Początek roku wiąże się z nagromadzeniem obowiązków podatkowych i księgowych. Jednym z nich jest przygotowanie Jednolitego Pliku Kontrolnego. Sporządzenie pliku wymaga zebrania, sprawdzenia i prawidłowego oznaczenia wielu danych. Od 2026 roku przedsiębiorcy prowadzący księgi rachunkowe mają jednak więcej czasu na przekazanie wybranych struktur JPK. Zmieniły się również zasady podpisywania dokumentów przez pełnomocników. Mimo ułatwień nadal warto korzystać z profesjonalnego wsparcia księgowego.
Nowe regulacje dotyczą elektronicznych ksiąg i ewidencji podatkowych. Ich celem jest lepsze dopasowanie terminu raportowania do procesu zamykania roku oraz zatwierdzania sprawozdania finansowego.
Dzięki temu przedsiębiorcy mogą przygotować dane po ostatecznym zamknięciu ksiąg. Powinno to ograniczyć liczbę rozbieżności oraz późniejszych korekt.
Czym jest Jednolity Plik Kontrolny?
Jednolity Plik Kontrolny, czyli JPK, to zestandaryzowany plik elektroniczny zawierający dane podatkowe i księgowe przedsiębiorstwa. Powstaje na podstawie informacji zapisanych w programie finansowo-księgowym.
Pliki JPK są przekazywane właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego. Dzięki ujednoliconej strukturze administracja może automatycznie analizować zawarte w nich dane.
Jednolity Plik Kontrolny może dotyczyć między innymi podatku VAT, ksiąg rachunkowych, przychodów oraz środków trwałych.
Najważniejsze struktury JPK dotyczące podatków dochodowych
Do struktur związanych z elektronicznym raportowaniem ksiąg należą między innymi:
- JPK_KR_PD – księga rachunkowa zawierająca dane potrzebne do rozliczenia podatku dochodowego;
- JPK_ST_KR – ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dla podmiotów prowadzących księgi rachunkowe;
- JPK_PKPIR – podatkowa księga przychodów i rozchodów;
- JPK_EWP – ewidencja przychodów prowadzona przez podatników rozliczających ryczałt;
- JPK_ST – ewidencja lub wykaz środków trwałych dla podatników prowadzących PKPiR albo ewidencję przychodów.
Zakres obowiązków zależy od formy prowadzonej księgowości, sposobu opodatkowania oraz grupy podatników objętej raportowaniem w danym roku.
Dlaczego wcześniejsze terminy były problemem?
Termin przekazywania elektronicznych ksiąg był wcześniej powiązany z terminem złożenia rocznego zeznania podatkowego. Dla podatników CIT był to zazwyczaj koniec marca. Podatników PIT obowiązywał natomiast termin przypadający na koniec kwietnia.
Daty te przypadały w okresie intensywnych prac nad zamknięciem roku. W tym samym czasie firmy przygotowywały rozliczenia podatkowe, uzgadniały salda i sporządzały sprawozdania finansowe.
Co więcej, termin przekazania JPK mógł przypadać przed zatwierdzeniem rocznego sprawozdania. Księgi nie zawsze były więc ostatecznie zamknięte.
W rezultacie dane przesłane administracji mogły później ulec zmianie. Przedsiębiorca musiał wtedy przygotować korektę i ponownie wykonać część czynności administracyjnych.
Środowiska biznesowe i księgowe wielokrotnie wskazywały, że taki harmonogram jest niepraktyczny. Nowe regulacje odpowiadają na te postulaty.
Jakie są nowe terminy przekazywania JPK?
Od 1 lipca 2026 roku obowiązują wydłużone terminy przekazywania elektronicznych ksiąg przez podmioty prowadzące księgi rachunkowe.
Podatnicy CIT przekazują odpowiednie pliki do końca siódmego miesiąca po zakończeniu roku podatkowego lub obrotowego. Jeżeli rok pokrywa się z rokiem kalendarzowym, termin przypada na 31 lipca.
Podatnicy PIT prowadzący księgi rachunkowe również przekazują je do 31 lipca po zakończeniu roku podatkowego.
Zmiana dotyczy przede wszystkim struktur JPK_KR_PD oraz JPK_ST_KR. Nie zmienia natomiast terminów składania rocznych zeznań PIT i CIT.
Co daje dodatkowy czas?
Wydłużenie terminu pozwala najpierw zamknąć księgi i zatwierdzić sprawozdanie finansowe. Dopiero później można przygotować ostateczną wersję plików JPK.
Dzięki temu dane przekazywane administracji powinny być bardziej spójne. Zmniejsza się również ryzyko konieczności składania korekt z powodu zmian dokonanych podczas zamykania roku.
Dodatkowe miesiące nie oznaczają jednak, że przygotowanie pliku można odłożyć na ostatnią chwilę. Dane powinny być gromadzone i kontrolowane przez cały rok.
Jak można podpisać pliki JPK?
Pliki JPK dotyczące podatków dochodowych można przygotować w programie księgowym. Można je również wysłać za pomocą aplikacji udostępnionej przez Ministerstwo Finansów.
W zależności od sytuacji dokument może zostać podpisany:
- kwalifikowanym podpisem elektronicznym;
- Profilem Zaufanym;
- podpisem opartym na danych autoryzujących, jeżeli przepisy dopuszczają taką możliwość.
Po prawidłowym przesłaniu pliku należy pobrać i zachować Urzędowe Poświadczenie Odbioru. Potwierdza ono skuteczne dostarczenie dokumentu.
Pełnomocnictwo UPL-1 obejmuje również JPK
Od 16 czerwca 2026 roku pełnomocnictwo UPL-1 obejmuje także podpisywanie elektronicznych ksiąg i ewidencji podatkowych.
Oznacza to, że pełnomocnik uprawniony do podpisywania deklaracji elektronicznych może podpisać również odpowiednie pliki JPK. Nie trzeba w tym celu ustanawiać osobnego pełnomocnictwa.
Co ważne, regulacja obejmuje także pełnomocnictwa UPL-1 udzielone przed wejściem w życie nowych zasad.
Dlaczego zmiany w JPK są ważne dla firm?
Najważniejszą korzyścią jest lepsze dopasowanie raportowania do harmonogramu prac księgowych. Firma może najpierw zakończyć najważniejsze czynności związane z zamknięciem roku.
Dopiero później przygotowuje JPK na podstawie sprawdzonych i ostatecznych danych. Pozwala to ograniczyć presję czasu oraz ryzyko pomyłek.
Nowe terminy ułatwiają między innymi:
- zamknięcie ksiąg rachunkowych przed wysłaniem pliku;
- zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego;
- uzgodnienie danych podatkowych i bilansowych;
- weryfikację ewidencji środków trwałych;
- ograniczenie liczby późniejszych korekt;
- lepsze rozłożenie pracy działu księgowego.
Korzyści może odnieść również administracja skarbowa. Otrzyma bowiem dane po pełnym zamknięciu roku, a więc bardziej kompletne i wiarygodne.
Czy wszystkie firmy muszą już przekazywać JPK dotyczący podatku dochodowego?
Obowiązek elektronicznego prowadzenia oraz przekazywania ksiąg jest wprowadzany etapami. Dlatego nie wszystkie firmy raportują te same struktury w tym samym terminie.
W pierwszej kolejności objęto między innymi podatkowe grupy kapitałowe i największych podatników CIT. Następnie obowiązek rozszerzono na kolejne grupy przedsiębiorców.
Od początku 2026 roku elektroniczne księgi prowadzi następna grupa podatników PIT i CIT. Obejmuje ona między innymi przedsiębiorców zobowiązanych do miesięcznego przesyłania JPK_VAT.
Pozostali przedsiębiorcy zostaną objęci obowiązkiem w kolejnym etapie. Dlatego każda firma powinna sprawdzić termin właściwy dla swojej formy rozliczeń.
Outsourcing księgowości ułatwia przygotowanie JPK
Wydłużony termin ułatwia realizację obowiązku, ale nie zmniejsza zakresu wymaganych danych. Prowadzenie ksiąg oraz przygotowanie właściwych struktur nadal wymaga wiedzy i odpowiedniego oprogramowania.
Szczególnie wymagająca jest sytuacja podmiotów prowadzących pełną księgowość. Muszą one zadbać zarówno o strukturę JPK_KR_PD, jak i dane dotyczące środków trwałych w JPK_ST_KR.
Pomocnym rozwiązaniem jest outsourcing rachunkowo-księgowy. Firma nie musi wtedy tworzyć własnego działu ani wyznaczać pracowników do obsługi skomplikowanego raportowania.
Jak biuro rachunkowe pomaga przy JPK?
Zewnętrzne biuro rachunkowe może między innymi:
- prowadzić księgi w systemie zgodnym ze strukturami JPK;
- kontrolować kompletność i poprawność danych;
- przygotować odpowiedni plik elektroniczny;
- zweryfikować strukturę przed wysyłką;
- monitorować terminy i zmiany w przepisach;
- podpisać oraz przesłać plik na podstawie pełnomocnictwa UPL-1;
- pobrać i zarchiwizować Urzędowe Poświadczenie Odbioru.
Dzięki temu przedsiębiorca nie musi samodzielnie zajmować się techniczną stroną raportowania. Ogranicza również ryzyko wysłania niekompletnego albo nieprawidłowo przygotowanego pliku.
Takie wsparcie zapewnia doświadczony zespół GroupEuroService.
Kompleksowe wsparcie nie tylko przy JPK
Współpraca z GroupEuroService nie musi ograniczać się do przygotowania Jednolitego Pliku Kontrolnego. Oferta obejmuje również prowadzenie księgowości, doradztwo podatkowe i obsługę administracyjną.
Przedsiębiorcy mogą skorzystać także z profesjonalnej obsługi kadrowo-płacowej.
Zakres współpracy jest dostosowywany do potrzeb konkretnej firmy. Z usług mogą korzystać zarówno jednoosobowe działalności gospodarcze, jak i spółki oraz większe przedsiębiorstwa.
Outsourcing pozwala uzyskać profesjonalne wsparcie bez konieczności tworzenia własnego zespołu księgowego. Ponadto ogranicza koszty związane z zakupem oprogramowania, szkoleniami i stałym monitorowaniem przepisów.
Powierzenie spraw księgowych specjalistom nie oznacza całkowitego przeniesienia odpowiedzialności podatnika. Pozwala jednak znacznie ograniczyć ryzyko błędów i usprawnić realizację obowiązków.
Dzięki temu przedsiębiorca może skupić się na rozwoju oferty, pozyskiwaniu klientów i realizacji strategicznych celów. Księgowość oraz raportowanie JPK pozostają natomiast pod opieką doświadczonego zespołu.
