Masz pomysł na nieduży biznes, ale nie decydujesz się, żeby z nim ruszyć? Uważasz, że przeszkodą są formalności, jakich musi dopełnić przedsiębiorca? Nic straconego. Jest rozwiązanie, które pomoże urzeczywistnić Twoje plany. Mowa o działalności nierejestrowanej, czyli dobrej opcji na start. Sprawdź, na czym polega, jakie warunki trzeba spełnić, żeby ją prowadzić, a także, jak wygląda od strony księgowej.
W biznesie nie trzeba rzucać się na głęboką wodę. Pierwsze kroki można postawić spokojnie i ostrożnie, a umożliwia to właśnie nierejestrowana działalność gospodarcza. Jej niezaprzeczalny atut to m.in. ograniczenie do niezbędnego minimum spraw związanych z księgowością. Mimo to każdy działający na rynku, zarówno funkcjonujący w ramach działalności nierejestrowanej, prowadzący uproszczoną czy pełną księgowość, może korzystać z profesjonalnego wsparcia, jakie w tym zakresie oferuje GroupEuroService.
Czym jest nierejestrowana działalność gospodarcza?
Nierejestrowana działalność gospodarcza, nazywana także działalnością nierejestrową lub na próbę, to rozwiązanie, które doskonale sprawdza się dla początkujących i planujących przygodę z przedsiębiorczością, a także dla osób, które prowadzą nieregularną działalność. Charakteryzuje się tym, że umożliwia działanie bez konieczności formalnej rejestracji w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Jest to o tyle istotne, że np. pozwala na sprawdzenie biznesowego pomysłu w warunkach rynkowych, ale nie wiąże się z takimi kosztami i koniecznością dopełnienia formalności jak ma to miejsce przy działalności tradycyjnej.
Limity przychodów dla nierejestrowanej działalności gospodarczej
Nierejestrowana działalność gospodarcza ma jednak swoje ograniczenia. Przywileje, które z nią się wiążą, sięgają tylko określonej granicy przychodów. Po ich przekroczeniu podlega się regułom, jakie dotyczą zwykłych przedsiębiorców. Pułap ten został wyznaczony na 75% minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w danym roku. W 2025 roku minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 4666 zł brutto. Zatem miesięczny limit przychodów dla działalności nierejestrowanej w roku 2025 to 75% z 4666 zł, czyli 3499,50 zł. Tak jak wspomniano wyżej, wartość ta odnosi się do przychodu, czyli kwoty należnej za sprzedane towary bądź usługi. Nie jest to dochodów, przez który rozumiemy przychód pomniejszony o koszty.
Jeśli przekroczy się miesięczny limit przychodu, wówczas zostanie się uznawanym za prowadzącego klasyczna działalność gospodarczą. Od tego momentu trzeba w ciągu 7 dni zarejestrować ją w CEIDG. Przy czym należy pamiętać, że jako początkującemu przedsiębiorcy może przysługiwać prawo do zwolnienia ze składek na ubezpieczenia społeczne.
Są też przypadki, kiedy nawet przy niskim przychodzie trzeba zarejestrować działalność gospodarczą. Chodzi o te jej rodzaje, które wymagają zezwolenia, koncesji albo wpisu do rejestru działalności regulowanej. Do tych kategorii zalicza się m.in.: ochrona osób lub mienia, sprzedaż alkoholu, organizacja imprez turystycznych, usługi detektywistyczne czy zbieranie odpadów. Rejestracji wymagają też działalności, które zostały zdefiniowane w przepisach jako działalność gospodarcza w rozumieniu ustawy Prawo przedsiębiorców. W tym wypadku mowa np. o: pośrednictwie ubezpieczeniowym, w tym wykonywaniu czynności agencyjnych (zgodnie z ustawą o dystrybucji ubezpieczeń), a także usługowym prowadzeniu ksiąg rachunkowych (zgodnie z ustawą o rachunkowości).
Formalności – jest ich niewiele
Nierejestrowana działalność cechuje się znacznym ograniczeniem formalności. Obowiązkiem jest prowadzenie uproszczonej ewidencji sprzedaży; rozliczanie przychodów (po odliczeniu kosztów) w zeznaniu rocznym PIT-36 według skali podatkowej; przestrzeganie praw konsumentów; wystawianie faktur lub rachunków na żądanie kupującego.
Jest to duże ułatwienie w porównaniu z klasyczną działalnością, która zobowiązuje przedsiębiorców do zgłaszania jej w CEIDG, urzędzie skarbowym i GUS; płacenia składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne; płacenia zaliczek na podatek dochodowy; płacenia podatku VAT; prowadzenia księgowości.
Trzeba też zwrócić szczególną uwagę na kwestię VAT. Działalność nierejestrowaną obejmuje zwolnienie podmiotowe z tego podatku, ponieważ przychody nie przekroczą z niej 200 tys. zł w skali roku. Wyjątkiem od tej reguły jest sprzedaż określonych towarów lub usług, która wymaga rejestracji do VAT.
Uproszczona ewidencja sprzedaży
Prowadząc działalność nierejestrowaną, nie trzeba zaprzątać sobie głowy księgowością. Niemniej trzeba pamiętać o kilku obowiązkach, związanych z rozliczeniami podatkowymi. Głównym z nich jest prowadzenie uproszonej ewidencji sprzedaży.
Nie ma przepisów, które wskazywałyby, jakie dokładnie elementy powinna zawierać taka ewidencja. Jednak warto uwzględnić takie, które m.in. pozwolą sprawnie, łatwo i na bieżąco kontrolować, czy nie przekroczyło się progu przychodów uprawniającego do działania bez rejestracji. Rzetelnie prowadzona ewidencja przejrzyście wykaże również wartość sprzedaży, co ma znaczenie przy rozliczeniu podatkowym. Dobrą praktyką jest, żeby w ewidencji znalazły się:
- Lp. (Liczba porządkowa): Kolejny numer wpisu.
- Data wystawienia: Dzień, w którym nastąpiła sprzedaż towaru lub wykonanie usługi (czyli dzień powstania przychodu).
- Dane sprzedawcy i nabywcy: Nazwa oraz adres sprzedającego i klienta
- Numer dowodu sprzedaży: Wystawiając rachunki lub faktury, podaje się ich numer. Jeśli nie, można wpisać „paragon” lub „sprzedaż gotówkowa” (w zależności od sposobu dokumentowania).
- Opis sprzedaży: Co zostało sprzedane albo jaką usługę.
- Wartość sprzedaży: Kwota przychodu za daną transakcję.
- Suma narastająco od początku roku: Aby mieć podgląd na łączne przychody.
- Suma miesięczna: Podsumowanie wartości sprzedaży za dany miesiąc (jest to ważne z perspektywy kontroli limitu).
Przepisy nie określają, w jakiej formie ma być prowadzona uproszczona ewidencja sprzedaży. Dlatego można robić to w sposób klasyczny albo elektroniczny – w tradycyjnej formie papierowej, korzystając z arkusza kalkulacyjnego Excel, albo przy użyciu specjalnego oprogramowania.
Obliczanie przychodu, kontrola limitu, prowadzenie ewidencji sprzedaży czy sporządzanie deklaracji PIT to ograniczone do minimum obowiązki księgowe, które trzeba spełnić przy działalności nierejestrowanej. Nie są to rzeczy bardzo skomplikowane, jednak wymagają skrupulatności i terminowości. Jeśli ktoś nie ma nie czasu, czy też ma obawy, że nie zrobi tego dobrze, może powierzyć je specjalistom z GroupEuroService.
Warto dokumentować koszty
Prowadząc tę formę działalności, opłaca się dokumentować ponoszone koszty z nią związane. Chodzi o to, że w rocznym zeznaniu podatkowym PIT-36 możne je wykazać i w ten sposób pomniejszyć dochód podlegający opodatkowaniu.
Do takich kosztów można np. zaliczyć zakupy surowców do produkcji wyrobów czy zakup towarów handlowych, które są sprzedawane, jak również wydatki na energię.
Koszty wymagają udokumentowania, tak więc trzeba przechowywać wszystkie dowody zakupów. Optymalnie, gdy na tych dowodach znajdą się dane nabywcy: imię, nazwisko czy miejsce zamieszkania.
Dlaczego warto zdecydować się na działalność nierejestrowaną?
Z prowadzenia nierejestrowanej działalność płynie szereg korzyści. To m.in. prostota i minimum formalności, niskie koszty, możliwość sprawdzenia się i przetestowania biznesowego pomysłu, elastyczność czy łatwe rozliczenie podatkowe.
To dobra opcja m.in. dla osób o stałych dochodach, które szukają dodatkowego źródła pieniędzy i np. zleceń jako freelancer. Dotyczy to pracujących etatowo i chcących dorobić, emerytów albo studentów pobierających stypendium.
Bez względu na branżę i motywacje, warto spróbować. Jeśli pomysł wypali, stąd już prosta droga do właściwej działalności. A wtedy dobrze jest skorzystać z profesjonalnego outsourcingu księgowego, oferowanego przez GroupEuroService. Przedsiębiorcy mogą otrzymać wsparcie także w zakresie zagadnień administracyjnych, załatwieniu formalności czy spraw kadrowo-płacowych. To pomoc nie do przecenienia, dzięki której można skupić się na najważniejszych sprawach dotyczących firmy i rozwoju swojego biznesu.