Działając w biznesie, trzeba stosować się do różnorodnych zasad i przepisów. Jednak nadmiar regulacji, obowiązków czy szczegółowych zaleceń krępuje przedsiębiorczość. Nie może zatem dziwić, że deregulacja to priorytetowy postulat wysuwany przez przedstawicieli firm wobec rządzących. Część propozycji środowisk biznesowych znajduje odzwierciedlenie w prawie, na inne ułatwienia trzeba poczekać. Bez względu jednak na to, czy i kiedy wejdą w życie, wyzwaniem pozostaną sprawy rachunkowo-księgowe. W tym zakresie wsparciem jest outsourcing.
Większość przedsiębiorców uważa za potrzebne prowadzone procesy deregulacyjne. Choć ich skuteczność oceniana jest już różnie, to przedstawiciele biznesu nie mają wątpliwości, że powinny być kontynuowane. Warto zatem spojrzeć na kilka rozwiązań wprowadzonych w ostatnim czasie, które powinny ułatwić działalność gospodarczą.
Limit kontroli
Deregulacja zaowocowała m.in. zmianą zasad dotyczących kontroli prowadzonych w firmach. To bardzo istotne i korzystne dla biznesu, bo znacznemu skróceniu uległ czas tego rodzaju działań w mikroprzedsiębiorstwach (zatrudniających do 10 osób). Teraz kontrole mogą być prowadzone łącznie przez 6 dni roboczych w roku, a nie jak do niedawna przez 12. Odnosi się to do kontroli wszystkich organów administracyjnych, m.in. Urzędu Celno-Skarbowego, Państwowej Inspekcji Sanitarnej – Sanepid, czy Inspekcji Handlowej. W praktyce wygląda to tak, że jeśli np. Straż Pożarna kontrolowała firmę przez dwa dni, to wszystkie inne służby czy instytucje mają do wykorzystania jeszcze tylko łącznie cztery dni. Poza tym kontrolerzy mają obowiązek dostarczenia wstępnej listy informacji i dokumentów, jakie będą wymagane od firmy. Ma to pozwolić przedsiębiorcy dobrze przygotować się do sprawdzania i uniknąć sytuacji, gdy kontrolujący dopiero na miejscu będzie domagał się jakiś danych, do których dotarcie nie będzie łatwe i szybkie.
Kto, kogo i w jakiej konkretnie sytuacji może kontrolować, uzależnione jest od licznych czynników. Wpływa na to mają m.in. profil działalności firmy, sektor gospodarki w której działa, a także szczegółowe przepisy, które odnoszą się do danej branży (np. handlu określonymi produktami, postępowania z substancjami niebezpiecznymi, przetwarzania odpadów, transportu albo specjalnych warunków zatrudnienia pracowników). W przypadku przygotowań do kontroli o charakterze finansowym, warto wesprzeć się doświadczeniem i wiedzą specjalistów z GroupEuroService. Oferowany przez nich outsourcing rachunkowo-księgowy obejmuje m.in. uporządkowanie, skompletowanie i zweryfikowanie dokumentacji tego rodzaju, co może uchronić przed negatywnymi konsekwencjami działań prowadzonych przez inspekcje czy służby.
Status CIT Podatkowej Grupy Kapitałowej
Możliwość korzystania ze statusu CIT dla Podatkowych Grup Kapitałowych obwarowana jest różnorodnymi warunkami. Do niedawna istniało ryzyko utracenia go przy zawarciu pewnych transakcji z podmiotami powiązanymi spoza Grupy. Dokładnie chodziło o przypadki, gdy nie były one na warunkach rynkowych. Przepisy były surowe, więc wystarczyło niewielkie odchylenie od nich, żeby do tego doszło. Co gorsza, nawet gdy transakcja taka została później skorygowana do poziomu rynkowego, nie pozwalało to na przywrócenie utraconego statusu. Po wejście w życie zmian deregulacyjnych Podatkowym Grupom Kapitałowym nie grozi już utrata statusu CIT z powodu zawarcia z podmiotem powiązanym spoza grupy transakcji odbiegającej od warunków rynkowych.
Obsługa księgowa podmiotów działających w formie spółek kapitałowych i będących płatnikami podatków od osób prawnych to duże wyzwanie. Zadania tego rodzaju można realizować samodzielnie, ale dobrym rozwiązaniem jest zlecenie ich na zewnątrz. Ekspercką wiedzę, doświadczenie i elastyczne reagowanie na dynamicznie zmieniające się wymogi oferuje GroupEuroService.
Łatwiej zawrzeć umowę leasingu
Rozwiązania deregulacyjne wiążą się także z cyfryzacją usług. Jeden z przykładów dotyczy zmian związanych z zawieraniem umów leasingu. Dotąd przepisy wymagały, by dokonywać tego w tradycyjnej formie pisemnej. Odstępstwo od tego skutkowało nieważnością takiej umowy. Spełnienie tego warunku wydłużało i komplikowało proces zawierania umów, a także ewentualne wprowadzanie do nich zmian.
Po wdrożeniu nowych przepisów przedsiębiorcy mają możliwość zawiera umów leasingowych zdalnie. Wystarczy do tego np. e-mail, SMS czy aplikacja. Nie ma konieczności osobistego spotkania stron, składania podpisów na papierowych dokumentach, czy potwierdzania umowy elektronicznie z użyciem podpisu kwalifikowanego. Jest to duże ułatwienie dla biznesu, które pozwala oszczędzić czas i usprawnić przebieg tego rodzaju relacji między stronami. Poprawia również efektywność i podnosi dynamikę udzielania finansowania w formie leasingu.
Cyfrowe zaświadczenia
Postulatem przedstawianym przez przedsiębiorców było także zmniejszenie biurokracji przy załatwianiu spraw urzędowych i przedstawianiu dokumentów. Część z nich staje się faktem, tak jest np. z papierowymi zaświadczeniami z CEIDG czy KRS.
Dotąd przy załatwianiu spraw urzędy i instytucje żądały od przedstawicieli firm potwierdzenia umocowania do działania. Chodziło o wydruki z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, a w przypadku spółek np. z Krajowego Rejestru Sądowego. Było tak mimo tego, że dane te są publicznie dostępne. Za sprawę deregulacji obowiązek taki został zniesiony i nie trzeba już przed organami administracji publicznej przedstawiać papierowych potwierdzeń, jeżeli urzędnicy mogą samodzielnie sprawdzić je w dostępnych elektronicznie rejestrach.
Jako przykładem można posłużyć się nowym pełnomocnikiem spółki, który reprezentuje ją w sprawie o wydanie decyzji środowiskowej. Teraz dołączając do akt pełnomocnictwo, nie musi dostarczać odpisu z KRS, który potwierdzi jego funkcję. Urząd prowadzący sprawę może samodzielnie to zweryfikować.
Rzemiosło idzie z duchem czasu
W ramach deregulacji definicja rzemiosła i rzemieślnika została rozszerzona, zmienił się katalog usług, które traktowane są jako rzemieślnicze. Umożliwione zostało prowadzenie działalności gospodarczej z tym związanej na nowych zasadach i w formach prawnych, które wcześniej nie były dozwolone. Takie podejście jest trafną reakcją na zmieniające się oczekiwania branży i konsumentów, a także realia gospodarcze.
Jeszcze niedawno rzemiosło i rzemieślnicy traktowani byli w sposób archaiczny, nieodpowiadający współczesnym wyzwaniom rynkowym. Nie uwzględniano sytuacji gospodarczej i szybko zachodzących zmian w oczekiwaniach klientów i możliwościach przedsiębiorstw. Dlatego do rzemiosła włączono usługi świadczone przez optyka okularowego i protetyka słuchu. Ponadto umożliwiono rzemieślnikom funkcjonowanie w formie spółek kapitałowych, z wykorzystaniem dowolnych kwalifikacji zawodowych w rzemiośle (wymienionych w ustawie o rzemiośle). Wystarczy przy tym, by takie kwalifikacje posiadał i wykorzystywał tylko jeden ze wspólników.
Księgowość w dobrych rękach
Deregulacja to krok w dobrą stronę, jednak pozostaje szereg spraw, które wymagają od przedsiębiorców specjalistycznej wiedzy, skrupulatności, terminowości czy monitorowania i wdrażania zmieniających się przepisów. Do zadań tej kategorii należą te związane z księgowością i rachunkowością. Alternatywą dla załatwiania ich samodzielnie czy też poprzez dział bądź pracowników we własnej firmie jest outsourcing. Warto poszerzyć go o wsparcie administracyjne, doradztwo podatkowe i obsługę kadrowo-płacową. Tak szeroki wachlarz usług oferuje GroupEuroService. Ich szczegółowy zakres można elastycznie dostosowywać do potrzeb firmy, jej specyfiki czy aktualnej sytuacji, w jakiej się znajduje. Zawsze jest to bardzo cenne wsparcie, które z barków przedsiębiorcy zdejmuje część zadań, zapewniając ich prawidłowe i sprawne wykonanie. To sprawdzona droga, żeby uniknąć problemów, a w ich miejsce skupić się na rozwijaniu biznesu. Na outsourcing rachunkowo-księgowy stawiają mniejsi i więksi, JDG i spółki handlowe, przedstawiciele najróżniejszy branż. Dlaczego tak robią? Bo to po prostu się opłaca.