Od 1 lutego pierwsza grupa przedsiębiorców będzie musiała używać Krajowego Systemu e-Faktur. Poza obowiązkiem wystawiania czy odbierania faktur w tym systemie, nowe rozwiązanie wpłynie także na inne aspekty funkcjonowania firm. Dlatego należy np. sprawdzić i zaktualizować zapisy w umowach z kontrahentami, które dotyczą zasad doręczenia faktur, określenia terminu płatności i sposobów skutecznego dochodzenia należności. Warto o to zadbać, żeby nie zostawić pola do potencjalnych nieporozumień czy nawet strat finansowych.
Wprowadzenie KSeF to bardzo duża zmiana dla biznesu. Przede wszystkim chodzi o to, że faktury sprzedażowe i zakupowe będą funkcjonować wyłącznie w formie elektronicznej. Będą w formacie XML, a żeby je wystawiać i odbierać przedsiębiorcy będą posługiwać się bezpłatnymi aplikacjami lub oprogramowaniem komercyjnym, zintegrowanym z systemem.
KSeF – najważniejsze terminy
Pierwszy termin wprowadzenia obowiązku korzystania z KSeF to 1 lutego 2026 r. Nie będzie dotyczył wszystkich podatników, bo pozostali będą dołączać do niego nieco później.
Krajowy System e-Faktur będzie wchodził w życie w trzech etapach:
- od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników (o wartości sprzedaży za 2024 r. przekraczającej 200 mln zł wraz z podatkiem);
- od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców;
- od 1 stycznia 2027 r. dla najmniejszych podatników „wykluczonych cyfrowo”, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie).
Wprowadzenie KSeF to jednocześnie dobry moment, żeby zdecydować się na outsourcing rachunkowo-księgowy, jaki licznym firmom z różnych branż oferuje GroupEuroService. To bardzo wygodne i korzystne rozwiązanie, które pomaga w bieżącej działalności biznesowej.
KSeF a umowy w firmie
KSeF to nie tylko nowa technologia, która umożliwia obrót fakturami w formie cyfrowej. Inny ważny aspekt to wpływ na zasady współpracy z kontrahentami czy klientami, bo przy wejściu w życie systemu należy uwzględnić zapisy w umowach, które odnoszą się do tego, kiedy faktura jest uznana za doręczoną, od kiedy liczony jest termin płatności, a także jak na tej podstawie skutecznie dochodzić zapłaty. Dlatego tak ważnym jest, żeby zweryfikować wszystkie umowy, w razie konieczności aneksować je z nowymi ustaleniami, jak również konsekwentnie stosować je w kolejnych dokumentach.
Doręczenie faktury
Korzystanie z KSeF wpływa na określenie momentu doręczenia faktury. Najważniejsze jest to, że jest ona doręczana właśnie przez ten system, a nie w inny sposób, np. tak jak miało to miejsce dotychczas, m.in. przez e-mail, w formie PDF czy w chwili „fizycznego otrzymania” przez kontrahenta.
Tak więc jeśli w umowach nadal funkcjonują zapisy o e-mailu albo innej formie doręczenia, istnieje ryzyko wystąpienia sporu o to, czy i kiedy faktura została skutecznie doręczona. To zaś może przełożyć się na komplikacje z egzekwowaniem zapłaty. Dlatego nowy zapis powinien być precyzyjny i jasno stanowić, że faktura doręczana jest poprzez KSeF.
Termin płatności i wymagalność należności
Kolejna rzecz, na którą trzeba zwrócić szczególną uwagę, to terminy płatności. W umowach funkcjonuje ogólne sformułowanie „termin liczony od otrzymania faktury”. Dlatego należy jednoznacznie wskazać, że chodzi o doręczenie faktury w systemie KSeF. Bez tego kontrahent może korzystać z różnych wybiegów i interpretacji dotyczących ustalenia faktycznego terminu, a wymagalność należności będzie sztucznie odwlekana. W efekcie odbije się to negatywnie na płynności finansowej sprzedawcy, ale jednocześnie utrudni naliczanie odsetek czy prowadzenie skutecznej windykacji.
Aktualizacja umów i regulaminów
Wejście w życie KSeF powoduje, że obowiązujące dotąd umowy, regulaminy sprzedaży czy warunki współpracy muszą zostać zaktualizowane, z uwzględnieniem zapisów dotyczących faktur elektronicznych. Sprecyzować i dostosować do obowiązującego stanu prawnego należy m.in. postanowienia odnoszące się do „wysyłki faktury”, „jej otrzymaniu” albo „akceptacji faktury przez kontrahenta”. Jeżeli firma zaniedba tego, wówczas każda ze stron zyskuje możliwość szerszej interpretacji i wygodniejszego dla siebie np. wyznaczenia momentu powstania obowiązku zapłaty. Tym sposobem może wzrosnąć ryzyko wystąpienia poważniejszych i długotrwałych sporów kontraktowych, które dadzą o sobie znać w chwili, kiedy dojdzie do problemów z płatnościami.
PDF to nie faktura
Obowiązkowy KSeF to również dobra okazja, żeby zastanowić się nad „starymi przyzwyczajeniami” w relacjach z kontrahentami czy klientami. Mowa tu o dotychczasowych fakturach w formacie PDF, wysyłanych e-mailem. Zgodnie z nowymi zasadami, PDF to nie faktura, a do skutecznego dostarczania faktur nie służy poczta elektroniczna. Wobec tego ci, którzy nadal będą przesyłać drugiej stronie dokumenty w ten sposób muszą mieć świadomość, że można traktować to tylko jako przekazanie informacji o wystawieniu faktury i zwizualizowanie danych na niej zawartych, ale nie jako faktyczną czynność, która np. wyznacza rozpoczęcie biegu terminu płatności. Żelazną zasadą, który należy sobie wpoić, jest to, iż faktury skutecznie dostarcza się poprzez Krajowy System e-Faktur. Właśnie taka ścieżka daje konsekwencje np. w prawie do domagania się zapłaty w określonym terminie.
KSeF a kontrahenci zagraniczni
KSeF to system krajowy, dlatego o określonych zadaniach pamiętać muszą te firmy, które działają międzynarodowo czy kooperują z partnerami zagranicznymi. Z myślą o nich również trzeba przyjrzeć się zapisom umów, pod innym kątem niż ma to miejsce w przypadku kontrahentów krajowych. Należy po prostu jasno i precyzyjnie unormować – mając na względzie rynek zagraniczny i zasady handlu międzynarodowego – jak faktura jest przekazywana, kiedy uznaje się ją za skutecznie doręczoną, a także od jakiej daty nalicza się początek biegu terminu płatności. Bez tych zapisów łatwo o nieporozumienia i spory, które przekładają się na opóźnienia w zapłacie. W takich wypadkach rozstrzygnięcia czy wyjaśnienia, ze względu m.in. na międzynarodowy charakter spraw, nie są proste i jednoznaczne.
Wewnętrzna spójność i porządki
KSeF wymusi na licznych firmach zadbanie o wewnętrzną spójność. Poszczególne działy, jak np. sprzedaż, księgowość czy windykacja, muszą posługiwać się tą samą definicją doręczenia faktury i początku biegu terminu płatności. Gdyby były w tych obszarach rozbieżności i stosowanie odmiennych kryteriów, uderzałoby to w prowadzony biznes, a w sytuacjach spornych negatywnie rzutowało na pozycję prawną czy negocjacyjną.
Dlatego jest to kolejny argument, aby KSeF potraktować jako moment na systemowe uporządkowanie zapisów w umowach, kluczowych definicji, procedur wewnętrznych, form i zasad płatności czy relacji z klientami i kontrahentami.
KSeF trzeba widzieć tym, czym naprawdę jest – nie tylko systemem informatycznym, ale rozwiązaniami, których prawidłowe i konsekwentne stosowanie przekłada się na finanse przedsiębiorstwa. Od tego zależy bowiem m.in. kiedy płatności stają się należne oraz kiedy prowadzący działalność gospodarczą ma możliwość domagania się zapłaty. Dlatego kwestie umów i wszystkich aspektów formalno-prawnych są tak ważne z perspektywy optymalizacji kosztów czy sposobów na generowanie większych zysków.
KSeF to okazja, żeby pomyśleć o outsourcingu rachunkowo-księgowym
Praca w warunkach nowego systemu to kolejne wyzwanie, któremu trzeba sprostać. Wymaga m.in. nowych działań organizacyjnych, dbałości o sferę formalno-prawną czy strategicznego spojrzenia na rynek czy dotychczasowe relacje biznesowe. W natłoku wymagających zadań warto część z nich powierzyć zewnętrznym specjalistom. Taką sferą jest np. rachunkowość, którą z powodzeniem zająć może się GroupEuroService. Dodatkowo wszystkie firmy, JDG czy spółki, mogą temu doświadczonemu zespołowi zlecić również obsługę kadrowo-płacową, doradztwo podatkowe albo wsparcie administracyjno-prawne. Przy okazji wejścia w życie KSeF warto o tym pomyśleć, bo to dobra okazja, żeby za jednym razem uporządkować kilka kwestii i wprowadzić swój biznes na nowe tory.