Prowadzenie spółki kapitałowej wiąże się z określonymi obowiązkami przewidzianymi dla tej formy prawnej. Jednym z nich jest coroczne sporządzanie sprawozdania finansowego. W tym miejscu trzeba od razu zaznaczyć, że to pierwszy krok związany z tym dokumentem. Po przygotowaniu sprawozdania, kolejne działania dotyczą nie tylko zarządu, ale również wspólników. Wszystko wymaga wiedzy merytorycznej, dopełnienia formalności i dotrzymania terminów. Przy okazji tego zadania warto skorzystać ze wsparcia specjalistów w ramach outsourcingu rachunkowo-księgowego.
Sprawozdanie finansowe jest jednym z kluczowych dokumentów związanych z działalnością m.in. spółek. Odnaleźć w nim można m.in. dane obrazujące finansową kondycję firmy, a na jego podstawie da się opierać decyzje związane z jej dalszym funkcjonowaniem. Żeby jednak przygotować ten dokument, trzeba dysponować sporą wiedzą i doświadczeniem z zakresu rachunkowości. Na osobie, która to wykonuje, spoczywa duża odpowiedzialność. Pomyłki czy nieścisłości mogą przełożyć się na poważne konsekwencje, zarówno prawne, jak i finansowe. Nie warto więc ryzykować, tylko skorzystać ze wsparcia doświadczonych specjalistów. Taką ofertę ma właśnie GroupEuroService.
Kto ma obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego?
Obowiązki sprawozdawcze dotyczą różnych podmiotów prowadzących księgi rachunkowe. Dotyczy to spółek kapitałowych (z o.o., akcyjnych); spółek komandytowych i komandytowo-akcyjnych; jednostek prowadzących pełną księgowość (np. fundacji, stowarzyszeń, niektórych jednoosobowych działalnościach gospodarczych); banków, zakładów ubezpieczeń i innych instytucjach finansowych.
W poszczególnych podmiotach ten obowiązek spoczywa na kierowniku jednostki (np. w odniesieniu do spółek kapitałowych jest to zarząd), a w przypadku spółek cywilnych zobowiązani do tego są jej wspólnicy. Trzeba od razu zaznaczyć, że nie ma konieczności, by robić to osobiście. Ze względu na poziom trudności i konieczność posiadania odpowiednich kwalifikacji, zwykle nie jest to nawet możliwe. Warto więc zlecić to zadanie zewnętrznym specjalistom. Taką ofertę w formie outsourcingu dla każdego biznesu ma GroupEuroService.
W jaki sposób przygotowuje się sprawozdanie finansowe?
Na sprawozdanie finansowe składają się dokumenty, które prezentują sytuację finansową na koniec roku obrotowego. Musi ono zostać przygotowane na podstawie przepisów ustawy o rachunkowości i ewentualnie Międzynarodowych Standardów Sprawozdawczości Finansowej (MSSF).
Opracowanie i przygotowanie sprawozdania jest procesem złożonym i kilkuetapowy. Jego elementami są:
- Zamknięcie ksiąg rachunkowych (uzgodnienie sald, księgowanie amortyzacji, rozliczenie kosztów i przychodów).
- Sporządzenie poszczególnych części sprawozdania (bilans, rachunek zysków i strat itd.).
- Weryfikację i zatwierdzenie (analiza poprawności, a jeśli jest konieczny, to także audyt biegłego rewidenta).
- Złożenie sprawozdania w odpowiednich instytucjach.
Z czego musi składać się sprawozdanie finansowe?
Sprawozdanie musi mieć szereg konkretnych elementów, które są niezbędne dla uznania tego dokumentu za prawidłowy. To, co musi się w nim znaleźć, określają przepisy prawa. Części sprawozdania finansowego to:
- Bilans przedstawiający aktywa i pasywa danego podmiotu na dzień bilansowy.
- Rachunek zysków i strat, który pokazuje przychody, koszty oraz wynik finansowy za dany okres.
- Informacja dodatkowa, które obejmują opis stosowanych zasad rachunkowości oraz uzupełniające objaśnienia do bilansu i rachunku wyników.
- Rachunek przepływów pieniężnych, który jest konieczny dla niektórych podmiotów, a prezentuje przepływy pieniężne z działalności operacyjnej, inwestycyjnej i finansowej.
- Zestawienie zmian w kapitale własnym, które również jest wymagane dla niektórych podmiotów, a ukazuje zmiany w kapitale własnym jednostki.
Do sprawozdania finansowego należy dołączyć również:
- uchwałę zatwierdzającą dokumenty sprawozdania
- sprawozdanie z działalności w sytuacji, gdy jest wymagane; wymóg ten dotyczy między innymi spółek kapitałowych, a także spółek komandytowo-akcyjnych
- uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty
- opinię albo sprawozdanie biegłego rewidenta (w przypadku, kiedy sprawozdanie finansowe podlegało badaniu).
Sprawozdanie finansowe – ważne terminy
Terminy dotyczące wykonania poszczególnych działań dotyczących przygotowania i złożenia sprawozdania finansowego są ściśle określone. Według przepisów należy:
- Do 31 marca – sporządzić sprawozdanie finansowe za poprzedni rok.
- Do 30 czerwca – zatwierdzić je przez odpowiedni organ (np. walne zgromadzenie wspólników).
- Do 15 lipca – złożyć sprawozdanie do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) przez spółki i inne podmioty wpisane do rejestru.
- Do 31 lipca – złożyć sprawozdanie do Urzędu Skarbowego. Dotyczy to podatników PIT prowadzących księgi rachunkowe.
Od kilku lat nie ma możliwości złożenia sprawozdania w sposób tradycyjny. Składa się je wyłącznie w formie elektronicznej, a dokumenty muszą być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP.
Za niezłożenie sprawozdania finansowego grożą kary
Za niezłożenie sprawozdania finansowego grozi szereg kar. Trzeba zauważyć, że mogą być bardzo dotkliwe. Wśród nich są m.in.:
- grzywna nałożona na kierownika jednostki (np. członka zarządu) od 10 do 720 stawek dziennych
- kara ograniczenia wolności kierownika jednostki (na przykład członka zarządu) od miesiąca do 2 lat
- postępowanie przymuszające
- rozwiązanie spółki i wykreślenie z KRS
- ustanowienie kuratora.
W przypadku, kiedy sprawozdanie nie zostanie złożone w terminie, podmiot zobowiązany do jego złożenia otrzyma wezwanie do zrobienia tego w ciągu 7 dni. Gdy to nie przyniesie efektu, a podmiot nie złoży rocznych sprawozdań finansowych za 2 kolejne lata obrotowe, sąd z urzędu orzeka o rozwiązaniu go bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego. Jest również możliwość, aby ustanowiony został kuratora, który zajmie się firmowymi sprawami.
Prawo jest w tym względzie surowe i nie ma szczególnych sytuacji, które dopuszczałby późniejsze złożenie sprawozdania (np. awaria systemów informatycznych, choroba osób odpowiedzialnych za przygotowanie sprawozdania finansowego, sytuacje losowe itp.). Dlatego dobrą opcją jest outsourcing księgowy, który w swojej ofercie ma GroupEuroService. Jest to bardzo korzystne rozwiązanie, eliminujące m.in. ryzyko zaniedbań i błędów związanych z przygotowaniem i złożeniem sprawozdania finansowego.
Sprawozdanie finansowe z pomocą biura rachunkowego
Sprawozdanie finansowe jest jednym z kluczowych dokumentów m.in. spółek z o. o. czy akcyjnych. Prawidłowe przygotowanie wymaga sporo wiedzy, czasu i odpowiedniej organizacji pracy. Warto więc powierzyć je w ramach outsourcingu, bo wtedy zajmie się tym biuro rachunkowe. Wymagane do tego jest pełnomocnictwo PPD-1.
Sporządzenie sprawozdania to oczywiście jedno z wielu zadań, którego wykonanie można powierzyć zewnętrznej firmie. Szeroką ofertę usług dla każdego biznesu, w tym m.in. spółek kapitałowych, posiada GroupEuroService Wśród nich są sprawy dotyczące podatków, administracji, specjalistycznych audytów, wsparcia w planowaniu i bieżącym zarządzaniu, obsługi kadrowo-płacowej. Współpraca w tych obszarach daje klientom biura dużo wygody i gwarancji, że obowiązki te są realizowane fachowo i terminowo. To jednocześnie oszczędności i ułatwienie, bo nie wiąże się z koniecznością tworzenia i utrzymywania działu księgowości czy etatowego powierzania tych obowiązków określonemu pracownikowi. Nie trzeba zatem również prowadzić dla tych osób szkoleń i dbać, by ich kwalifikacje i wiedza odpowiadały zmieniającym się przepisom. Ułatwienia i korzyści płynące z outsourcingu rachunkowo-księgowego, oferowanego przez solidnego partnera jakim jest GroupEuroService, pozwalają budować rynkową przewagę i podejmować działania prorozwojowe. Outsourcing to odpowiedź na biznesowe wyzwania dla każdego, bez względu na wielkość, rodzaj działalności czy formę prawną, w jakiej funkcjonuje przedsiębiorstwo.