Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur zmienił nie tylko sposób wystawiania i odbierania dokumentów, lecz także zasady współpracy przedsiębiorców z biurami rachunkowymi. Część firm powierza księgowym wyłącznie rozliczanie faktur, natomiast inne oczekują również ich pobierania, weryfikowania, wystawiania oraz przesyłania do KSeF. Dlatego dotychczasowe umowy o obsługę księgową mogą wymagać aktualizacji. Należy w nich dokładnie określić zakres usług, sposób przekazywania danych, nadane uprawnienia i odpowiedzialność każdej ze stron.
KSeF automatyzuje dostęp do faktur, jednak nie oznacza to, że wszystkie zadania zostają wykonane bez udziału przedsiębiorcy lub księgowego. Wręcz przeciwnie, prawidłowe korzystanie z systemu wymaga opracowania nowych procedur oraz jednoznacznego podziału obowiązków.
Przedsiębiorca powinien więc ustalić z biurem rachunkowym, kto będzie wystawiał faktury, kto sprawdzi dokumenty zakupowe, a także kto odpowiada za prawidłowość danych merytorycznych. Ponadto trzeba zdecydować, w jaki sposób będą obsługiwane błędy, awarie systemu, faktury wystawiane w trybie offline oraz korekty.
Jak KSeF zmienił współpracę z biurem rachunkowym?
Przed wdrożeniem obowiązkowego KSeF przedsiębiorcy zwykle przekazywali dokumenty księgowe pocztą elektroniczną, za pomocą dysku internetowego, programu księgowego albo w wersji papierowej. Następnie biuro rachunkowe wprowadzało je do systemu i przygotowywało rozliczenia.
Obecnie faktury ustrukturyzowane są wystawiane i odbierane za pośrednictwem KSeF. Dlatego biuro może uzyskać bezpośredni dostęp do dokumentów klienta, o ile otrzyma odpowiednie uprawnienia.
Taka zmiana usprawnia przepływ informacji, ponieważ przedsiębiorca nie musi samodzielnie przesyłać każdej faktury. Jednocześnie pojawiają się jednak nowe pytania:
- czy biuro ma jedynie pobierać faktury, czy również je wystawiać;
- kto weryfikuje poprawność danych kontrahenta;
- kto odpowiada za opis przedmiotu transakcji;
- kto wybiera stawkę VAT;
- kto przypisuje dokument do odpowiedniego projektu lub działu;
- kto sprawdza zasadność faktury zakupowej;
- kto podejmuje decyzję o wystawieniu korekty;
- jak postępować podczas awarii KSeF;
- w jaki sposób odwołać dostęp po zakończeniu współpracy.
Odpowiedzi na te pytania powinny znaleźć się w umowie albo w szczegółowym załączniku opisującym obieg dokumentów.
Czy biuro rachunkowe musi wystawiać faktury za klienta?
Biuro rachunkowe nie przejmuje automatycznie obowiązku wystawiania faktur. Zakres jego usług zależy od ustaleń z klientem oraz nadanych uprawnień.
Możliwe są co najmniej trzy modele współpracy.
Przedsiębiorca samodzielnie wystawia faktury
W tym wariancie klient wystawia dokumenty we własnym programie zintegrowanym z KSeF albo korzysta z narzędzi Ministerstwa Finansów. Biuro rachunkowe pobiera następnie wystawione i otrzymane faktury oraz ujmuje je w księgach.
Takie rozwiązanie dobrze sprawdza się w firmach, które mają własny dział sprzedaży i regularnie wystawiają wiele dokumentów.
Biuro rachunkowe wystawia faktury na podstawie danych klienta
Przedsiębiorca przekazuje informacje potrzebne do przygotowania dokumentu, natomiast biuro wystawia fakturę i przesyła ją do KSeF.
W tej sytuacji umowa powinna jasno wskazywać:
- w jakiej formie klient przekazuje dane;
- do kiedy dane muszą trafić do biura;
- czy dokument wymaga akceptacji przed wysłaniem;
- kto weryfikuje stawkę VAT;
- kto odpowiada za zgodność faktury z rzeczywistą transakcją;
- jak wygląda procedura poprawiania błędów.
Model mieszany
Część dokumentów może wystawiać klient, a część biuro rachunkowe. Przykładowo przedsiębiorca samodzielnie fakturuje standardową sprzedaż, natomiast księgowi przygotowują dokumenty dotyczące nietypowych transakcji, rozliczeń zagranicznych albo korekt.
Model mieszany jest elastyczny, jednak wymaga szczególnie precyzyjnego podziału obowiązków. W przeciwnym razie może dojść do wystawienia dwóch faktur dotyczących tej samej transakcji albo pominięcia dokumentu.
Uprawnienia dla biura rachunkowego w KSeF
Żeby biuro mogło wykonywać określone czynności w KSeF, musi uzyskać właściwe uprawnienia. Podatnik może nadać dostęp bezpośrednio biuru rachunkowemu albo konkretnej osobie fizycznej.
Uprawnienia mogą obejmować między innymi:
- wystawianie faktur;
- przeglądanie faktur;
- dostęp do dokumentów sprzedażowych;
- dostęp do faktur zakupowych;
- zarządzanie określonym zakresem uprawnień.
Nie zawsze trzeba nadawać biuru pełny dostęp. Zgodnie z zasadą minimalnych uprawnień powinno ono otrzymać wyłącznie takie możliwości, które są niezbędne do wykonania uzgodnionej usługi.
Jeżeli więc biuro ma tylko prowadzić księgi, zazwyczaj wystarczy mu dostęp do przeglądania dokumentów. Natomiast uprawnienie do wystawiania faktur jest potrzebne dopiero wtedy, gdy taka czynność została objęta zakresem współpracy.
ZAW-FA i elektroniczne nadawanie uprawnień
Sposób nadania dostępu zależy między innymi od formy prawnej przedsiębiorstwa i posiadanych metod uwierzytelnienia.
Podmioty, które mogą uwierzytelnić się za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej zawierającej NIP, mogą samodzielnie zarządzać uprawnieniami w KSeF.
Jeżeli osoba prawna lub jednostka organizacyjna nie ma odpowiedniej pieczęci, może być konieczne wskazanie osoby fizycznej za pomocą formularza ZAW-FA. Osoba ta otrzymuje podstawowe uprawnienia i może następnie nadawać dostęp kolejnym użytkownikom albo podmiotom.
Od 2026 r. stosowany jest formularz ZAW-FA w aktualnej wersji, dostępny również w e-Urzędzie Skarbowym. Przed wysłaniem dokumentu należy jednak sprawdzić, czy jest on potrzebny w konkretnym przypadku, ponieważ wielu przedsiębiorców może nadać dostęp bezpośrednio w systemie.
Dlaczego umowa z biurem rachunkowym wymaga aktualizacji?
Dotychczasowa umowa może obejmować prowadzenie ksiąg, rozliczanie podatków oraz przygotowywanie deklaracji. Nie zawsze określa jednak szczegółowo zasady korzystania z KSeF.
Tymczasem bez odpowiednich zapisów może nie być jasne:
- czy biuro ma obowiązek codziennie sprawdzać nowe faktury;
- czy dokumenty są księgowane automatycznie;
- kto zatwierdza faktury zakupowe;
- czy biuro kontroluje płatności;
- kto odpowiada za terminowe wystawienie faktury;
- czy biuro ma obsługiwać tryby awaryjne;
- kto archiwizuje dokumentację dodatkową;
- jak zgłaszane są błędy i reklamacje;
- jak długo biuro zachowuje dostęp po rozwiązaniu umowy.
Dlatego wdrożenie KSeF powinno zostać potraktowane jako okazja do uporządkowania całej współpracy. Dobrze przygotowana umowa zmniejsza bowiem ryzyko sporów i pozwala sprawniej reagować w sytuacjach nietypowych.
Co powinna zawierać umowa dotycząca obsługi KSeF?
Dokument powinien zostać dopasowany do rzeczywistego modelu współpracy. Nie warto ograniczać się do ogólnego zapisu, że biuro „obsługuje KSeF”. Takie sformułowanie nie wyjaśnia bowiem, jakie konkretne czynności zostaną wykonane.
W umowie warto uwzględnić następujące zagadnienia.
Zakres uprawnień
Należy wskazać, czy biuro może jedynie przeglądać faktury, czy również je wystawiać. Ponadto trzeba ustalić, czy ma ono prawo nadawać uprawnienia swoim pracownikom.
Zasady przekazywania danych
Jeżeli faktury wystawia biuro, klient musi dostarczyć komplet informacji. Dlatego umowa powinna określać sposób, format i termin przekazywania danych.
Akceptacja dokumentów
Strony powinny ustalić, czy każda faktura wymaga zatwierdzenia przez klienta, czy biuro może wysyłać standardowe dokumenty bez dodatkowej zgody.
Odpowiedzialność merytoryczna
Biuro może poprawnie wprowadzić dane do struktury faktury, jednak zwykle nie uczestniczyło w rzeczywistym wykonaniu usługi lub dostawie towaru. Dlatego klient powinien odpowiadać za prawdziwość przekazanych informacji oraz gospodarcze uzasadnienie transakcji.
Odpowiedzialność formalna
Biuro może odpowiadać za prawidłowe techniczne przygotowanie dokumentu na podstawie danych klienta, dochowanie uzgodnionych terminów oraz wysłanie faktury do systemu.
Postępowanie w przypadku błędów
W umowie warto opisać, kto wykrywa nieprawidłowość, kto podejmuje decyzję o korekcie i w jakim terminie przekazywane są poprawione dane.
Obsługa awarii i trybów offline
Należy ustalić, kto monitoruje komunikaty dotyczące niedostępności systemu oraz kto odpowiada za późniejsze przesłanie dokumentów wystawionych poza standardowym trybem online.
Zakończenie współpracy
Umowa powinna określać procedurę odebrania uprawnień, przekazania dokumentacji i potwierdzenia, że pracownicy biura nie mają już dostępu do danych klienta.
Biuro odpowiada za formalności, klient za rzeczywistą transakcję
Jednym z najważniejszych elementów umowy jest rozgraniczenie odpowiedzialności formalnej i merytorycznej.
Biuro rachunkowe może otrzymać od klienta informację, że określona usługa została wykonana i należy wystawić za nią fakturę. Nie zawsze ma jednak możliwość sprawdzenia, czy usługa rzeczywiście została wykonana, w jakim zakresie i na jakich warunkach.
Dlatego przedsiębiorca powinien odpowiadać między innymi za:
- zgodność danych z rzeczywistym przebiegiem transakcji;
- prawidłową nazwę towaru albo usługi;
- ustalenie ceny i warunków sprzedaży;
- przekazanie właściwych danych kontrahenta;
- informację o dacie wykonania usługi lub dostawy;
- przekazanie informacji o zaliczkach;
- zgłoszenie potrzeby wystawienia korekty.
Z kolei biuro, w zakresie wynikającym z umowy, może odpowiadać za:
- prawidłowe wprowadzenie otrzymanych danych;
- zachowanie wymaganej struktury faktury;
- przesłanie dokumentu do KSeF;
- pobranie potwierdzenia jego przyjęcia;
- ujęcie faktury w ewidencji księgowej;
- zgłoszenie klientowi wykrytych braków lub błędów.
Jasny podział obowiązków chroni obie strony. Ponadto zapobiega sytuacji, w której przedsiębiorca zakłada, że biuro automatycznie kontroluje wszystkie aspekty transakcji.
Czy faktura pobrana z KSeF powinna zostać automatycznie zaksięgowana?
Sam fakt pojawienia się dokumentu w systemie nie oznacza jeszcze, że powinien zostać bezwarunkowo ujęty w kosztach.
Faktura może bowiem:
- dotyczyć zakupu prywatnego;
- zawierać nieprawidłowe dane;
- dokumentować transakcję, która nie została zaakceptowana;
- dotyczyć innego okresu rozliczeniowego;
- wymagać dodatkowego opisu;
- być przedmiotem reklamacji;
- nie spełniać warunków uznania za koszt podatkowy;
- zostać wystawiona na niewłaściwy podmiot.
Dlatego umowa powinna określać procedurę akceptacji faktur zakupowych. Przedsiębiorca może zatwierdzać je w programie, opisywać według projektu albo przekazywać biuru listę dokumentów, których nie należy księgować.
Automatyzacja usprawnia pracę, jednak nie zastępuje merytorycznej kontroli.
KSeF nie przechowuje wszystkich dokumentów potrzebnych księgowości
W systemie znajdują się faktury ustrukturyzowane, ale biuro rachunkowe nadal może potrzebować dodatkowych materiałów.
Należą do nich między innymi:
- umowy;
- protokoły odbioru;
- potwierdzenia zapłaty;
- raporty kasowe;
- wyciągi bankowe;
- dokumenty celne;
- bilety i dokumenty podróży;
- noty księgowe;
- dokumenty dotyczące wynagrodzeń;
- dowody wewnętrzne;
- opisy celu poniesienia kosztu.
Dlatego nawet po wdrożeniu KSeF trzeba utrzymać dodatkowy kanał wymiany dokumentacji. Może nim być bezpieczny panel klienta, elektroniczny obieg dokumentów albo zintegrowany system księgowy.
Jak często biuro powinno pobierać faktury?
Częstotliwość obsługi powinna wynikać z potrzeb klienta i warunków umowy. Nie każda firma wymaga codziennego monitorowania dokumentów.
W przypadku przedsiębiorstwa wykonującego kilka transakcji miesięcznie wystarczające może być okresowe pobieranie faktur. Natomiast duża spółka, która potrzebuje bieżącej kontroli kosztów i płatności, może oczekiwać codziennego dostępu do dokumentów.
Częstotliwość ma również wpływ na cenę usługi. Stały monitoring, wystawianie faktur i szybka obsługa korekt wymagają większego zaangażowania niż samo miesięczne pobranie dokumentów do rozliczenia.
Zmiana zakresu usług może wpłynąć na wynagrodzenie biura
Przejęcie obsługi KSeF może oznaczać dodatkowe zadania dla biura rachunkowego. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy księgowi mają:
- wystawiać faktury sprzedażowe;
- kontrolować dokumenty każdego dnia;
- obsługiwać korekty;
- monitorować odrzucenie dokumentów;
- prowadzić dodatkową komunikację z klientem;
- zarządzać uprawnieniami pracowników;
- obsługiwać sytuacje awaryjne;
- integrować systemy informatyczne.
Dlatego aktualizacja umowy może wiązać się także ze zmianą cennika. Koszt powinien zależeć od liczby dokumentów, częstotliwości obsługi, poziomu odpowiedzialności oraz zakresu dodatkowych usług.
Bezpieczeństwo danych i dostępów
KSeF zawiera szczegółowe informacje o transakcjach przedsiębiorstwa. Dlatego dostęp do systemu powinien być odpowiednio chroniony.
Biuro rachunkowe powinno stosować między innymi:
- indywidualne konta użytkowników;
- ograniczone zakresy uprawnień;
- procedury odbierania dostępu byłym pracownikom;
- bezpieczne metody uwierzytelnienia;
- kontrolę urządzeń wykorzystywanych do obsługi systemu;
- szkolenia dotyczące phishingu i ochrony danych;
- rejestr osób mających dostęp do faktur;
- procedury reagowania na incydenty.
Przedsiębiorca powinien natomiast regularnie przeglądać nadane uprawnienia. Jeżeli określona osoba albo biuro nie potrzebuje już dostępu, należy go niezwłocznie odebrać.
Ubezpieczenie biura rachunkowego a obsługa KSeF
Rozszerzenie usług o wystawianie faktur i zarządzanie dokumentami w KSeF może zmienić zakres ryzyka ponoszonego przez biuro rachunkowe.
Dlatego biuro powinno sprawdzić, czy posiadana polisa odpowiedzialności cywilnej obejmuje dodatkowe czynności. Szczególną uwagę warto zwrócić na szkody wynikające z:
- nieterminowego wystawienia dokumentu;
- wprowadzenia błędnych danych;
- braku wysyłki faktury;
- nieprawidłowej obsługi trybu awaryjnego;
- nieuprawnionego dostępu do informacji;
- utraty danych uwierzytelniających.
Również w tym zakresie podstawowe znaczenie ma umowa. Ubezpieczyciel powinien bowiem znać rzeczywisty zakres czynności wykonywanych przez biuro.
Jak przygotować firmę do współpracy z biurem w KSeF?
Przedsiębiorca powinien rozpocząć od analizy obecnego obiegu faktur. Następnie warto ustalić, które zadania pozostaną w firmie, a które zostaną przekazane na zewnątrz.
Przydatny plan działania może obejmować następujące kroki:
- Sprawdzenie, kto obecnie wystawia i zatwierdza faktury.
- Weryfikację oprogramowania używanego przez firmę i biuro.
- Ustalenie zakresu usług związanych z KSeF.
- Nadanie odpowiednich uprawnień.
- Aktualizację umowy z biurem rachunkowym.
- Przygotowanie procedury obiegu dokumentów.
- Wyznaczenie osób odpowiedzialnych po obu stronach.
- Ustalenie sposobu akceptacji faktur zakupowych.
- Opracowanie procedury działania podczas awarii.
- Regularne kontrolowanie uprawnień i poprawności procesu.
Dzięki temu współpraca będzie uporządkowana, a każda osoba będzie wiedziała, za co odpowiada.
KSeF ze wsparciem GroupEuroService
Wdrożenie i bieżąca obsługa KSeF wymagają połączenia wiedzy księgowej, podatkowej, organizacyjnej i technicznej. Dlatego warto powierzyć te zadania doświadczonemu partnerowi.
GroupEuroService oferuje przedsiębiorcom kompleksowy outsourcing rachunkowo-księgowy, który może obejmować również obsługę dokumentów w Krajowym Systemie e-Faktur.
Zakres wsparcia może obejmować między innymi:
- analizę obecnego obiegu faktur;
- ustalenie zakresu potrzebnych uprawnień;
- pomoc w przygotowaniu procedur;
- pobieranie faktur zakupowych;
- wystawianie faktur na podstawie danych klienta;
- kontrolę poprawności formalnej dokumentów;
- obsługę korekt;
- integrację danych z systemem księgowym;
- monitorowanie zmian przepisów;
- wsparcie w rozliczeniach podatkowych;
- pomoc podczas kontroli;
- szkolenie osób odpowiedzialnych za obieg faktur.
Usługi mogą zostać uzupełnione o doradztwo podatkowe, obsługę administracyjną oraz outsourcing kadr i płac.
KSeF a umowy z biurami rachunkowymi – podsumowanie
Krajowy System e-Faktur zmienił sposób przekazywania dokumentów pomiędzy przedsiębiorcą a biurem rachunkowym. Bezpośredni dostęp do faktur może znacznie usprawnić księgowość, jednak wymaga nadania odpowiednich uprawnień i dokładnego podziału obowiązków.
Umowa powinna jasno określać, kto wystawia faktury, kto je akceptuje, kto odpowiada za dane merytoryczne oraz jak obsługiwane są korekty i sytuacje awaryjne. Ponadto warto opisać częstotliwość pobierania dokumentów, zasady wynagradzania biura i procedurę odbierania dostępu po zakończeniu współpracy.
Samo nadanie uprawnienia w KSeF nie zastępuje umowy i nie powoduje automatycznego przejęcia wszystkich obowiązków przez księgowych. Dlatego najlepszym rozwiązaniem jest szczegółowe uzgodnienie zakresu usług oraz przygotowanie przejrzystych procedur.
Współpraca z GroupEuroService pozwala uporządkować obieg dokumentów i bezpiecznie korzystać z możliwości KSeF. Dzięki temu przedsiębiorca może ograniczyć ryzyko błędów, a jednocześnie skupić się na najważniejszych działaniach związanych z prowadzeniem i rozwojem firmy.
