Prowadzenie firmy wymaga przestrzegania wielu zasad i przepisów. Nadmiar regulacji może jednak utrudniać przedsiębiorcom codzienną działalność. Dlatego środowiska biznesowe od dawna postulują ograniczenie zbędnych obowiązków. Część propozycji deregulacyjnych została już wprowadzona, natomiast inne nadal są opracowywane. Ułatwienia dotyczą między innymi kontroli firm, podatków, leasingu i cyfrowej administracji. Nie eliminują jednak wszystkich wyzwań związanych z księgowością. W tym zakresie pomocnym rozwiązaniem pozostaje outsourcing.
Większość przedsiębiorców pozytywnie ocenia sam kierunek zmian deregulacyjnych. Różne opinie dotyczą natomiast ich zakresu, tempa oraz rzeczywistego wpływu na prowadzenie działalności.
Warto więc przyjrzeć się rozwiązaniom, które już weszły w życie. Część z nich ogranicza formalności, inne zmniejszają ryzyko dotkliwych sankcji albo ułatwiają komunikację z urzędami.
Krótsze kontrole mikroprzedsiębiorców
Jedną z ważnych zmian jest skrócenie maksymalnego czasu kontroli mikroprzedsiębiorcy w siedzibie firmy. Od 1 stycznia 2026 roku czynności kontrolne mogą co do zasady trwać maksymalnie 6 dni roboczych w roku.
Wcześniej podstawowy limit wynosił 12 dni. Nowe rozwiązanie ma więc ograniczyć zakłócenia w codziennym funkcjonowaniu najmniejszych przedsiębiorstw.
Przepisy przewidują również kategorie ryzyka, które wpływają na częstotliwość kontroli planowych. Firmy przypisane do kategorii niskiego ryzyka mogą być kontrolowane rzadziej niż podmioty uznane za bardziej ryzykowne.
Lista dokumentów przed rozpoczęciem kontroli
Organ powinien przekazać przedsiębiorcy wstępną listę informacji i dokumentów potrzebnych podczas kontroli. Dzięki temu firma może wcześniej przygotować wymagane materiały.
Takie rozwiązanie ogranicza sytuacje, w których kontroler dopiero podczas wizyty żąda dokumentacji trudnej do szybkiego odnalezienia. Jednocześnie pozwala lepiej zaplanować pracę osób odpowiedzialnych za kontakt z organem.
Należy jednak pamiętać, że przepisy przewidują wyjątki od ograniczeń. Ponadto część analizy dokumentów może odbywać się poza siedzibą przedsiębiorcy. Dlatego rzeczywisty przebieg kontroli zależy od jej rodzaju oraz podstawy prawnej.
Jak przygotować firmę do kontroli?
Zakres wymaganej dokumentacji zależy od profilu działalności oraz kontrolującego organu. Inne informacje będą potrzebne podczas kontroli podatkowej, a inne przy działaniach inspekcji pracy, sanepidu czy straży pożarnej.
Przedsiębiorca powinien przede wszystkim:
- sprawdzić kompletność dokumentacji;
- wyznaczyć osobę odpowiedzialną za kontakt z kontrolerami;
- uporządkować umowy, deklaracje i ewidencje;
- zweryfikować terminy wykonania obowiązków;
- przygotować kopie lub elektroniczne wersje wymaganych materiałów;
- odnotowywać czas i zakres przeprowadzanych czynności.
W przypadku kontroli dotyczącej finansów i rozliczeń warto skorzystać ze wsparcia specjalistów. Outsourcing rachunkowo-księgowy oferowany przez GroupEuroService może obejmować uporządkowanie, skompletowanie oraz weryfikację dokumentacji.
Większa stabilność podatkowych grup kapitałowych
Deregulacja przyniosła również zmianę ważną dla podatkowych grup kapitałowych. Wcześniej nawet nierynkowa transakcja o niewielkiej wartości mogła prowadzić do utraty statusu podatnika CIT przez całą grupę.
Problem dotyczył transakcji zawieranych z podmiotami powiązanymi spoza PGK. Co więcej, późniejsza korekta warunków do poziomu rynkowego nie zawsze pozwalała odzyskać utracony status.
Od 1 stycznia 2026 roku sama nierynkowa transakcja nie powoduje już automatycznej utraty statusu podatnika CIT przez podatkową grupę kapitałową.
Zmiana nie usuwa obowiązków związanych z cenami transferowymi
Nowe rozwiązanie ogranicza nieproporcjonalną sankcję, ale nie oznacza pełnej dowolności. Transakcje z podmiotami powiązanymi nadal powinny być rozliczane zgodnie z przepisami dotyczącymi cen transferowych.
Firmy muszą zatem właściwie ustalać warunki współpracy, przygotowywać wymaganą dokumentację i dokonywać ewentualnych korekt. Nadal możliwe są również inne konsekwencje nieprawidłowego rozliczenia.
Obsługa podatkowych grup kapitałowych wymaga dużej wiedzy oraz stałego monitorowania zmian. Dlatego zadania księgowe i podatkowe można powierzyć zewnętrznym specjalistom. Takie wsparcie zapewnia GroupEuroService.
Łatwiejsze zawieranie umów leasingu
Zmiany deregulacyjne dotyczą również formy zawierania umów leasingu. Dotychczas wymagania formalne utrudniały zdalne podpisywanie dokumentów i wprowadzanie późniejszych zmian.
Nowe zasady pozwalają szerzej korzystać z formy dokumentowej. Oznacza to, że oświadczenia stron mogą zostać utrwalone w sposób umożliwiający ustalenie osoby, która je złożyła.
W praktyce umowa może być zawierana za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Mogą to być między innymi odpowiednio przygotowane wiadomości e-mail, systemy internetowe lub aplikacje.
Co zmiana oznacza dla przedsiębiorców?
Firma nie musi w każdym przypadku organizować osobistego spotkania i wymiany papierowych egzemplarzy. Dzięki temu proces uzyskania finansowania może przebiegać szybciej.
Forma dokumentowa ułatwia również późniejsze zmiany umowy. Nadal należy jednak zadbać o możliwość potwierdzenia treści uzgodnień oraz tożsamości osób składających oświadczenia.
Przed podpisaniem dokumentów warto sprawdzić warunki finansowania, opłaty dodatkowe, zasady wykupu oraz konsekwencje wcześniejszego zakończenia umowy.
Mniej papierowych dokumentów w kontaktach z urzędami
Kolejnym kierunkiem deregulacji jest ograniczenie obowiązku przedstawiania informacji, które administracja może samodzielnie sprawdzić w publicznych rejestrach.
Dane dotyczące przedsiębiorców są dostępne między innymi w CEIDG i KRS. Dlatego urząd nie powinien wymagać papierowego potwierdzenia informacji, do których ma dostęp elektroniczny.
Dotyczy to na przykład danych o sposobie reprezentacji spółki, członkach zarządu albo statusie przedsiębiorcy. Ograniczenie zbędnych zaświadczeń skraca postępowania i zmniejsza liczbę dokumentów przygotowywanych przez firmy.
Weryfikacja przedsiębiorcy w jednym miejscu
Dane z KRS, CEIDG oraz wykazu podatników VAT zostały połączone w wyszukiwarce dostępnej na portalu Biznes.gov.pl. Ułatwia to sprawdzanie kontrahentów przed rozpoczęciem współpracy.
Przedsiębiorca może szybciej zweryfikować podstawowe dane firmy, sposób jej reprezentacji i status w rejestrze VAT. Nie zastępuje to jednak pełnej oceny wiarygodności partnera biznesowego.
Przy transakcjach o dużej wartości warto sprawdzić również sytuację finansową kontrahenta, historię współpracy oraz osoby uprawnione do podpisania umowy.
Nowe zasady dla rzemiosła
Deregulacja objęła także ustawową definicję rzemiosła i rzemieślnika. Dotychczasowe regulacje nie odpowiadały w pełni współczesnym formom prowadzenia działalności.
Od 13 lipca 2025 roku rzemieślnicy mogą prowadzić biznes w szerszym katalogu form prawnych. Dotyczy to między innymi spółek kapitałowych.
Rozwiązanie pozwala lepiej dopasować strukturę przedsiębiorstwa do skali działalności, sposobu finansowania oraz planów rozwojowych.
Rozszerzony katalog usług i kwalifikacji
Nowe przepisy umożliwiają korzystanie z dowolnych kwalifikacji zawodowych w rzemiośle wskazanych w ustawie. W określonych przypadkach wystarczy, aby posiadał je i wykorzystywał jeden ze wspólników.
Do rzemiosła włączono również usługi świadczone przez optyka okularowego oraz protetyka słuchu. Dzięki temu przepisy lepiej odpowiadają aktualnej strukturze rynku usług.
Zmiana może ułatwić rozwój firm, pozyskiwanie inwestorów oraz sukcesję przedsiębiorstwa. Jednocześnie wybór formy prawnej nadal powinien zostać poprzedzony analizą podatkową i organizacyjną.
Deregulacja nie usuwa wszystkich obowiązków
Uproszczenia są korzystne dla przedsiębiorców, ale nie oznaczają końca obowiązków formalnych. Firmy nadal muszą przestrzegać przepisów podatkowych, rachunkowych, kadrowych i branżowych.
Co więcej, równolegle pojawiają się nowe wymagania związane z cyfryzacją. Przedsiębiorcy muszą dostosowywać się między innymi do KSeF, elektronicznych ksiąg i nowych struktur JPK.
Zmiany wymagają stałego monitorowania prawa. Należy także aktualizować procedury, oprogramowanie oraz wiedzę pracowników.
Dlatego deregulacja może zmniejszyć część obciążeń, ale nie zastąpi profesjonalnej obsługi księgowej. Błędy w rozliczeniach nadal mogą prowadzić do korekt, odsetek oraz sporów z administracją.
Księgowość w dobrych rękach
Obowiązki rachunkowe i podatkowe wymagają specjalistycznej wiedzy, skrupulatności oraz terminowości. Firma może realizować je we własnym zakresie albo skorzystać z outsourcingu.
Utworzenie wewnętrznego działu oznacza konieczność zatrudnienia pracowników, zakupu oprogramowania i organizowania szkoleń. Trzeba również zapewnić zastępstwo podczas urlopów i nieobecności.
Outsourcing pozwala uzyskać dostęp do zespołu specjalistów bez rozbudowywania stałej struktury przedsiębiorstwa. Zakres usług można dostosować do wielkości firmy, branży oraz liczby dokumentów.
Outsourcing rachunkowo-księgowy oferowany przez GroupEuroService może obejmować między innymi:
- prowadzenie ksiąg rachunkowych i ewidencji podatkowych;
- przygotowywanie deklaracji i plików JPK;
- monitorowanie terminów podatkowych;
- weryfikację dokumentów i rozliczeń;
- przygotowanie firmy do kontroli;
- doradztwo związane z formą prawną i opodatkowaniem;
- wsparcie administracyjne.
Kompleksowe wsparcie dla małych i dużych firm
Oferta GroupEuroService nie ogranicza się do prowadzenia księgowości. Przedsiębiorcy mogą skorzystać również z doradztwa podatkowego oraz obsługi kadrowo-płacowej.
Wsparcie jest dostępne dla jednoosobowych działalności gospodarczych, spółek oraz większych przedsiębiorstw. Zakres współpracy może zmieniać się wraz z rozwojem firmy.
Outsourcing nie daje całkowitej gwarancji uniknięcia kontroli lub sporu. Pozwala jednak ograniczyć ryzyko błędów i lepiej przygotować dokumentację.
Dzięki temu przedsiębiorca może przeznaczyć więcej czasu na rozwój oferty, pozyskiwanie klientów i zwiększanie rentowności. Obowiązki księgowe, podatkowe oraz kadrowe pozostają natomiast pod opieką doświadczonych specjalistów.
