Od lutego 2026 roku z Krajowego Systemu e-Faktur korzystają najwięksi podatnicy. Natomiast od kwietnia obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął większość przedsiębiorców. Pierwsze miesiące funkcjonowania systemu pozwalają już ocenić jego mocne i słabe strony. Firmy mogą więc korzystać z doświadczeń podmiotów, które wcześniej wdrożyły nowe rozwiązanie. Niezależnie od etapu przygotowań warto również rozważyć wsparcie biura rachunkowego. Specjaliści pomogą dostosować księgowość, procedury i obieg dokumentów do nowych wymagań.
Krajowy System e-Faktur jest cyfrową platformą służącą do wystawiania, przesyłania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Dokumenty powstają według określonego schematu XML.
Po przesłaniu faktury system sprawdza ją pod względem technicznym. Następnie dokument otrzymuje numer identyfikujący go w KSeF. Od tego momentu może zostać odebrany przez nabywcę.
Kogo obejmuje obowiązek korzystania z KSeF?
Obowiązkowy KSeF został wprowadzony etapami. Od 1 lutego 2026 roku obejmuje przedsiębiorców, których wartość sprzedaży brutto w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł.
Od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek wystawiania faktur w systemie dotyczy pozostałych przedsiębiorców. Wyjątek obejmuje najmniejsze podmioty, których miesięczna sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 tys. zł brutto.
Takie firmy mogą wystawiać faktury poza KSeF do końca 2026 roku. Od 1 stycznia 2027 roku obowiązek obejmie również tę grupę podatników.
Jednocześnie odbieranie faktur za pośrednictwem KSeF jest obowiązkowe od 1 lutego 2026 roku. Dlatego nawet firma, która jeszcze nie musi wystawiać dokumentów w systemie, powinna być przygotowana na ich odbiór.
Jakie zalety ma KSeF?
Wprowadzenie KSeF wywoływało wiele obaw wśród przedsiębiorców. Pierwsze doświadczenia pokazują jednak, że system ma również istotne zalety.
Przechowywanie faktur w systemie
Jedną z korzyści jest przechowywanie faktur ustrukturyzowanych przez Ministerstwo Finansów. Dokumenty pozostają dostępne w KSeF przez 10 lat, licząc od końca roku ich wystawienia.
Dzięki temu przedsiębiorca nie musi tworzyć osobnego archiwum faktur znajdujących się w systemie. Zmniejsza się również ryzyko utraty dokumentów wskutek awarii sprzętu lub przypadkowego usunięcia plików.
Według badania przywołanego w artykule brak konieczności przechowywania papierowych faktur pozytywnie oceniło 24% ankietowanych.
Automatyzacja procesów księgowych
Taki sam odsetek respondentów docenił większą automatyzację procesów. Faktury można bowiem przesyłać bezpośrednio pomiędzy systemem sprzedażowym, programem księgowym i KSeF.
Dzięki integracji ogranicza się konieczność ręcznego przepisywania danych. Jednocześnie można szybciej przekazywać dokumenty do księgowości i rozpoczynać ich weryfikację.
Stały dostęp do dokumentów
Stały dostęp do faktur jako zaletę wskazało 22% badanych. Po wystawieniu dokument może być dostępny dla sprzedawcy i nabywcy za pośrednictwem odpowiedniej aplikacji lub programu księgowego.
System ogranicza więc ryzyko zagubienia faktury w skrzynce pocztowej. Nie trzeba również ponownie prosić kontrahenta o przesłanie kopii dokumentu.
Mniej błędów i sprawniejszy obieg
Wśród zalet wskazano także ograniczenie błędów ludzkich oraz usprawnienie obiegu dokumentów. Taką odpowiedź podało 10% ankietowanych.
Z kolei 7% respondentów doceniło możliwość lepszego nadzorowania terminów płatności. Pozostałe korzyści wskazało 3% badanych.
Największe wady KSeF według przedsiębiorców
Pomimo korzyści przedsiębiorcy zauważają również problemy związane z codziennym korzystaniem z systemu. Część z nich dotyczy funkcjonalności KSeF, a część sposobu wdrożenia go w firmie.
Brak powiadomień o nowych fakturach
Najczęściej wskazywaną niedogodnością był brak wygodnych powiadomień o pojawieniu się nowej faktury. Problem ten zgłosiło 24% uczestników badania.
Jeżeli używany program księgowy nie zapewnia własnych alertów, firma musi regularnie sprawdzać dokumenty. Dlatego warto ustalić, kto odpowiada za ich odbieranie i kontrolowanie.
Podgląd dokumentu przed wystawieniem
Brak odpowiedniego podglądu faktury przed jej ostatecznym wystawieniem jako wadę wskazało 20% ankietowanych. W praktyce wiele zależy jednak od funkcji programu zintegrowanego z KSeF.
Przed wysłaniem dokumentu warto więc korzystać z systemu, który umożliwia jego czytelną weryfikację. Należy sprawdzić szczególnie dane nabywcy, kwoty, stawki VAT i terminy płatności.
Stabilność i wydajność systemu
Problemy ze stabilnością wskazało 18% respondentów. Dotyczyły one między innymi czasowej niedostępności usług, opóźnień oraz trudności z przetwarzaniem dokumentów.
Firmy powinny więc przygotować procedury działania na wypadek awarii. Ważna jest również znajomość zasad wystawiania faktur w trybie offline oraz ich późniejszego przesyłania do systemu.
Pozostałe zastrzeżenia użytkowników
Przedsiębiorcy wskazywali również na:
- niewystarczające wsparcie techniczne – 14% odpowiedzi;
- obawy związane z bezpieczeństwem danych – 10%;
- ograniczony zakres dokumentów obsługiwanych przez KSeF – 9%;
- trudności związane z logowaniem – 5%.
KSeF nie służy do wystawiania każdego dokumentu funkcjonującego w obrocie gospodarczym. Przykładowo faktura pro forma nie jest fakturą w rozumieniu przepisów o VAT. Dlatego nie jest przesyłana do systemu jako faktura ustrukturyzowana.
Jak błędy KSeF wpłynęły na działalność firm?
Według przywołanego badania 54% przedsiębiorców napotkało błędy lub trudności związane z e-fakturowaniem. Jednocześnie uznali oni, że problemy nie zakłóciły istotnie bieżącego funkcjonowania firmy.
Inaczej sytuację oceniło 20% respondentów. W tej grupie trudności miały poważny wpływ na prowadzenie działalności.
Łącznie 74% ankietowanych zetknęło się więc z problemami o różnej skali. Pokazuje to, że wdrożenie KSeF wymaga nie tylko właściwego programu, lecz także dobrze opracowanych procedur.
Na jakie trudności związane z KSeF trzeba być gotowym?
Charakter problemów zależy od wielkości przedsiębiorstwa, liczby wystawianych faktur oraz używanych systemów informatycznych. Wspólnym wyzwaniem pozostaje jednak integracja programów z KSeF.
Pomocnym rozwiązaniem może być outsourcing rachunkowo-księgowy oferowany przez GroupEuroService. Dzięki niemu przedsiębiorca nie musi samodzielnie organizować całego procesu obsługi faktur.
Problemy techniczne i organizacyjne
W badaniu 17% ankietowanych wskazało problemy leżące po stronie dostawców systemów informatycznych. Natomiast 15% respondentów napotkało trudności wewnątrz własnej organizacji.
Dla 14% firm wyzwaniem było opracowanie procedur związanych z obsługą e-faktur. Kolejne 13% wskazało problemy kadrowe.
Trudności techniczne oraz niewystarczająca wiedza na temat KSeF były problemem dla 10% badanych. Deficyt kompetencji własnego działu księgowego wskazało 4% uczestników badania.
Pozostałe 3% nie potrafiło jednoznacznie określić głównego problemu. Natomiast 1% respondentów miało trudności z uzyskaniem odpowiedniego doradztwa podatkowego.
Dane pokazują, że nie wystarczy samo uruchomienie programu. Firma musi również wyznaczyć odpowiedzialne osoby, określić uprawnienia oraz przygotować zasady reagowania na błędy.
Brak odpowiednich zasobów można uzupełnić poprzez outsourcing rachunkowo-księgowy. Zewnętrzni specjaliści wspierają firmę zarówno w bieżącej księgowości, jak i obsłudze dokumentów w KSeF.
Jak przedsiębiorcy oceniają swoje przygotowanie?
Wdrożenie KSeF wymagało zmian organizacyjnych, technicznych i kadrowych. Mimo długiego okresu przygotowań nie wszystkie firmy zdążyły zakończyć cały proces.
W przywołanym badaniu poziom przygotowania oceniono następująco:
- 59% firm deklarowało duży, ale jeszcze niepełny poziom przygotowania;
- 18% uznawało swoje przygotowanie za pełne;
- 11% oceniało je jako niewielkie;
- 2% określało przygotowanie jako bardzo niewielkie;
- 1% nie podjęło jeszcze żadnych działań;
- 9% nie potrafiło ocenić swojej sytuacji.
Wyniki wskazują, że większość przedsiębiorstw wykonała znaczną część prac. Nadal jednak pozostawały zadania związane z integracją, testowaniem oraz przygotowaniem procedur.
Jak przygotować firmę do sprawnej obsługi KSeF?
Prawidłowe wdrożenie systemu powinno obejmować kilka obszarów. Najpierw warto przeanalizować dotychczasowy sposób wystawiania, odbierania i zatwierdzania faktur.
Sprawdź systemy informatyczne
Używane oprogramowanie powinno obsługiwać aktualną strukturę faktury ustrukturyzowanej. Musi również umożliwiać komunikację z KSeF oraz odbieranie informacji o statusie wysłanego dokumentu.
Warto sprawdzić, czy program pozwala na wygodny podgląd faktur. Istotne są także alerty, obsługa trybów awaryjnych i możliwość nadawania użytkownikom różnych uprawnień.
Ustal podział odpowiedzialności
Firma powinna dokładnie określić, kto wystawia faktury i kto je zatwierdza. Należy również wskazać osoby odpowiedzialne za odbieranie dokumentów zakupowych.
Ważne jest też wyznaczenie pracownika, który będzie reagował na odrzucenie faktury lub awarię systemu. Jasny podział obowiązków ogranicza ryzyko opóźnień i pomyłek.
Przygotuj procedury wewnętrzne
Procedury powinny opisywać cały obieg dokumentów. Muszą uwzględniać faktury sprzedażowe, zakupowe, korekty oraz dokumenty wystawiane w trybach szczególnych.
Należy również określić sposób postępowania podczas niedostępności systemu. Firma powinna wiedzieć, kiedy może wystawić dokument poza trybem online i jak później przekazać go do KSeF.
Zweryfikuj umowy i współpracę z kontrahentami
KSeF może wymagać zmian w umowach oraz procedurach płatności. Dotyczy to szczególnie momentu otrzymania faktury i rozpoczęcia biegu terminu płatności.
Warto również poinformować kontrahentów o nowym sposobie obiegu dokumentów. Ma to znaczenie zwłaszcza przy współpracy z firmami zagranicznymi lub podmiotami niekorzystającymi z KSeF.
Przeszkol pracowników i wykonaj testy
Pracownicy powinni znać zarówno obsługę programu, jak i podstawowe zasady działania KSeF. Szkolenie musi odpowiadać zakresowi obowiązków konkretnej osoby.
Przed rozpoczęciem codziennej pracy warto również przeprowadzić testy. Pozwalają one wykryć błędy integracji oraz niejasności w procedurach.
Outsourcing księgowości pomocą przy KSeF
KSeF wpływa nie tylko na sposób wystawiania faktur. Wymaga również szerszego spojrzenia na księgowość, organizację firmy oraz współpracę z kontrahentami.
Przedsiębiorca może samodzielnie stworzyć odpowiednie procedury i dostosować oprogramowanie. Alternatywą jest przekazanie części obowiązków zewnętrznym specjalistom.
Profesjonalnym prowadzeniem rachunkowości i księgowości może zająć się GroupEuroService. Zakres usług można dopasować do wielkości firmy, formy prawnej oraz liczby dokumentów.
Zewnętrzne biuro rachunkowe może wspierać przedsiębiorcę między innymi w:
- odbieraniu i księgowaniu faktur z KSeF;
- weryfikacji poprawności dokumentów;
- monitorowaniu zmian w przepisach;
- opracowaniu obiegu dokumentów;
- kontroli terminów i kompletności rozliczeń;
- wyjaśnianiu błędów związanych z fakturami;
- przygotowaniu firmy do kontroli podatkowej.
Kompleksowe wsparcie dla przedsiębiorców
Oferta GroupEuroService nie ogranicza się do obsługi KSeF. Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobowe działalności i spółki mogą również skorzystać z doradztwa podatkowego oraz wsparcia administracyjnego.
Dostępna jest także profesjonalna obsługa kadrowo-płacowa. Dzięki temu firma może przekazać jednemu zespołowi kilka wymagających obszarów działalności.
Outsourcing pozwala ograniczyć konieczność zatrudniania własnych specjalistów oraz inwestowania w kolejne stanowiska pracy. Jednocześnie zapewnia dostęp do aktualnej wiedzy i doświadczenia.
KSeF jest dla firm dużym wyzwaniem, ale może być również impulsem do uporządkowania procesów. Odpowiednio przeprowadzone wdrożenie usprawnia obieg dokumentów oraz zwiększa kontrolę nad księgowością.
Dzięki wsparciu specjalistów przedsiębiorca może spokojniej rozwijać ofertę, pozyskiwać klientów i realizować najważniejsze cele. Sprawy księgowe oraz obsługa KSeF pozostają natomiast pod opieką doświadczonego zespołu.
