Nowy rok przynosi wiele zmian w podatkach czy sprawach księgowych. Jedną z nowości jest prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów wyłącznie w formie elektronicznej. Tradycyjną, papierową wersję będą mogły stosować już tylko niektóre podmioty. Warto więc sprawdzić, na czym polegają nowe zasady, kto im podlega i jak prawidłowo wywiązać się z tych obowiązków.
1 stycznia 2026 r. zaczęło obowiązywać rozporządzenie ministra finansów i gospodarki w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Wejście w życie tego aktu prawnego ma duże znaczenie dla wielu przedsiębiorców.
Czym jest podatkowa księga przychodów i rozchodów?
Podatkowa księga przychodów i rozchodów (pkpir) to uproszczona forma ewidencji księgowej, która wykorzystywana jest do rejestrowania przychodów oraz kosztów działalności gospodarczej. Następnie na tej podstawie wyliczany jest dochód, który podlega opodatkowaniu. Korzystanie z tej opcji przewidziane jest dla podmiotów, które jednocześnie spełniają trzy warunki. Chodzi o: rozliczanie podatków na zasadach ogólnych według skali podatkowej (stawki 12% i 32%) albo liniowo (19%); prowadzenie biznesu w formie jednoosobowej działalności gospodarczej, spółki cywilnej osób fizycznych, spółki jawnej osób fizycznych, spółki partnerskiej bądź przedsiębiorstwa w spadku; przychody netto (bez VAT) z działalności gospodarczej albo przychody spółki nie przekroczyły w poprzednim roku 2,5 mln euro. Dla wyliczenia konkretnej kwoty przyjmuje się kurs europejskiej waluty z pierwszego roboczego dnia października. Na tej podstawie, w 2026 r. prawo do prowadzenia uproszczonej księgowości mają te firmy, które w minionym roku nie przekroczyły przychodu 10.646.500 zł netto ( wyliczanego jako 2,5 mln euro razy 4,2586 zł, czyli kurs euro z 1 października 2025 r.)
Podatkową księgę przychodów i rozchodów przedsiębiorca zakłada 1 stycznia każdego roku podatkowego, a jeśli działalność gospodarczą rozpoczyna w jego trakcie, to robi to wraz z dniem jej rozpoczęcia.
Po przekroczeniu limitu 10.646.500 zł netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych, konieczne jest prowadzenie pełnej księgowości w formie ksiąg rachunkowych. Taki obowiązek, bez względu na osiągane przychody, mają także m.in. spółki handlowe (osobowe i kapitałowe), a także instytucje bankowe, zajmujące się obrotem papierami wartościowymi, działalnością ubezpieczeniową i reasekuracyjną, fundusze inwestycyjne czy emerytalne.
Przedsiębiorca prowadzący podatkowe księgi przychodów i rozchodów musi przechowywać je w siedzibie firmy albo w miejscu, w którym wykonuje działalność. Gdy obsługuje go biuro rachunkowe, to ono odpowiada za przechowywanie tej dokumentacji. Księgę trzeba przechowywać 5 lat, a okres ten liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku dochodowego rozliczanego na podstawie tej księgi.
Razem z księgą trzeba prowadzić: ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych; ewidencję sprzedaży ( w przypadku zlecenia prowadzenia księgi biuru rachunkowemu i gdy nie prowadzi się ewidencji na kasie fiskalnej); ewidencję przebiegu pojazdów – jeśli samochód jest środkiem trwałym firmy, wykorzystywanym wyłącznie na cele działalności gospodarczej i przedsiębiorca che odliczyć 100 % wydatków na jego użytkowanie; ewidencję kupna i sprzedaży wartości dewizowych (dotyczy działalności kantorowej).
Kto musi prowadzić pkpir elektronicznie?
Według nowych przepisów, od 1 stycznia 2026 r. pkpir należy prowadzić w formie elektronicznej, zgodnie ze strukturą logiczną ustaloną w rozporządzeniu ministra finansów i gospodarki. Wymóg ten obejmuje podatników rozliczających podatek VAT miesięcznie, czyli zobowiązanych do przesyłania comiesięcznych ewidencji JPK_V7M. Przepisy nie narzucają konkretnego oprogramowania czy aplikacji, przy pomocy której prowadzona jest księga.
Jak prowadzić elektroniczne pkpir?
Prowadzenie pkpir w wersji elektronicznej wymaga spełnienia szeregu warunków. Należy więc używać programu komputerowego, który umożliwia bezzwłoczny wgląd w treść zapisów oraz wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi. Trzeba też przygotować pisemną, szczegółową instrukcję obsługi programu komputerowego do jej prowadzenia. Dane zawarte w pkpir muszą być przechowywane w sposób chroniący je przed zniszczeniem lub zniekształceniem. Zapisy powinny być robione na bieżąco, w języku polskim i walucie polskiej. Księgę należy prowadzić rzetelnie i w sposób niewadliwy.
Dokumenty księgowe powinny być gromadzone na twardym dysku komputera, np. jako pliki PDF. Najlepiej przechowywać je w dedykowanych folderach, w porządku chronologicznym, z podziałem na poszczególne okresy rozliczeniowe. Dodatkowo, dla bezpieczeństwa, warto zrobić kopię tych dokumentów i trzymać je na osobnych nośnikach, takich jak np. pendrive lub dysk zewnętrzny.
Dla kogo księgi papierowe?
Obowiązek prowadzenia ksiąg w wersji elektronicznej nie obejmuje osób wykonujących działalność na podstawie umów agencyjnych i umów na warunkach zlecenia, zawartych na podstawie odrębnych przepisów, oraz duchownych, którzy zrzekli się opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego.
Formalnym wymogiem dla ksiągi w wersji papierowej jest spięcie (zbroszurowanie) jej wszystkich stron, a także kolejne numerowanie.
Od 2027 roku konieczność prowadzenie elektronicznej księgowości dotyczyć będzie wszystkich podatników, w tym także tych, który zobowiązani są do składania JPK VAT za okresy kwartalne, czyli JPK_V7K.
Ważne zmiany w pkpir. Skorzystaj z outsourcingu księgowo-rachunkowego
2026 r. przyniósł zmiany w zakresie stosowania uproszczonej księgowości, czyli ewidencjonowania przychodów oraz kosztów działalności gospodarczej w formie pkpir. Główna nowość to ograniczenie grona podatników, która może prowadzić je w tradycyjnej, papierowej formie.
Kolejna rzecz, o której trzeba pamiętać, to ustalane corocznie limity przychodów, które dają możliwość stosowania pkpir. Próg ten wynosi aktualnie 2,5 mln euro, jednak jego wysokość w złotówkach zależy od kursu walutowego. Obliczany według stanu na 1 października 2025 r., w bieżącym roku opiewa na 10.646.500 zł netto. Po jego przekroczeniu trzeba przejść na pełną księgowość.
Należy pamiętać, że prowadzenie ksiąg rachunkowych w przypadku niższych przychodów jest dobrowolne, więc przedsiębiorcy mogą zdecydować się na tę opcję. Można podjąć taką decyzję np. po to, aby podnieść swoją wiarygodność, umożliwić partnerom biznesowym czy kontrahentom wgląd w szczegółową dokumentację finansową i wyraźniej wykazać się swoją stabilną sytuacją. Każdy przedsiębiorca, działający jako JDG albo np. spółka z o. o., może skorzystać z kompleksowej obsługi księgowej oferowanej przez GroupEuroService. Zakres usług jest elastycznie dostosowywany do wymagań klienta, branży w której działa czy skali przedsięwzięć, jakie realizuje. Pakiet może być modelowany i rozszerzany, obejmując także m.in. obsługę kadrowo-płacową, administracyjną, a także doradztwo podatkowe. Outsourcing rachunkowo-księgowy to korzystne rozwiązanie, które ciężar tych zadań zdejmuje z przedsiębiorcy. Kiedy te ważne aspekty działania firmy przekazane są profesjonalnemu, zewnętrznemu zespołowi, samemu łatwiej prowadzić biznes i rozwijać się na rynku.