Od lutego część firm korzysta z Krajowego Systemu e-Faktur. Od kwietnia obowiązek ten obejmie niemal wszystkich prowadzących działalność gospodarczą. Po początkowym okresie pojawiły się pierwsze oceny funkcjonowania KSeF. Ci, którzy przygodę z systemem mają dopiero przed sobą, mogą skorzystać z doświadczeń i opinii tych, którzy już go poznali w praktyce. Są to cenne spostrzeżenia. Zawsze jednak, nie tylko w kontekście nowego systemu, warto zdać się na wsparcie biura księgowo-rachunkowego. Tacy specjaliści kompleksowo spojrzą na tę sferę.
Krajowy System e-Faktur to cyfrowa platforma, która służy do wystawiania i odbierania faktur. KSeF zastąpił dokumenty tradycyjne czy w formacie PDF, a w ich miejsce generuje pliki ustrukturyzowane XML. Po wystawieniu i wysyłce faktury do systemu jest ona sprawdzana pod względem technicznym (wypełnienie wszystkich wymaganych pól) i otrzymuje numer identyfikacyjny. Po tym może pobrać ją odbiorca.
1 lutego 2026 r. KSeF stał się obowiązkowy dla dużych podatników (o wartości sprzedaży za 2024 r. przekraczającej 200 mln zł wraz z podatkiem). Od 1 kwietnia 2026 r. obejmie pozostałych przedsiębiorców. Od początku przyszłego roku korzystać będą musieli z niego nawet najmniejsi podatnicy „wykluczeni cyfrowo”, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie). Grant Thornton, organizacja audytorsko-doradcza, sprawdziła, jakie opinie na temat KSeF mają przedsiębiorcy.
KSeF ma swoje plusy
Wprowadzenie KSeF wiązało się z licznymi obawami i wątpliwościami, powszechnie wyrażanymi przez środowiska biznesowe. Czas pokazał, że przedstawiciele firm dostrzegają jednak jego atuty.
Wraz z wejściem KSeF obowiązek ich archiwizacji w wersji cyfrowej przeszedł na Ministerstwo Finansów i będą one dostępne w tej postaci przez 10 lat. Przedsiębiorcy dobrze odbierają brak konieczności przechowywania papierowych faktur. Takie zdanie ma 24% ankietowanych. Tylu samo respondentów docenia większą automatyzację procesów. 22% pozytywnie odnosi się do stałego dostępu do faktur, jaki daje system. Po wystawieniu, są one łatwo i szybko dostępne poprzez aplikację czy program księgowy zarówno dla sprzedającego, jak i dla nabywcy. Jako zalety dominują więc rozwiązania z zakresu cyfryzacji i ułatwieniem zarządzania dokumentami. Jest to element szerszych działań, które wiążą się z sukcesywnym przenoszeniem procesów finansowych i administracyjnych do sfery cyfrowej.
Listę zalet podanych przez respondentów uzupełniają sprawy takie jak ograniczenie błędów ludzkich czy uprawnieninie obiegu dokumentów. Takiego zdanie było 10% ankietowanych. 7% uznało za zaletę poprawę nadzoru nad terminami płatności, a 3% osób jako pozytyw podało odpowiedź „inne”.
KSeF – największe wady
Największa niedogodnością dla użytkowników jest brak powiadomień o nowych fakturach. Jako poważny problem wskazało tak 24% ankietowanych. Numerem dwa na liście zastrzeżeń jest brak podglądu faktury przed wystawieniem. Tę wadę wskazało 20% pytanych. Trzecie miejsce, z 18% wskazań, zajęły problemy ze stabilnością systemu. Chodzi tu m.in. o awarie, które występowały sporadycznie, a także przeciążenia systemu i opóźnienia w przetwarzaniu dokumentów.
Prowadzący działalność gospodarczą jako wady wskazywali także niewystarczające wsparcie techniczne (14%), obawy dotyczące bezpieczeństwa danych (10%) i ograniczenie rodzaju faktur dostępnych w KSeF (9%). Rzecz polega na tym, że KSeF nie przyjmuje powszechnych dotąd rozwiązań, np. faktury proforma. Dla przedsiębiorców może się to wiązać np. z koniecznością wyznaczenia nowych zasad współpracy z kontrahentami. 5% ankietowanych negatywnie odniosło się do formy logowania. Może mieć to związek z awarią Profilu Zaufanego, która wystąpiła w początkowym etapie funkcjonowania KSeF.
54% badanych napotkało na błędy i trudności związane z e-fakturowaniem. Uznali oni jednocześnie, że nie miały one wpływu na bieżące funkcjonowanie ich firm. 20% było zdania, że były to poważne sytuacje, które w znacznym stopniu negatywnie wpłynęły na biznesową działalność. Obie grupy stanowią 74%, co pokazuje, że większość użytkowników doświadczyło różnorodnych błędów systemu i o rożnej wadze.
KSeF – na jakie trudności trzeba być gotowym?
Praca z KSeF może wiązać się z rozmaitymi trudnościami. Dotychczasowe funkcjonowanie systemu pokazało, że ich charakter i rozmiar zależy zwykle od wielkości firmy, posiadanych zasobów oraz rodzaju systemów IT, z których korzysta. Co jednak jest cechą wspólną, to koncentracja wyzwań w obrębie dostosowania programów czy aplikacji księgowych do pracy z KSeF. To jasny dowód, że warto postawić na outsourcing, który nie tylko w tym obrębie oferuje GroupEuroService.
Natura problemów z obsługa KSeF bywa różna, można nazwać je zewnętrznymi i wewnętrznymi. 17% ankietowanych wskazało problemy po stronie dostawców systemów, a dla 15% tego rodzaju trudności leżały po stronie firmy. Dla 14% respondentów utrudnieniem było opracowanie wewnętrznych procedur związanych z korzystaniem z e-faktur. 13% pytanych wskazało problemy kadrowe w tym zakresie. Dla 10% kłopotliwe okazały się sprawy techniczne oraz brak wiedzy związanej z KSeF. Zdecydowanie mniej, bo tylko 4%, jako wyzwanie uznało deficyt kompetencyjny własnej księgowości. 3% badanych nie potrafiło jednoznacznie podać, co jest największą trudnością w tym obszarze. 1% miało problem z uzyskaniem wsparcia w ramach doradztwa podatkowego.
Te dane wyraźnie pokazują, że problemy księgowe i dotyczące płynnej obsługi KSeF to punkty wspólny dla szeregu firm. Niewystarczające kwalifikacje osób odpowiedzialnych za system, brak personelu i niewłaściwe przygotowanie nastręczało wiele trudności. Zażegnać temu można jednak szybko, łatwo i skutecznie. Odpowiedzią jest outsourcing rachunkowo-księgowy.
Jak przygotować się do KSeF?
Korzystanie z KSeF wymaga od firm szeregu przedsięwzięć organizacyjnych. Trzeba dostosować systemy IT do pracy z nowym formatem faktur, przeszkolić pracowników do wykonywania nowych zadań, a nieraz przemodelować czy wdrożyć nowe procesy w całej firmie. Te działania należy dobrze i z odpowiednim wyprzedzeniem zaplanować i sukcesywnie wprowadzać. Choć o obowiązku korzystania z nowego systemu wiadomo było od dawna, nie każdy był gotowy na jego wejście. 59% ankietowanych swój stan przygotowań oceniło jako duży, ale niepełny. 18% uznaje, że jest on pełny, 11% że niewielki, a 2% że bardzo niewielki. 1% nie podjęło żadnych kroków, by działać w nowym standardzie księgowym, a 9% nie umiało ocenić swojej sytuacji.
Żeby bez zakłóceń pracować w standardzie KSeF, należy wykonać kilka niezbędnych, ale zarazem bardzo ważnych i wymagających kroków. Trzeba zatem opracować cały harmonogram działań i podział obowiązków dla osób odpowiedzialnych. Przeanalizować systemy informatyczne, oprogramowanie i aplikacje, które będą potrzebne do obsługi księgowej w ramach KSeF. Dostosować dokumenty, np. umowy i wewnętrzne procedury. Zadbać o zgodność struktury faktur z wymogami systemu. Przeszkolić pracowników i przetestować KSeF, a także zaplanować pracę po wejściu do systemu e-fakturowania.
Nowy system generuje szereg wyzwań, którym trzeba stawić czoła. Można robić to indywidualnie albo ze wsparciem. Taką kompleksową pomoc oferuje GroupEuroService. Prowadzenie biznesu z uwzględnieniem KSeF wymaga również szerszego przeglądu doczasowego sposobu działania. Należy więc zweryfikować sprawy organizacyjne, zadbać o zadania formalno-prawne, a także na nowo spojrzeć na rynek oraz relacje z kontrahentami. Jest to więc dobry moment, aby część zadań zlecić zewnętrznym specjalistom. Takim obszarem jest np. rachunkowość, którą z powodzeniem zająć może się GroupEuroService. Poza tym przedsiębiorcy, działający jako JDG czy spółki, mogą przekazać również obsługę kadrowo-płacową, skorzystać z doradztwa podatkowego oraz wsparcia administracyjnego. Tak więc KSeF to szereg różnorodnych wyzwań, ale także szanse i okazje, aby dać firmie nową energię, zreorganizować ją, a przez to lepiej i efektywniej funkcjonować.