Od 2026 roku zmieniły się zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Dla wielu przedsiębiorców oznacza to obowiązek prowadzenia PKPiR w formie elektronicznej. Nowe przepisy wpisują się w proces cyfryzacji rozliczeń podatkowych i mają ujednolicić sposób prowadzenia dokumentacji księgowej. Warto sprawdzić, kogo dotyczą nowe obowiązki i jak prawidłowo przygotować firmę do ich realizacji.
Elektronizacja księgowości to kolejny etap zmian, które w ostatnich latach objęły przedsiębiorców. Po wdrożeniu JPK, KSeF oraz nowych obowiązków raportowych przyszedł czas na elektroniczne prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Czym jest podatkowa księga przychodów i rozchodów?
Podatkowa księga przychodów i rozchodów (PKPiR) jest uproszczoną ewidencją księgową służącą do dokumentowania przychodów oraz kosztów prowadzonej działalności gospodarczej. Na podstawie zapisów zawartych w księdze ustalany jest dochód będący podstawą opodatkowania.
Z tej formy ewidencji korzystają przede wszystkim przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą, którzy rozliczają się według skali podatkowej lub podatkiem liniowym i nie są zobowiązani do prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych.
PKPiR mogą prowadzić między innymi:
- jednoosobowe działalności gospodarcze,
- spółki cywilne osób fizycznych,
- spółki jawne osób fizycznych,
- spółki partnerskie.
Obowiązek prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych powstaje po przekroczeniu limitu przychodów określonego w ustawie o rachunkowości lub w przypadkach wskazanych przez przepisy.
Kto od 2026 roku prowadzi PKPiR elektronicznie?
Od 1 stycznia 2026 roku część przedsiębiorców została objęta obowiązkiem prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wyłącznie w postaci elektronicznej.
Nowe przepisy dotyczą przede wszystkim podatników rozliczających podatek VAT miesięcznie, którzy przesyłają pliki JPK_V7M.
Przepisy nie narzucają korzystania z jednego konkretnego programu. Ważne jest natomiast, aby wykorzystywane oprogramowanie spełniało wymagania określone w obowiązujących przepisach.
Jakie wymagania musi spełniać elektroniczna PKPiR?
Program wykorzystywany do prowadzenia księgi powinien umożliwiać między innymi:
- prowadzenie zapisów zgodnie z obowiązującą strukturą,
- chronologiczne ujmowanie operacji gospodarczych,
- wydruk księgi zgodny z obowiązującym wzorem,
- łatwe wyszukiwanie zapisów,
- zabezpieczenie danych przed utratą lub nieuprawnioną modyfikacją.
Przedsiębiorca powinien również zapewnić odpowiednie procedury archiwizacji danych oraz możliwość ich odtworzenia w przypadku awarii.
Jak prowadzić elektroniczną PKPiR?
Zapisy powinny być dokonywane na bieżąco, w języku polskim oraz w walucie polskiej. Księga musi być prowadzona rzetelnie i w sposób niewadliwy.
Dobrą praktyką jest odpowiednie porządkowanie dokumentów źródłowych, między innymi poprzez:
- podział dokumentów na okresy rozliczeniowe,
- tworzenie kopii zapasowych,
- przechowywanie dokumentów w uporządkowanej strukturze katalogów,
- stosowanie zabezpieczeń przed utratą danych.
Przepisy nie wskazują jednego obowiązkowego sposobu archiwizacji dokumentów elektronicznych. Najważniejsze jest zapewnienie ich kompletności, bezpieczeństwa i możliwości udostępnienia podczas kontroli.
Czy papierowa PKPiR nadal jest możliwa?
Tak, jednak tylko w przypadkach przewidzianych przez przepisy.
Obowiązek elektronicznego prowadzenia księgi nie obejmuje wszystkich podatników od razu. Niektóre grupy przedsiębiorców mogą nadal prowadzić księgę w wersji papierowej zgodnie z obowiązującymi wyjątkami.
Od 2027 roku obowiązek elektronicznego prowadzenia PKPiR ma objąć kolejne grupy podatników, w tym rozliczających VAT kwartalnie.
Jak przygotować firmę do nowych obowiązków?
Przed wdrożeniem elektronicznej księgi warto sprawdzić, czy wykorzystywane oprogramowanie jest aktualne i zgodne z obowiązującymi wymaganiami.
Dobrym rozwiązaniem jest również:
- uporządkowanie obiegu dokumentów,
- wdrożenie procedur archiwizacji danych,
- regularne wykonywanie kopii zapasowych,
- przeszkolenie osób odpowiedzialnych za prowadzenie księgowości.
Takie działania ograniczają ryzyko błędów oraz ułatwiają późniejsze kontrole podatkowe.
Kiedy warto przejść na pełną księgowość?
Pełne księgi rachunkowe są obowiązkowe po przekroczeniu ustawowego limitu przychodów, jednak przedsiębiorca może zdecydować się na ich prowadzenie również dobrowolnie.
Dla części firm pełna księgowość oznacza większą przejrzystość finansową, łatwiejszą współpracę z bankami, inwestorami oraz kontrahentami.
Pozwala także uzyskać bardziej szczegółowe informacje dotyczące sytuacji finansowej przedsiębiorstwa i wspiera podejmowanie decyzji biznesowych.
Outsourcing księgowy przy prowadzeniu PKPiR
Zmiany dotyczące elektronicznej PKPiR są kolejnym przykładem rosnącej cyfryzacji obowiązków podatkowych. W wielu przedsiębiorstwach oznacza to konieczność aktualizacji procedur oraz dostosowania wykorzystywanego oprogramowania.
Dlatego coraz więcej firm decyduje się na outsourcing rachunkowo-księgowy. Zewnętrzne biuro rachunkowe dba o prawidłowe prowadzenie dokumentacji, monitoruje zmieniające się przepisy oraz wspiera przedsiębiorców podczas wdrażania nowych obowiązków.
Zakres współpracy może obejmować również doradztwo podatkowe, wsparcie administracyjne oraz obsługę kadrowo-płacową.
Dzięki temu przedsiębiorca może skoncentrować się na prowadzeniu i rozwijaniu swojej działalności, pozostawiając sprawy księgowe w rękach doświadczonych specjalistów.
