Krajowy System e-Faktur to rozwiązanie, które objęło już niemal wszystkich polskich przedsiębiorców. Zasady korzystania z systemu i obowiązki dla firm, które działają na krajowym rynku są dość jasne. Sytuacja jednak staje się trudniejsza, kiedy biznes ma charakter międzynarodowy. Jak zatem KSeF wygląda w kontekście handlu zagranicznego? W jaki sposób wystawiać faktury kontrahentom spoza Polski? Czy coś zmieniło się z fakturami zakupowymi?
KSeF w pierwszym etapie ruszył 1 lutego 2026 r. Wówczas objął dużych podatników (o wartości sprzedaży za 2024 r. przekraczającej 200 mln zł wraz z podatkiem). Od 1 kwietnia 2026 r. zobowiązani do korzystania z niego są pozostali przedsiębiorcy. Od 1 stycznia 2027 r. stanie się obowiązkowy dla najmniejszych podatników „wykluczonych cyfrowo”, czyli tych, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie).
KSeF w handlu międzynarodowym. Najważniejsze pytania
Kiedy prowadzi się interesy w Polsce, faktury między sprzedawcami i nabywcami towarów i usług „krążą” w KSeF. Sprawa prezentuje się inaczej, kiedy polski przedsiębiorca działa na zagranicznych rynkach. Eksporterzy nieraz mogą zastanawiać się, czy faktura dla kontrahenta z zagranicy musi trafić do KSeF? Jak przekazać ją zagranicznemu klientowi? Czy brak VAT na fakturze zwalnia z obowiązków systemowych? Co robić, kiedy prowadzi się handel wewnątrzwspólnotowy, a co, gdy interesy prowadzi się z podmiotami spoza Unii Europejskiej?
Czy faktura dla zagranicznego kontrahenta musi trafić do KSeF?
Przedstawiciele firm, które prowadzą przedsięwzięcia biznesowe o charakterze międzynarodowym mogą zastanawiać się, jak ich działalność powinna wyglądać w kontekście Krajowego Systemu e-Faktur. Zasada jest w tym przypadku przejrzysta i sprowadza się do tego, że każdy podmiot gospodarczy, którego siedziba znajduje się w naszym kraju, ma obowiązek wystawienia każdej faktury sprzedażowej dla innego przedsiębiorcy poprzez KSeF. W tym wypadku nie ma znaczenia, że nabywcą jest kontrahent spoza Polski. Sprzedaż należy udokumentować e-fakturą zarówno w przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT), eksportu trafiającego poza granice Unii Europejskiej, jak również świadczenia usług dla podmiotów zagranicznych.
KSeF służy do dokumentowania transakcji, a cyfrowy dokument musi wystawić sprzedawca. Fakt, że nabywca nie korzysta z systemu, nie zwalnia drugiej strony z tego obowiązku.
Jak dostarczyć fakturę zagranicznemu nabywcy?
Dostęp do faktur dla firm polskich jest prosty. Przepływ dokumentów pomiędzy sprzedawcą i nabywcą odbywa się poprzez KSeF. Trafiający do niego dokument jest obowiązującą fakturą i nie ma potrzeby, aby przesyłać ją w inny sposób, praktykowany przed wejściem w życie systemu, np. mailem w formacie PDF czy w tradycyjnej, papierowej formie. Co jednak, kiedy nabywcą towaru czy usługi jest firma zagraniczna, której KSeF nie dotyczy? Po stronie sprzedawcy pojawia się wówczas dodatkowy obowiązek. Mowa o dostarczeniu faktury nabywcy. Jak zatem to zrobić? Jedną z opcji jest np. udostępnienie jej w wewnętrznym portalu, z którego korzystają nasi kontrahenci i klienci. Można także wysłać ją mailowo jako plik PDF. Kolejną opcję przewiduje sam KSeF, a chodzi o udostępnianie faktur dla osób nie prowadzących działalności gospodarczej czy też właśnie dla przedsiębiorstw zagranicznych, które nie korzystają z tego systemu. Do nich trafić może plik z kodem QR bądź linkiem do wizualizacji faktury.
Jak więc widać, jest kilka sprawdzonych i skutecznych wariantów na przekazanie FV zagranicznemu partnerowi biznesowemu. Nie są one skomplikowane, a wybór należy od preferencji obu stron transakcji. Sposób udostępnienia warto jednak zawczasu ustalić i najlepiej zapisać w umowie handlowej. Dzięki temu obowiązki w tym zakresie będą jasne i pozwolą uniknąć ewentualnych nieporozumień czy nawet poważniejszych sporów.
Faktury zakupowe a KSeF
Polscy przedsiębiorcy mogą zastanawiać się, jak wygląda sprawa ich faktur zakupowych wystawionych przez kontrahentów z zagranicy. Krajowy System e-Faktur to rozwiązanie dla podmiotów zidentyfikowanych dla celów VAT w Polsce i posiadających polski Numer Identyfikacji Podatkowej. Dlatego też w przypadku, gdy wystawcą faktury kosztowej jest zagraniczna firma, nie podlega ona rejestracji w KSeF. W praktyce polski odbiorca może otrzymać ją jako plik PDF wysłany mailem czy udostępniony w inny cyfrowy sposób, albo w formie dokumentu papierowego.
VAT 0% w eksporcie
Wśród eksporterów może pojawić się wątpliwość, co robić w przypadku 0% stawki VAT. W kontekście KSeF odpowiedź jest prosta i krótka. Transakcja z jej zastosowaniem musi znaleźć się w systemie. Dodatkowo, tak jak do tej pory, należy przygotować i posiadać dokumentację, która potwierdzi wywóz towarów poza Unię Europejską. Dla preferencyjnego VAT 0% to m.in. komunikat IE‑599, zgłoszenie SAD, a także elektroniczne potwierdzenie z systemu celnego.
Trzeba zatem pamiętać, że wysokość VAT, także przy eksporcie, nie zwalnia z obowiązku wprowadzenia dokumentu sprzedaży do systemu e-faktur. Jeśli taka faktura znajdzie się w KSeF, nadal trzeb dodatkowo posiadać pełną i wymaganą dokumentację celną, która musi być przez firmę przechowywana na innych zasadach, bo KSeF jej nie zarchiwizuje.
Przytoczone przykłady to tylko najważniejsze kwestie, dotyczące obowiązków firm działających na zagranicznych rynkach. Jednak nawet ten fragment pokazuje złożoność problemu i zarazem potwierdza, że w sprawach księgowo-rachunkowych warto skorzystać z outsourcingu. Szeroką i kompleksową ofertę dla mniejszych i większych firm ma GroupEuroService.
Outsourcing księgowy wsparciem dla eksporterów
Obowiązki rachunkowo-księgowe, podatkowe i celne przy eksporcie i imporcie to sfera, która wymaga od firm dodatkowych kompetencji i działań. Zadania te można realizować samodzielnie – poprzez oddelegowane do tego osoby czy specjalne działy. Można również skorzystać z outsourcingu, oferowanego przez GroupEuroService, bez zmian w strukturze przedsiębiorstwa czy generowania kosztów na stałe etaty. Takie rozwiązanie pozwala koncentrować się na podstawowych obszarach biznesu, kierując na nie główne środki i pracowników. Węższe specjalizacje, takie właśnie jak rachunkowość i księgowość, znajdują się wówczas w rękach eksperckiego i doświadczonego zespołu GroupEuroService. Dodatkowo można powierzyć mu zadania z zakresu doradztwa podatkowego, obsługi administracyjnej czy płacowo-kadrowej. Dla każdego, większych czy mniejszych firm, funkcjonujących jako JDG czy spółki kapitałowe, operujących w różnorodnych branżach, oferta dostosowywana jest indywidualnie. W elastyczny sposób może być modelowana, tak aby jak najlepiej odpowiadać na zmieniające się oczekiwania, realia gospodarcze czy pojawiające się nowe wyzwania. Mając pewność, że rachunkowość i księgowość jest w rękach profesjonalistów, można dużo spokojniej poświęcać się najważniejszym przedsięwzięciom, które decydują o zyskach, pozytywnie wpływają na pozycję wśród konkurencji i otwierają szanse rozwojowe.