowiska;
- koszty instalacji i uruchomienia;
- wydatki na szkolenia pracowników;
- opłaty wynikające z określonych umów leasingowych.
Jednak nie każda maszyna automatyczna spełnia definicję robota przemysłowego. Dlatego przed zastosowaniem ulgi trzeba sprawdzić parametry techniczne urządzenia oraz sposób jego wykorzystania.
Ponadto ulga ma charakter czasowy. Obejmuje koszty poniesione do końca roku podatkowego, który rozpoczął się w 2026 roku.
Ulga na innowacyjnych pracowników
Spółka prowadząca działalność B+R może nie zawsze wykorzystać całe przysługujące odliczenie. Może się tak zdarzyć, gdy poniosła stratę albo osiągnęła dochód zbyt niski w stosunku do kosztów kwalifikowanych.
W takiej sytuacji pomocna może być ulga na innowacyjnych pracowników. Pozwala ona rozliczyć niewykorzystaną część ulgi B+R poprzez pomniejszenie zaliczek na podatek dochodowy od wynagrodzeń wybranych pracowników.
Preferencja może dotyczyć osób, które znaczną część czasu pracy poświęcają na działalność badawczo-rozwojową. Dlatego również w tym przypadku ważna jest prawidłowa ewidencja czasu pracy.
Ulga na ekspansję
Spółki medyczne i farmaceutyczne mogą także ponosić duże wydatki na wprowadzenie produktów na nowe rynki. W takiej sytuacji warto rozważyć ulgę na ekspansję.
Preferencja pozwala dodatkowo odliczyć wybrane koszty poniesione w celu zwiększenia przychodów ze sprzedaży produktów.
Do kosztów mogą należeć między innymi wydatki na:
- udział w targach branżowych;
- przygotowanie stoisk wystawienniczych;
- transport eksponatów;
- materiały promocyjne;
- dostosowanie opakowań do wymagań kontrahentów;
- certyfikację potrzebną do sprzedaży na nowych rynkach;
- przygotowanie dokumentacji przetargowej.
Jednocześnie trzeba pamiętać o spełnieniu warunków dotyczących wzrostu przychodów ze sprzedaży produktów. Dlatego ulgę należy zaplanować z uwzględnieniem wyników osiąganych w kolejnych latach.
Dokumentacja jest podstawą bezpiecznego rozliczenia
Prawo do ulgi zależy nie tylko od charakteru poniesionego wydatku. Równie ważne jest właściwe udokumentowanie projektu i jego kosztów.
Spółka powinna więc gromadzić między innymi:
- opisy projektów;
- cele i założenia prowadzonych prac;
- harmonogramy;
- raporty z testów i badań;
- dokumentację techniczną;
- ewidencję czasu pracy;
- faktury i umowy;
- ewidencję kosztów kwalifikowanych;
- dokumenty potwierdzające komercjalizację wyników;
- dowody uzyskania odpowiednich praw lub certyfikatów.
Ponadto dokumenty księgowe powinny być spójne z opisami projektów. Jeżeli ewidencja podatkowa nie odpowiada rzeczywistemu przebiegowi prac, organ może zakwestionować część odliczenia.
Najczęstsze błędy przy rozliczaniu ulg
Jednym z najczęstszych błędów jest uznanie całej działalności przedsiębiorstwa za badawczo-rozwojową. Tymczasem ulga obejmuje tylko działania spełniające ustawowe kryteria.
Problemy mogą wynikać również z:
- braku odrębnej ewidencji kosztów;
- zaliczenia do ulgi wydatków niezwiązanych z projektem;
- braku ewidencji czasu pracy;
- niedostatecznego opisania twórczego charakteru działań;
- rozliczenia rutynowych zmian jako prac B+R;
- braku dokumentów potwierdzających testy;
- nieprawidłowego ustalenia dochodu objętego IP Box;
- zakwalifikowania zwykłej maszyny jako robota przemysłowego;
- nieuwzględnienia limitów odliczenia;
- podwójnego rozliczenia tego samego kosztu.
Dlatego analizę najlepiej przeprowadzić przed złożeniem deklaracji. Dzięki temu można odpowiednio wcześnie uzupełnić dokumentację lub wyłączyć nieprawidłowe pozycje.
Jak GroupEuroService wspiera spółki medyczne i farmaceutyczne?
Rozliczenie ulg wymaga znajomości przepisów podatkowych oraz specyfiki prowadzonej działalności. Dlatego standardowe zaksięgowanie faktur może nie być wystarczające.
Specjaliści GroupEuroService mogą pomóc między innymi w:
- ocenie projektów pod kątem działalności B+R;
- identyfikacji kosztów kwalifikowanych;
- przygotowaniu zasad prowadzenia ewidencji;
- rozliczeniu ulgi B+R;
- rozliczeniu IP Box;
- analizie prawa do ulgi na prototyp;
- weryfikacji kosztów robotyzacji;
- przygotowaniu dokumentacji podatkowej;
- sprawdzeniu poprawności wcześniejszych rozliczeń;
- przygotowaniu firmy do kontroli.
Ponadto zakres współpracy może obejmować pełną księgowość, doradztwo podatkowe oraz wsparcie administracyjne. Dzięki temu wszystkie dane potrzebne do rozliczenia ulg mogą być gromadzone na bieżąco.
Outsourcing kadrowo-płacowy przy projektach B+R
Wynagrodzenia pracowników są często jedną z największych kategorii kosztów w projektach badawczo-rozwojowych. Dlatego prawidłowe naliczanie płac i prowadzenie ewidencji ma duże znaczenie dla wysokości odliczenia.
Profesjonalna obsługa kadrowo-płacowa może pomóc w:
- rozliczaniu wynagrodzeń pracowników B+R;
- ustalaniu składek przypadających na projekty;
- prowadzeniu danych potrzebnych do ewidencji czasu pracy;
- przygotowywaniu raportów kadrowych;
- kontrolowaniu zgodności dokumentacji;
- rozliczaniu osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych.
W rezultacie dane kadrowe mogą być bezpośrednio powiązane z dokumentacją księgową i projektową. Pozwala to ograniczyć ryzyko rozbieżności podczas kontroli.
Ulgi podatkowe wspierają rozwój innowacyjnych spółek
Ulga B+R, IP Box, ulga na prototyp oraz ulga na robotyzację mogą przynieść spółkom medycznym i farmaceutycznym wymierne korzyści. Ponadto w określonych sytuacjach warto rozważyć ulgę na innowacyjnych pracowników albo ekspansję.
Jednak każda preferencja ma własne warunki, limity oraz wymagania dokumentacyjne. Dlatego nie należy rozliczać jej wyłącznie na podstawie ogólnego charakteru projektu.
Najpierw trzeba przeanalizować wykonywane działania i poniesione wydatki. Następnie należy wyodrębnić odpowiednie koszty oraz zgromadzić dokumentację. Dopiero na tej podstawie można bezpiecznie przygotować rozliczenie podatkowe.
Właśnie dlatego wiele spółek wybiera outsourcing księgowo-rachunkowy oferowany przez GroupEuroService. Dzięki profesjonalnemu wsparciu firma może lepiej wykorzystać dostępne preferencje. Jednocześnie jej zarząd może skoncentrować się na tworzeniu nowych produktów, rozwoju sprzedaży oraz zdobywaniu kolejnych rynków.
