Od 1 stycznia 2026 roku część przedsiębiorców prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów musi korzystać z programu komputerowego. Jednocześnie firmy powinny gromadzić dane w sposób umożliwiający przygotowanie pliku JPK_PKPIR. Nowe zasady obejmują przede wszystkim podatników PIT, którzy rozliczają VAT miesięcznie i przesyłają pliki JPK_V7M. Chociaż elektroniczną księgę prowadzą już od początku 2026 roku, pierwszy plik dotyczący całego roku przekażą administracji skarbowej dopiero w 2027 roku.
Zmiany są kolejnym etapem cyfryzacji rozliczeń podatkowych. Wcześniej przedsiębiorcy musieli dostosować się między innymi do JPK_VAT i Krajowego Systemu e-Faktur. Teraz natomiast cyfrowe obowiązki obejmują również ewidencje prowadzone na potrzeby podatku dochodowego.
Nowe zasady nie oznaczają jedynie zastąpienia papierowego zeszytu programem księgowym. Przedsiębiorca musi bowiem zadbać o właściwą strukturę danych, kompletność dokumentów oraz prawidłowe oznaczenie zapisów. Ponadto powinien przygotować ewidencję środków trwałych w formacie umożliwiającym wygenerowanie pliku JPK_ST.
Dlatego przed rozpoczęciem samodzielnego prowadzenia elektronicznej księgi warto sprawdzić dostępne rozwiązania. Pomoc w dostosowaniu księgowości do nowych wymagań oferuje GroupEuroService.
Czym jest podatkowa księga przychodów i rozchodów?
Podatkowa księga przychodów i rozchodów, czyli PKPiR, jest uproszczoną formą ewidencji księgowej. Na jej podstawie ustala się przychody, koszty oraz dochód podlegający opodatkowaniu.
PKPiR prowadzą przede wszystkim przedsiębiorcy rozliczający się według skali podatkowej albo podatkiem liniowym. Z tej formy mogą korzystać między innymi jednoosobowe działalności gospodarcze oraz wybrane spółki osób fizycznych, o ile nie są zobowiązane do prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych.
W księdze ujmuje się między innymi:
- przychody ze sprzedaży towarów i usług;
- pozostałe przychody związane z działalnością;
- zakup towarów handlowych i materiałów;
- koszty uboczne zakupu;
- wynagrodzenia;
- pozostałe wydatki stanowiące koszty podatkowe;
- informacje potrzebne do ustalenia dochodu.
PKPiR musi być prowadzona rzetelnie i niewadliwie. Oznacza to, że zapisy powinny odpowiadać rzeczywistym zdarzeniom gospodarczym, a jednocześnie muszą być zgodne z obowiązującymi zasadami formalnymi.
Kto prowadzi elektroniczną PKPiR od 2026 roku?
Od 1 stycznia 2026 roku obowiązek prowadzenia księgi przy użyciu programu komputerowego obejmuje podatników PIT, którzy przesyłają miesięczne pliki JPK_V7M.
Dotyczy to więc przedsiębiorców, którzy jednocześnie:
- rozliczają podatek dochodowy od osób fizycznych;
- prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów;
- są zobowiązani do miesięcznego rozliczania VAT;
- przekazują administracji pliki JPK_V7M.
Obowiązek nie jest uzależniony od wielkości firmy ani liczby zatrudnionych pracowników. Dlatego może objąć zarówno niewielką jednoosobową działalność, jak i większe przedsiębiorstwo prowadzące uproszczoną księgowość.
Jednocześnie nie każdy podatnik prowadzący PKPiR został objęty zmianą w tym samym terminie. Pozostali przedsiębiorcy przejdą na elektroniczne księgi od 1 stycznia 2027 roku.
Kto zostanie objęty obowiązkiem od 2027 roku?
Od początku 2027 roku elektroniczne prowadzenie PKPiR obejmie pozostałych podatników. Dotyczy to między innymi przedsiębiorców rozliczających VAT kwartalnie i przesyłających JPK_V7K.
W rezultacie obowiązek będzie wdrażany w dwóch głównych etapach:
- od 1 stycznia 2026 roku – dla podatników PIT przesyłających JPK_V7M;
- od 1 stycznia 2027 roku – dla pozostałych podatników prowadzących PKPiR.
Dlatego przedsiębiorca, którego zmiany jeszcze nie obejmują, nie powinien odkładać przygotowań. Wcześniejsze wdrożenie programu pozwoli bowiem uporządkować dokumenty i spokojnie przetestować nowe rozwiązania.
Elektroniczna PKPiR a JPK_PKPIR
Prowadzenie księgi w programie komputerowym jest jednym obowiązkiem. Natomiast przekazanie jej w formie pliku JPK_PKPIR jest kolejnym zadaniem.
JPK_PKPIR jest ustrukturyzowanym plikiem zawierającym dane z podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Dzięki jednolitemu formatowi administracja skarbowa może automatycznie analizować przedstawione informacje.
Plik zawiera między innymi:
- dane identyfikacyjne podatnika;
- okres, którego dotyczy księga;
- informacje o dowodach księgowych;
- daty zdarzeń gospodarczych;
- wartości ujmowane w poszczególnych kolumnach księgi;
- dodatkowe oznaczenia wymagane przez strukturę;
- podsumowania zapisów.
Program księgowy powinien więc nie tylko umożliwiać zapisywanie przychodów i kosztów. Musi również generować plik zgodny z aktualną strukturą logiczną JPK_PKPIR.
Kiedy trzeba przesłać pierwszy plik JPK_PKPIR?
Podatnicy objęci zmianą od 1 stycznia 2026 roku po raz pierwszy przekażą księgę po zakończeniu roku podatkowego. W praktyce oznacza to, że plik za 2026 rok zostanie wysłany w 2027 roku.
Nie jest to zatem comiesięczny obowiązek analogiczny do JPK_VAT. Księgi podatkowe są przekazywane cyklicznie za okres roczny, zgodnie z terminem wynikającym z przepisów dotyczących zeznania podatkowego.
Mimo późniejszego terminu wysyłki nie można przygotować księgi dopiero po zakończeniu roku. Dane muszą być bowiem prawidłowo gromadzone od pierwszego dnia okresu objętego obowiązkiem.
Jeżeli przedsiębiorca zacznie zapisywać informacje w niewłaściwy sposób, późniejsze wygenerowanie poprawnego pliku może wymagać licznych korekt. Dlatego program i procedury trzeba dostosować już na początku roku.
JPK_ST – dodatkowa ewidencja środków trwałych
Oprócz JPK_PKPIR przedsiębiorcy mogą być zobowiązani do przekazania pliku JPK_ST. Zawiera on dane dotyczące środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.
W ewidencji należy prawidłowo ujmować między innymi:
- nazwę środka trwałego;
- datę jego nabycia;
- datę przyjęcia do używania;
- wartość początkową;
- zastosowaną stawkę amortyzacji;
- wartość dokonanych odpisów;
- informacje o ulepszeniach;
- datę i przyczynę wykreślenia z ewidencji.
Dlatego przed wygenerowaniem pliku warto przeprowadzić przegląd posiadanego majątku. Ponadto należy sprawdzić, czy dane zawarte w ewidencji odpowiadają zapisom w księdze i dokumentom źródłowym.
Nowy wzór podatkowej księgi
Od 2026 roku obowiązuje nowy wzór PKPiR. Został on dostosowany do cyfrowego sposobu prowadzenia dokumentacji oraz nowych struktur JPK.
Zmiany nie powinny być jednak sprowadzane do informacji o „piętnastu nowych kolumnach” czy z góry określonej liczbie modyfikacji. Najważniejsze jest bowiem to, aby księga zawierała wszystkie dane wymagane przez aktualne rozporządzenie i strukturę logiczną.
Przedsiębiorca powinien przede wszystkim sprawdzić, czy jego program:
- wykorzystuje aktualny wzór PKPiR;
- prawidłowo przypisuje wartości do poszczególnych kolumn;
- umożliwia zapisanie wymaganych danych dodatkowych;
- generuje plik JPK_PKPIR w aktualnej wersji;
- pozwala sporządzić plik JPK_ST;
- zachowuje historię korekt i zmian.
Numer KSeF w dokumentacji księgowej
Cyfryzacja podatków dochodowych jest powiązana z Krajowym Systemem e-Faktur. Dlatego program księgowy powinien umożliwiać powiązanie zapisu z fakturą wystawioną lub odebraną w KSeF.
Numer KSeF ułatwia identyfikację dokumentu i porównanie danych z informacjami znajdującymi się w systemie Ministerstwa Finansów. Jednocześnie ogranicza ryzyko zaksięgowania tej samej faktury więcej niż jeden raz.
Nie każda operacja gospodarcza jest jednak dokumentowana fakturą z KSeF. W księdze nadal mogą występować między innymi:
- dowody wewnętrzne;
- listy płac;
- wyciągi bankowe;
- dokumenty celne;
- rachunki i faktury pozostające poza obowiązkowym KSeF;
- inne dowody spełniające wymagania przepisów.
Dlatego system księgowy musi obsługiwać zarówno dokumenty pochodzące z KSeF, jak i pozostałe dowody księgowe.
Zapisy nadal trzeba wprowadzać terminowo
Elektroniczna forma księgi nie oznacza, że dokumenty można ujmować w dowolnym momencie. Zapisy nadal powinny być wprowadzane na bieżąco, zgodnie z terminami wynikającymi z przepisów.
Dlatego przedsiębiorca powinien regularnie przekazywać dokumenty księgowości. Jeżeli zrobi to dopiero kilka miesięcy później, księga nie będzie aktualnie przedstawiała sytuacji firmy.
Opóźnienia mogą również powodować:
- błędne obliczenie zaliczki na podatek;
- pominięcie kosztu;
- ujęcie przychodu w niewłaściwym okresie;
- rozbieżności pomiędzy PKPiR i JPK_VAT;
- niezgodność danych z fakturami w KSeF;
- konieczność późniejszego korygowania pliku.
W rezultacie elektroniczna księgowość wymaga dobrze zorganizowanego obiegu dokumentów. Jednocześnie może ten obieg usprawnić, jeżeli dane są przekazywane automatycznie.
Czy trzeba kupić płatny program?
Przepisy nie nakazują korzystania z konkretnego komercyjnego programu. Przedsiębiorca może wybrać rozwiązanie dostosowane do skali i rodzaju działalności.
Ministerstwo Finansów udostępniło bezpłatne formularze pozwalające przygotować pliki JPK_PKPIR oraz JPK_ST. Dlatego najmniejsze firmy mogą wykonać obowiązek bez zakupu rozbudowanego systemu.
Jednak bezpłatne narzędzie nie zawsze będzie najlepszym rozwiązaniem dla przedsiębiorstwa wystawiającego wiele faktur. W takim przypadku istotne mogą być dodatkowe funkcje, takie jak:
- automatyczny import faktur z KSeF;
- integracja z rachunkiem bankowym;
- rozliczanie magazynu;
- obsługa środków trwałych;
- automatyczne generowanie deklaracji;
- kontrola poprawności danych;
- dostęp biura rachunkowego;
- tworzenie kopii zapasowych.
Dlatego przed wyborem programu warto porównać nie tylko jego cenę. Równie ważne są funkcjonalność, bezpieczeństwo oraz możliwość aktualizacji po kolejnych zmianach przepisów.
Jak przechowywać dokumentację?
Przedsiębiorca musi zabezpieczyć dane przed zniszczeniem, utratą i nieuprawnioną zmianą. Dlatego samo zapisanie księgi na jednym komputerze nie jest wystarczającym rozwiązaniem organizacyjnym.
Warto stosować między innymi:
- regularne kopie zapasowe;
- silne hasła i uwierzytelnianie wieloskładnikowe;
- ograniczenie dostępu do danych;
- aktualizacje programu i systemu operacyjnego;
- szyfrowanie nośników;
- bezpieczne rozwiązania chmurowe;
- procedurę odtwarzania danych po awarii.
Przepisy nie nakazują przy tym każdej firmie kupowania dodatkowej przestrzeni dyskowej albo konkretnej usługi chmurowej. Przedsiębiorca powinien natomiast dobrać sposób przechowywania do ilości dokumentów i występujących zagrożeń.
Najważniejsze korzyści z elektronicznej PKPiR
Nowe obowiązki wymagają przygotowania, jednak elektroniczna księga może również ułatwić prowadzenie firmy.
Do jej zalet należą:
- szybsze wyszukiwanie zapisów;
- automatyczne podsumowanie przychodów i kosztów;
- łatwiejsza kontrola dokumentów;
- ograniczenie ręcznego przepisywania danych;
- integracja z KSeF i bankowością;
- szybsze wykrywanie błędów;
- możliwość zdalnej współpracy z biurem rachunkowym;
- łatwiejsze przygotowanie deklaracji podatkowych.
Ponadto bieżące dane mogą wspierać podejmowanie decyzji biznesowych. Przedsiębiorca szybciej sprawdzi bowiem poziom kosztów, wysokość dochodu oraz zmiany rentowności.
Jakie problemy mogą pojawić się przy wdrożeniu?
Największym wyzwaniem może być przeniesienie danych z dotychczasowego systemu. Jeżeli firma wcześniej korzystała z papierowej księgi albo prostego arkusza, trzeba odpowiednio przygotować dane początkowe.
Problemy mogą również wynikać z:
- korzystania z nieaktualnego programu;
- braku możliwości wygenerowania JPK_PKPIR;
- nieprawidłowej ewidencji środków trwałych;
- braku powiązania z dokumentami z KSeF;
- niespójności danych z JPK_VAT;
- braku kopii zapasowych;
- niewłaściwego przypisywania kosztów;
- nieterminowego przekazywania dokumentów.
Dlatego przed rozpoczęciem pracy należy przetestować cały proces. Najpierw warto wprowadzić przykładowe dokumenty, a następnie wygenerować próbny plik i sprawdzić jego poprawność.
Jak przygotować firmę do nowych zasad?
Przygotowanie najlepiej rozpocząć od ustalenia, od którego roku obowiązek dotyczy danego przedsiębiorcy. Następnie trzeba sprawdzić sposób rozliczania VAT i rodzaj prowadzonej ewidencji.
Kolejne działania powinny obejmować:
- wybór programu zgodnego z aktualną strukturą JPK;
- aktualizację dotychczasowego oprogramowania;
- uporządkowanie ewidencji środków trwałych;
- ustalenie sposobu importowania faktur z KSeF;
- przygotowanie procedury obiegu dokumentów;
- wyznaczenie osób odpowiedzialnych za księgowanie;
- przeprowadzenie testów generowania plików;
- wdrożenie kopii zapasowych;
- przeszkolenie pracowników;
- ustalenie zasad współpracy z biurem rachunkowym.
Dzięki temu zmiana nie będzie wdrażana chaotycznie. Ponadto przedsiębiorca ograniczy ryzyko, że dopiero przed terminem wysyłki odkryje braki w dokumentacji.
Najczęstsze błędy przy elektronicznej PKPiR
Jednym z podstawowych błędów jest założenie, że wystarczy prowadzić dotychczasowy arkusz kalkulacyjny. Tymczasem używane narzędzie musi umożliwić prawidłowe przygotowanie danych i wygenerowanie wymaganej struktury.
Problemy mogą wynikać również z:
- stosowania nieaktualnego wzoru księgi;
- braku wymaganych danych dodatkowych;
- niewłaściwego numerowania dokumentów;
- ujęcia faktury w złym okresie;
- zaksięgowania dokumentu dwukrotnie;
- braku zgodności z KSeF;
- nieprawidłowej klasyfikacji wydatku;
- pominięcia środka trwałego;
- utraty danych z powodu braku kopii;
- przesłania pliku po terminie.
Dlatego księgę warto weryfikować regularnie, a nie dopiero po zakończeniu roku. Bieżąca kontrola pozwala bowiem szybciej wykryć i poprawić nieprawidłowości.
Jak GroupEuroService pomaga w prowadzeniu elektronicznej PKPiR?
Wdrożenie nowych zasad wymaga znajomości przepisów oraz umiejętnego wykorzystania programu księgowego. Dlatego przedsiębiorcy mogą skorzystać ze wsparcia GroupEuroService.
Zakres pomocy może obejmować między innymi:
- ustalenie terminu objęcia firmy obowiązkiem;
- wybór właściwego sposobu prowadzenia księgi;
- sprawdzenie używanego oprogramowania;
- prowadzenie elektronicznej PKPiR;
- importowanie i weryfikowanie dokumentów;
- obsługę faktur z KSeF;
- prowadzenie ewidencji środków trwałych;
- przygotowanie JPK_PKPIR i JPK_ST;
- kontrolę zgodności danych;
- monitorowanie terminów podatkowych.
Biuro rachunkowe może również pomóc w przeniesieniu księgowości z dotychczasowego systemu. Dzięki temu przedsiębiorca nie musi samodzielnie odtwarzać danych ani analizować technicznych struktur plików.
Outsourcing ogranicza koszty i ryzyko błędów
Samodzielna obsługa nowych obowiązków może wymagać zakupu programu, przeszkolenia pracownika oraz regularnego śledzenia zmian. Ponadto firma musi zapewnić ciągłość obsługi podczas urlopu albo choroby osoby odpowiedzialnej za księgowość.
Alternatywą jest outsourcing rachunkowo-księgowy. W takim modelu przedsiębiorca korzysta z zaplecza technicznego i wiedzy zewnętrznego zespołu.
W rezultacie nie musi samodzielnie:
- analizować każdej zmiany w strukturze JPK;
- aktualizować procedur księgowych;
- kontrolować wszystkich terminów;
- przygotowywać plików do wysyłki;
- rozwiązywać technicznych problemów z dokumentacją;
- organizować zastępstwa dla księgowego.
Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorca nie ma żadnych obowiązków. Nadal powinien terminowo przekazywać dokumenty, informować o zdarzeniach gospodarczych i współpracować przy wyjaśnianiu wątpliwości.
Kompleksowa obsługa firmy
Elektroniczna PKPiR jest tylko jednym z obszarów, które można powierzyć zewnętrznym specjalistom. GroupEuroService może również wspierać firmę przy podatkach, KSeF, dokumentacji administracyjnej oraz rozliczeniach z pracownikami.
Zakres współpracy może zostać rozszerzony o profesjonalną obsługę kadrowo-płacową.
Dzięki temu informacje dotyczące wynagrodzeń, składek i kosztów pracowniczych mogą być sprawnie przekazywane do księgowości. Jednocześnie przedsiębiorca korzysta z jednego, spójnego systemu obsługi.
Elektroniczna PKPiR to obowiązek, ale również szansa
Zmiany obowiązujące od 2026 roku zwiększają zakres cyfrowych obowiązków przedsiębiorców. Jednocześnie mogą jednak usprawnić obieg dokumentów i ograniczyć liczbę ręcznie wykonywanych czynności.
Najpierw trzeba ustalić, od kiedy firma podlega nowym zasadom. Następnie należy wybrać właściwy program, uporządkować dane i przygotować procedury. Ponadto warto sprawdzić integrację z KSeF oraz poprawność ewidencji środków trwałych.
Nie należy czekać z przygotowaniem pliku do końca roku. Chociaż jego wysyłka następuje później, wszystkie zapisy muszą być prawidłowo gromadzone już od początku okresu rozliczeniowego.
Dlatego dobrym rozwiązaniem jest współpraca z doświadczonym zespołem GroupEuroService. Profesjonalne wsparcie ułatwia dostosowanie firmy do nowych wymagań. Jednocześnie pozwala przedsiębiorcy skoncentrować się na sprzedaży, obsłudze klientów i dalszym rozwoju biznesu.
