Każdy dzień działania na rynku przynosi przedsiębiorcom nowe wyzwania. Część z nich wiąże się z odpowiadaniem na potrzeby klientów czy współpracą z kontrahentami. Inne dotyczą zmieniających się przepisów oraz konieczności elastycznego dostosowania się do nich. I właśnie jednym z takich wyzwań jest zbliżający się obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Na to trzeba się dobrze przygotować, poznać jego zasady i wymagania. Tego zadania warto podjąć się przy wsparciu profesjonalnego i doświadczonego biura księgowego.
Krajowy System e-Faktur to dla biznesu temat nienowy. Mówi się o nim od kilku lat. Kilka razy też ustalano, a następnie przesuwano jego obowiązkowe wprowadzenie dla wszystkich przedsiębiorców. Teraz jednak nie ma już od niego odwrotu i w 2026 r. prowadzący działalność gospodarczą będą musieli z niego korzystać.
Czym jest KSeF?
KSeF to scentralizowany system teleinformatyczny, opracowany i dostarczany użytkownikom przez Ministerstwo Finansów, który służy do wystawiania, przechowywania i udostępniania faktur ustrukturyzowanych. Mówiąc inaczej, chodzi o system do generowania i gromadzenia elektronicznych dokumentów w formacie XML, zgodnych ze wzorem logicznym (FA_VAT), zapewniając bezpieczny i jednolity sposób obiegu faktur.
Korzystanie z KSeF ma przynieść korzyści systemowi podatkowemu, ale również prowadzącym działalność gospodarczą. Celem jest m.in. ułatwienie wykrywania oszustw podatkowych czy luki VAT-owskiej, a także poprawienie efektywności kontroli skarbowych, bo organy podatkowe będą miały szybszy i łatwiejszy dostęp do danych o transakcjach i dokumentów. Plusem dla biznesu ma być usprawnienie procesu fakturowania, eliminacja dokumentów papierowych, zwiększenie bezpieczeństwa poprzez zapewnienie autentyczność faktur, a także redukcja kosztów, wynikająca z ograniczenia wydatków na archiwizację i obieg dokumentów.
W ramach KSeF, faktury w nim wystawiane otrzymają automatycznie unikatowy numer identyfikacyjny, zostaną zweryfikowane pod kątem zgodności z wzorem logicznym, będą elektronicznie przechowywane i udostępniane odbiorcom.
Kiedy KSeF wejdzie w życie? Są pewne wyjątki
Padały już różne terminy wejścia w życie KSeF. System miał stopniowo stawać się obowiązkowy, obejmując kolejne kategorie przedsiębiorców. Datę przesuwano, a nieodwołalne stosowanie go zapowiadano już m.in. na lipiec 2024 r. Faktycznie jednak tak się nie stało i teraz obowiązuje nowa data. Podstawowy termin to 1 lutego przyszłego roku, ale są pewne wyjątki, które umożliwiają stosowanie systemu później.
Tak więc Krajowy System e-Faktur będzie stawał się obowiązkowy w trzech etapach:
- od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników (o wartości sprzedaży za 2024 r. przekraczającej 200 mln zł wraz z podatkiem),
- od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców,
- od 1 stycznia 2027 r. dla najmniejszych podatników „wykluczonych cyfrowo”, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie).
Dodatkowo faktury VAT RR dokumentujące nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych nie będą objęte obowiązkiem wystawiania w KSeF.
Poza tym do końca 2026 r.:
- będzie utrzymana możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących,
- nie będzie kar za błędy związane z fakturowaniem za pośrednictwem KSeF,
- nie będzie obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury (również tych wykonanych w mechanizmie podzielonej płatności).
Obowiązkowe terminy to jedno, ale trzeba wiedzieć, że już teraz, a dokładniej od 2022 r., można dobrowolnie korzystać z tego systemu. Warto na to się zdecydować, bo to sposób, aby m.in. przetestować KSeF, poznać jego słabe i mocne strony czy nauczyć się obsługi. A to wszystko po to, aby płynnie i sprawnie wejść do niego w momencie, kiedy elektroniczne fakturowanie stanie się standardem. Przedsiębiorcy na tę chwilę mogą szykować się samodzielnie, ale o wiele korzystniej skorzystać z outsourcingu księgowego. Taką kompleksową pomoc, która obejmuje też oczywiście wystawianie faktur poprzez KSeF, oferuje GroupEuroService.
Jak KSeF wpłynie na działanie firm?
Wszelkie nowe zadania i obowiązki to wyzwania, z którymi będą musiały zmierzyć się firmy. Nie inaczej jest z KSeF, który również wpłynie na ich funkcjonowanie. Chociaż nowy wymóg może niektórym sprawić pewną trudność, na pewno da się znaleźć pozytywne aspekty tego rozwiązania. Do korzyści ze stosowania systemu można zaliczyć:
- możliwość uzyskania zwrotu podatku VAT naliczonego w ciągu 40 zamiast standardowych 60 dni;
- odejście obowiązku samodzielnego przechowywania i archiwizacji FV;
- brak konieczności przygotowywania duplikatów faktur, bo w KSeF nie zginą i będą zachowane;
- ograniczenie ryzyka popełnienia błędów przy wystawianiu faktur;
- umożliwienie automatycznej wymiany faktur między podmiotami;
- możliwość pobierania danych z dokumentów zakupowych do firmowego systemu finansowo-księgowego;
- brak obowiązku dostarczania w trakcie kontroli lub czynności sprawdzających organom podatkowym faktur, w tym w formie JPK_FA.
W założeniu Krajowy System e-Faktur ułatwi firmom monitoring i kontrolę tej dokumentacji, gromadzonej, przechowywanej i dostępnej w wersji cyfrowej. Przedsiębiorcy będą mogli zarządzać swoimi fakturami korzystając z bezpłatnej aplikacji mobilnej KSeF przygotowanej przez Ministerstwo Finansów.
KSeF to z drugiej strony nowe obowiązki, których realizację – wymagającej nieraz nakładów finansowych – trzeba będzie uwzględnić w budżetach i planach działalności.
Aby uzyskać dostęp do KSeF, będzie można używać bezpłatnych narzędzi przygotowanych przez Ministerstwo Finansów. Jednak wiele firm woli pracę na swoich systemach, które będą musiały zostać zintegrowane z KSeF. To zaś będzie wymagało aktualizacji i modyfikacji, albo nawet zakupu nowego oprogramowania. Osoby odpowiedzialne za FV będą musiały nauczyć się nowego sposobu ich wystawiania i odbioru. Z tym wiązać będzie się również przeszkolenie i nadanie uprawnień do korzystania z KSeF. Przedsiębiorcy muszą jednak pamiętać, że powyższe zadania nie muszą spoczywać na ich barkach. Outsourcing księgowo-rachunkowy to prosta i sprawdzona droga, dzięki której można pozbyć się tego ciężaru. Mniejsze i większe firmy w tym zakresie może wyręczyć profesjonalny i doświadczony zespół GroupEuroService.
Przygotowanie do wprowadzenia KSeF. Skorzystaj z outsourcingu księgowego
Wejście w życie KSeF jest nieodwołalne, dlatego przed biznesem ostatni moment, żeby dobrze się na to przygotować. Dobre planowanie i rzetelna realizacja założeń to recepta na sukces. Postępując zgodnie z zamierzeniami będzie można sprawnie i bez komplikacji zaistnieć w nowej rzeczywistości gospodarczej. Co zatem zrobić?
- Na początku warto przeprowadzić audyt procesów fakturowania.
- Później należy zdecydować, czy w pracy będzie się bazować na aktualnym oprogramowaniu, czy trzeba je zaktualizować do standardów KSeF, a w niektórych przypadkach nawet zakupić nowe.
- W firmach korzystających z rozbudowanych systemów IT czy wspierających się zaawansowanymi systemami ERP należy te narzędzia zintegrować z KSeF.
- Przeszkolenie – w zakresie korzystania z KSeF – pracowników działu księgowego, handlowego czy wszystkich innych osób pracujących z fakturami
Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur to również dobry moment, żeby rozważyć korzystanie z outsourcingu księgowo-rachunkowego. Dlaczego warto zdecydować się na ten krok? Po pierwsze, zewnętrzne biuro rachunkowe przejmie wszystkie powyższe zadania. Poza tym zakres jego działania jest bardzo szeroki, a konkretne zlecenia można elastycznie dostosowywać do bieżących i indywidualnych potrzeb firmy. Partner taki jak GroupEuroService może również przejąć obsługę kadrowo-płacową i administracyjną. Nowa organizacja tych segmentów i powierzenie ich zewnętrznym specjalistom przynosi wymierne korzyści i pozwala skupić się na głównym obszarze działalności biznesowej. Dzięki temu można ograniczyć koszty, podejmować wyzwania rozwoje, pracować nad efektywnością i po prostu zwiększać zyski.