KSeF wchodzi w życie. Sprawdź swoje umowy

Krajowy System e-Faktur wpływa nie tylko na sposób wystawiania i odbierania faktur. Zmienia również zasady obiegu dokumentów oraz współpracy z kontrahentami. Dlatego firmy powinny sprawdzić zapisy dotyczące doręczania faktur, terminów płatności i dochodzenia należności. Nieaktualne postanowienia mogą prowadzić do nieporozumień, opóźnień i sporów. Warto więc odpowiednio wcześnie zaktualizować umowy, regulaminy oraz procedury wewnętrzne.

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF jest jedną z największych zmian w obszarze rozliczeń przedsiębiorców. Faktury ustrukturyzowane są wystawiane według określonego schematu XML i przekazywane do centralnego systemu.

Firmy mogą korzystać z bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów albo komercyjnego oprogramowania zintegrowanego z KSeF. Wybór rozwiązania zależy między innymi od liczby dokumentów oraz sposobu organizacji księgowości.

KSeF – najważniejsze terminy

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF został wprowadzony etapami:

• od 1 lutego 2026 roku – dla przedsiębiorców, których sprzedaż brutto w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł;
• od 1 kwietnia 2026 roku – dla pozostałych przedsiębiorców objętych obowiązkiem;
• od 1 stycznia 2027 roku – dla najmniejszych podatników korzystających z czasowego ułatwienia.

Do końca 2026 roku faktury poza KSeF mogą jeszcze wystawiać przedsiębiorcy, których miesięczna sprzedaż dokumentowana takimi fakturami nie przekracza 10 tys. zł brutto.

Jeżeli firma przekroczy ten limit, obowiązek powstaje od faktury powodującej przekroczenie. Przedsiębiorca nie wraca już później do uproszczonych zasad, nawet gdy sprzedaż w kolejnym miesiącu będzie niższa.

Warto również pamiętać, że obowiązek odbierania faktur w KSeF funkcjonuje od 1 lutego 2026 roku. Dotyczy to także wielu podmiotów, które mogły jeszcze czasowo wystawiać własne dokumenty poza systemem.

Wdrożenie KSeF może być dobrym momentem, aby rozważyć outsourcing rachunkowo-księgowy. GroupEuroService wspiera firmy w prowadzeniu księgowości i dostosowaniu obiegu dokumentów do aktualnych zasad.

Dlaczego KSeF wpływa na treść umów?

W wielu umowach nadal znajdują się postanowienia odnoszące się do przesłania faktury pocztą elektroniczną. Często termin płatności jest również liczony od dnia otrzymania dokumentu przez kontrahenta.

Po wprowadzeniu KSeF takie zapisy mogą okazać się nieprecyzyjne. Faktura dla krajowego nabywcy jest bowiem zasadniczo uznawana za otrzymaną w dniu przydzielenia jej numeru KSeF.

Dlatego należy sprawdzić przede wszystkim zapisy dotyczące:

• sposobu wystawiania faktur;
• momentu ich doręczenia;
• początku biegu terminu płatności;
• informowania kontrahenta o nowym dokumencie;
• postępowania podczas awarii systemu;
• przekazywania wizualizacji faktur;
• obsługi faktur dla zagranicznych kontrahentów;
• naliczania odsetek i dochodzenia należności.

Aktualizacja umów pozwala jasno określić obowiązki obu stron. Jednocześnie ogranicza ryzyko odmiennej interpretacji terminów i zasad rozliczeń.

Kiedy faktura jest uznawana za otrzymaną?

W przypadku krajowej faktury ustrukturyzowanej za dzień jej otrzymania uznaje się zasadniczo datę przydzielenia numeru KSeF. To właśnie ten moment ma znaczenie na gruncie przepisów dotyczących e-fakturowania.

Kontrahent nie musi wcześniej otworzyć dokumentu ani pobrać go z systemu. Nie ma również znaczenia, kiedy zapoznał się z jego treścią.

Od tej zasady występują wyjątki. Inne reguły mogą obowiązywać między innymi przy fakturach wystawionych w trybie awaryjnym albo offline.

Dlatego umowa powinna uwzględniać nie tylko standardową pracę systemu. Warto wskazać także sposób postępowania w sytuacjach szczególnych.

Przykładowy zapis dotyczący doręczenia

Przykładowe postanowienie może brzmieć następująco:

„Faktury objęte obowiązkiem wystawienia w Krajowym Systemie e-Faktur będą wystawiane i udostępniane za pośrednictwem KSeF. Za dzień otrzymania faktury uznaje się dzień określony zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy o podatku od towarów i usług.”

Nie należy kopiować takiego zapisu bez analizy całej umowy. Powinien być on dostosowany do rodzaju transakcji, statusu stron oraz stosowanych procedur.

KSeF a termin płatności

Sam KSeF nie ustala automatycznie terminu zapłaty za towar lub usługę. Termin nadal wynika przede wszystkim z umowy, zamówienia, regulaminu albo odpowiednich przepisów.

System może jednak wpływać na moment rozpoczęcia jego biegu. Dzieje się tak wtedy, gdy strony uzgodniły płatność w określonej liczbie dni od otrzymania faktury.

Przykładowo w umowie może znajdować się zapis:

„Zapłata nastąpi w terminie 14 dni od dnia otrzymania faktury.”

Po wdrożeniu KSeF warto doprecyzować, co strony rozumieją przez dzień otrzymania. W przypadku krajowych faktur ustrukturyzowanych można odwołać się do daty wynikającej z przepisów o KSeF.

Bezpieczniejszy sposób określania płatności

W części umów praktyczniejsze może być wskazanie konkretnego terminu albo sposobu jego obliczenia, który nie prowadzi do wątpliwości.

Przykładowy zapis:

„Termin płatności wynosi 14 dni od dnia przydzielenia fakturze numeru identyfikującego w KSeF, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy przewidują inną datę jej otrzymania.”

Można również wskazać termin na samej fakturze, jeżeli jest to zgodne z zawartą umową. Najważniejsze jest zachowanie spójności pomiędzy dokumentami.

Czy wysłanie wiadomości o fakturze jest nadal potrzebne?

Krajowy nabywca odbiera fakturę za pośrednictwem KSeF. Sprzedawca nie musi więc wysyłać jej pocztą elektroniczną, aby dokument został skutecznie doręczony w systemie.

Mimo to dodatkowe powiadomienie może być praktyczne. Firma może wysłać kontrahentowi informację o wystawieniu dokumentu, numerze zamówienia oraz terminie płatności.

Takie wiadomości usprawniają współpracę, szczególnie gdy kontrahent nie posiada powiadomień w używanym programie. Nie powinny jednak tworzyć wrażenia, że dopiero wiadomość e-mail decyduje o otrzymaniu krajowej faktury ustrukturyzowanej.

W umowie można więc rozdzielić dwie kwestie:

• prawne otrzymanie faktury poprzez KSeF;
• dodatkowe, informacyjne powiadomienie wysyłane kontrahentowi.

PDF a faktura wystawiona w KSeF

W obrocie krajowym właściwą fakturą ustrukturyzowaną jest dokument przyjęty przez KSeF. Przesłany kontrahentowi PDF stanowi zazwyczaj jego czytelną wizualizację.

Wizualizacja może zawierać te same informacje co dokument XML. Nie zastępuje jednak faktury znajdującej się w systemie, gdy strony podlegają standardowym zasadom KSeF.

PDF nadal może być przydatny jako:

• informacja o wystawieniu dokumentu;
• czytelny podgląd danych;
• załącznik do wewnętrznego obiegu dokumentów;
• materiał przekazywany osobie, która nie korzysta bezpośrednio z KSeF;
• wizualizacja dla zagranicznego kontrahenta.

Nie należy jednak tworzyć w umowie sprzecznych zasad. Jeżeli płatność ma być liczona od daty otrzymania faktury w KSeF, późniejsze wysłanie pliku PDF nie powinno przesuwać terminu.

Jak zaktualizować umowy i regulaminy?

Przegląd powinien obejmować nie tylko główne umowy handlowe. Warto sprawdzić również zamówienia, regulaminy sprzedaży, ogólne warunki współpracy oraz procedury windykacyjne.

Szczególnej uwagi wymagają zwroty takie jak:

• „wysłanie faktury pocztą elektroniczną”;
• „otrzymanie faktury w formacie PDF”;
• „zaakceptowanie faktury przez kontrahenta”;
• „doręczenie faktury na adres e-mail”;
• „termin płatności liczony od wpływu dokumentu”;
• „przekazanie oryginału faktury”;
• „zgoda na faktury elektroniczne”.

Część tych postanowień może wymagać zmiany, ponieważ nie odpowiada już standardowemu obiegowi faktur ustrukturyzowanych.

Co powinien obejmować aneks?

W zależności od dotychczasowej treści umowy aneks może regulować:

• wystawianie faktur w KSeF;
• datę uznawaną za dzień otrzymania dokumentu;
• sposób liczenia terminu płatności;
• dodatkowe powiadomienia e-mail;
• postępowanie w trybie offline i awaryjnym;
• przekazywanie faktur podmiotom zagranicznym;
• obowiązek aktualizowania danych identyfikacyjnych;
• zasady informowania o odrzuceniu lub błędnym dokumencie.

Nie każda umowa wymaga pełnego aneksowania. Czasami wystarczy aktualizacja regulaminu albo odpowiednie powiadomienie kontrahentów. Sposób działania należy jednak ocenić z uwzględnieniem zapisów konkretnego dokumentu.

KSeF a dochodzenie należności

Precyzyjne określenie momentu otrzymania faktury ma znaczenie także podczas naliczania odsetek i prowadzenia windykacji.

Sprzedawca powinien być w stanie wykazać:

• że faktura została prawidłowo wystawiona;
• datę przydzielenia jej numeru KSeF;
• uzgodniony termin płatności;
• wykonanie dostawy albo usługi;
• upływ terminu zapłaty;
• wysokość dochodzonej należności.

Sama faktura nie zawsze wystarcza do udowodnienia całego roszczenia. Dlatego należy przechowywać również umowy, zamówienia, protokoły odbioru i korespondencję z klientem.

KSeF może ułatwić potwierdzenie daty wystawienia i otrzymania dokumentu. Nie zastępuje jednak dowodów wykonania świadczenia ani pozostałej dokumentacji handlowej.

KSeF a kontrahenci zagraniczni

Zagraniczny nabywca zazwyczaj nie odbiera faktury bezpośrednio w KSeF. Dlatego polski sprzedawca powinien przekazać mu dokument w uzgodniony sposób.

Może to zrobić między innymi:

• wysyłając wizualizację faktury jako PDF;
• udostępniając dokument w panelu klienta;
• przesyłając odpowiedni link;
• korzystając z systemu elektronicznej wymiany dokumentów.

Wizualizacja udostępniana poza KSeF powinna zostać odpowiednio oznaczona kodem QR, jeżeli wymagają tego przepisy.

W przypadku zagranicznego nabywcy datą otrzymania jest co do zasady dzień faktycznego przekazania mu faktury poza KSeF. Dlatego umowa powinna jasno określać dopuszczalny kanał doręczenia.

Co wpisać do umowy z zagranicznym klientem?

W umowie warto uregulować:

• adres e-mail albo portal służący do przekazywania dokumentów;
• format udostępnianej wizualizacji;
• moment uznania faktury za otrzymaną;
• termin płatności;
• walutę i numer rachunku;
• zasady postępowania podczas problemów technicznych;
• prawo właściwe oraz sposób rozwiązywania sporów.

Jasne zasady są szczególnie ważne przy transakcjach międzynarodowych. Ewentualny spór może bowiem podlegać prawu innego państwa i wymagać bardziej złożonego postępowania.

Spójne procedury wewnątrz firmy

Aktualizacja umów nie wystarczy, jeżeli poszczególne działy stosują różne zasady. Sprzedaż, księgowość, administracja i windykacja powinny pracować według wspólnej procedury.

Firma powinna dokładnie określić:

• kto wystawia faktury;
• kto kontroluje ich przyjęcie przez KSeF;
• kto odbiera faktury zakupowe;
• jak przekazywane są dokumenty do akceptacji;
• kto monitoruje terminy płatności;
• jak postępować z błędnymi fakturami;
• co zrobić podczas awarii;
• kto kontaktuje się z kontrahentem.

Wszystkie działy powinny stosować tę samą definicję otrzymania faktury i początku terminu płatności. Brak spójności może utrudnić windykację oraz osłabić pozycję firmy w sporze.

Lista umów i dokumentów do sprawdzenia

Przedsiębiorca powinien przeanalizować przede wszystkim:

• umowy z klientami i dostawcami;
• regulaminy sprzedaży;
• ogólne warunki umów;
• wzory zamówień;
• umowy ramowe;
• umowy z zagranicznymi kontrahentami;
• procedury obiegu dokumentów;
• instrukcje windykacyjne;
• wzory wezwań do zapłaty;
• politykę rachunkowości;
• upoważnienia i zakresy obowiązków pracowników.

Przegląd warto połączyć z testem działania używanego oprogramowania. Dzięki temu można sprawdzić cały proces od wystawienia faktury aż do jej zaksięgowania i zapłaty.

KSeF okazją do uporządkowania księgowości

Nowy system wymaga zmian technologicznych, organizacyjnych i formalnych. Dlatego wdrożenia nie należy ograniczać do podłączenia programu księgowego.

Firma powinna również przeanalizować obieg dokumentów, uprawnienia użytkowników i współpracę z kontrahentami. Warto przy tym wyeliminować procedury, które nie odpowiadają już aktualnym przepisom.

Pomocnym rozwiązaniem może być outsourcing. Profesjonalnym prowadzeniem rachunkowości i księgowości może zająć się GroupEuroService.

Zewnętrzny zespół może pomóc między innymi w:

• odbieraniu i księgowaniu dokumentów z KSeF;
• kontroli poprawności faktur;
• ustaleniu procedur obiegu dokumentów;
• monitorowaniu terminów podatkowych;
• uzgadnianiu rozliczeń z kontrahentami;
• przygotowaniu dokumentacji na potrzeby kontroli;
• dostosowaniu księgowości do zmian w przepisach.

Kompleksowe wsparcie GroupEuroService

Outsourcing nie musi ograniczać się do obsługi faktur i KSeF. Firmy mogą również skorzystać z doradztwa podatkowego oraz wsparcia administracyjnego.

Oferta obejmuje także profesjonalną obsługę kadrowo-płacową.

Zakres współpracy można dostosować do potrzeb jednoosobowej działalności, spółki lub większego przedsiębiorstwa. Dzięki temu firma korzysta wyłącznie z usług odpowiadających jej sytuacji.

Wsparcie księgowe nie zastępuje indywidualnej analizy prawnej umów. Pozwala jednak uporządkować finansową i organizacyjną stronę obiegu dokumentów oraz ograniczyć ryzyko błędów.

Dzięki outsourcingowi przedsiębiorca może skoncentrować się na sprzedaży, rozwoju oferty i pozyskiwaniu klientów. Obsługa księgowości oraz dokumentów w KSeF pozostaje natomiast pod opieką doświadczonych specjalistów.