W okresie letnim wiele branż potrzebuje dodatkowych pracowników. Dotyczy to między innymi rolnictwa, ogrodnictwa, turystyki i gastronomii. Jeżeli znalezienie odpowiednich osób na krajowym rynku jest trudne, rozwiązaniem może być zatrudnienie cudzoziemca. Pracodawca musi jednak zadbać o legalny pobyt pracownika, właściwe zezwolenie oraz prawidłową umowę. Powinien również terminowo wykonać obowiązki wobec urzędu pracy, ZUS i administracji skarbowej.
Zatrudnienie cudzoziemca do pracy sezonowej może pomóc firmie obsłużyć większą liczbę zamówień lub klientów. Jednocześnie wymaga dokładnego przygotowania dokumentów i przestrzegania aktualnych przepisów.
Przedsiębiorcy mogą skorzystać w tym zakresie ze wsparcia GroupEuroService. Pomoc może obejmować kwestie księgowe, podatkowe, administracyjne oraz kadrowo-płacowe.
Czym jest praca sezonowa cudzoziemca?
Praca sezonowa to zatrudnienie wykonywane w działalnościach, w których zapotrzebowanie na pracowników zależy od pory roku lub warunków atmosferycznych.
Zezwolenie na pracę sezonową może zostać wydane na okres nieprzekraczający 9 miesięcy w roku kalendarzowym. Limit obejmuje łączny czas pracy sezonowej cudzoziemca, a nie tylko okres zatrudnienia u jednego pracodawcy.
Prace sezonowe występują przede wszystkim w sektorach związanych z:
- rolnictwem;
- uprawami rolnymi i ogrodniczymi;
- chowem i hodowlą zwierząt;
- zakwaterowaniem;
- gastronomią;
- wybranymi usługami turystycznymi.
Nie każde zatrudnienie wykonywane latem jest pracą sezonową w rozumieniu przepisów. Znaczenie ma rodzaj działalności wskazany w obowiązującym wykazie PKD.
Kiedy potrzebne jest zezwolenie na pracę sezonową?
Zezwolenie na pracę sezonową jest wymagane przede wszystkim przy zatrudnianiu obywatela państwa spoza Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Szwajcarii.
Przed rozpoczęciem procedury trzeba sprawdzić, czy cudzoziemiec nie posiada innego tytułu umożliwiającego legalną pracę bez zezwolenia.
Praca może być wykonywana bez zezwolenia między innymi przez:
- obywateli Unii Europejskiej, EOG i Szwajcarii;
- osoby posiadające określone rodzaje zezwoleń pobytowych;
- osoby objęte ochroną międzynarodową lub czasową, jeżeli przepisy przyznają im dostęp do rynku pracy;
- obywateli Ukrainy zatrudnianych na podstawie właściwego powiadomienia.
Każdą sytuację należy zweryfikować indywidualnie. Sam legalny pobyt w Polsce nie zawsze oznacza bowiem automatyczne prawo do podjęcia zatrudnienia.
Gdzie złożyć wniosek o zezwolenie?
Wniosek o wydanie zezwolenia na pracę sezonową składa polski pracodawca. Postępowanie prowadzi starosta za pośrednictwem właściwego powiatowego urzędu pracy.
Właściwość urzędu ustala się według:
- siedziby firmy – w przypadku osoby prawnej lub spółki;
- miejsca stałego pobytu pracodawcy – gdy zatrudniającym jest osoba fizyczna, w tym właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej.
Dokumenty składa się elektronicznie za pośrednictwem portalu praca.gov.pl. Warto wcześniej przygotować konto oraz odpowiedni sposób podpisania wniosku.
Ile kosztuje zezwolenie na pracę sezonową?
Od 1 grudnia 2025 roku opłata za złożenie wniosku o wydanie zezwolenia na pracę sezonową wynosi 100 zł za jednego cudzoziemca.
Dowód dokonania wpłaty trzeba dołączyć do wniosku. Tytuł przelewu powinien umożliwiać identyfikację pracodawcy, cudzoziemca i rodzaju sprawy.
Numer rachunku oraz szczegółowe wymagania mogą różnić się pomiędzy urzędami. Dlatego przed wykonaniem przelewu należy sprawdzić instrukcję właściwego PUP.
Jakie informacje powinien zawierać wniosek?
We wniosku należy podać dane pracodawcy i cudzoziemca oraz szczegółowe warunki planowanego zatrudnienia.
Dokument obejmuje między innymi:
- nazwę, adres, NIP i REGON pracodawcy;
- formę prawną prowadzonej działalności;
- dane osobowe i obywatelstwo cudzoziemca;
- numer dokumentu podróży;
- stanowisko lub rodzaj wykonywanej pracy;
- miejsce wykonywania pracy;
- okres zatrudnienia;
- rodzaj zawieranej umowy;
- wymiar czasu pracy albo liczbę godzin;
- wysokość wynagrodzenia;
- kod działalności objętej pracą sezonową.
Warunki wpisane we wniosku powinny odpowiadać późniejszej umowie. Cudzoziemiec nie może wykonywać pracy na innych zasadach, jeżeli nie dopuszczają tego przepisy.
Jakie dokumenty trzeba dołączyć?
Zakres dokumentów zależy od sytuacji pracownika i pracodawcy. Najczęściej wymagane są:
- kopia wszystkich wypełnionych stron ważnego dokumentu podróży cudzoziemca;
- kopia dokumentu potwierdzającego legalny pobyt, jeżeli cudzoziemiec przebywa już w Polsce;
- dowód wniesienia opłaty w wysokości 100 zł;
- oświadczenie pracodawcy dotyczące okoliczności mogących uniemożliwić wydanie zezwolenia;
- pełnomocnictwo, jeżeli sprawę prowadzi osoba działająca w imieniu pracodawcy;
- inne dokumenty wymagane ze względu na konkretną sytuację.
Dokumentacja powinna być kompletna. Braki mogą wydłużyć postępowanie i opóźnić rozpoczęcie pracy.
Cudzoziemiec przebywa już w Polsce
Jeżeli cudzoziemiec legalnie przebywa w Polsce i posiada tytuł pobytowy umożliwiający podjęcie pracy, urząd może wydać bezpośrednio zezwolenie na pracę sezonową.
W sprawie niewymagającej dodatkowego postępowania dokument powinien zostać wydany w ciągu 7 dni roboczych od złożenia kompletnego wniosku.
Jeżeli konieczne jest przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego, procedura może potrwać do 30 dni.
Przed rozpoczęciem pracy trzeba sprawdzić, czy dokument pobytowy cudzoziemca pozostaje ważny przez cały planowany okres zatrudnienia.
Cudzoziemiec przebywa poza Polską
Jeżeli przyszły pracownik przebywa za granicą, procedura przebiega w dwóch etapach.
Najpierw urząd wpisuje wniosek do ewidencji wniosków w sprawie pracy sezonowej. Następnie pracodawca otrzymuje zaświadczenie o dokonanym wpisie.
Zaświadczenie należy przekazać cudzoziemcowi. Może ono stanowić podstawę do:
- ubiegania się o wizę w celu wykonywania pracy sezonowej;
- potwierdzenia celu wjazdu w ramach ruchu bezwizowego.
Po przyjeździe cudzoziemca do Polski pracodawca przekazuje do urzędu wymagane informacje i dokumenty. Dopiero po wykonaniu odpowiednich czynności możliwe jest zakończenie procedury i wydanie zezwolenia.
Kiedy cudzoziemiec może rozpocząć pracę?
Pracodawca nie powinien dopuszczać cudzoziemca do wykonywania obowiązków wyłącznie na podstawie złożonego wniosku.
Trzeba sprawdzić, czy zostały spełnione wszystkie warunki legalnego zatrudnienia. Obejmują one między innymi:
- legalny pobyt pracownika w Polsce;
- właściwe zezwolenie albo podstawę zwalniającą z tego obowiązku;
- umowę odpowiadającą warunkom wskazanym w dokumentach;
- przekazanie kopii umowy do właściwego urzędu;
- wykonanie zgłoszeń do ZUS, jeżeli są wymagane.
Nielegalne zatrudnienie może skutkować wysokimi karami dla pracodawcy. Dlatego całą dokumentację należy sprawdzić przed pierwszym dniem pracy.
Umowa z cudzoziemcem
Przed rozpoczęciem pracy pracodawca zawiera z cudzoziemcem pisemną umowę. Jej warunki nie mogą być mniej korzystne niż te wskazane we wniosku i wydanym zezwoleniu.
Przed podpisaniem dokumentu trzeba przedstawić cudzoziemcowi jego tłumaczenie na język dla niego zrozumiały.
Umowa powinna określać między innymi:
- rodzaj pracy;
- miejsce jej wykonywania;
- okres zatrudnienia;
- wymiar czasu pracy albo liczbę godzin;
- wysokość wynagrodzenia;
- zasady wypłaty wynagrodzenia;
- prawa i obowiązki stron.
Wynagrodzenie cudzoziemca nie może być niższe od wynagrodzenia pracowników wykonujących porównywalną pracę. Musi również spełniać wymagania dotyczące minimalnego wynagrodzenia lub minimalnej stawki godzinowej.
Kopia umowy dla urzędu pracy
Przed rozpoczęciem pracy trzeba przesłać do urzędu, który prowadzi sprawę, kopię umowy zawartej z cudzoziemcem w języku polskim.
Obowiązek realizuje się elektronicznie za pośrednictwem systemu praca.gov.pl.
Nie należy czekać z przekazaniem dokumentu do dnia wypłaty wynagrodzenia ani zakończenia zatrudnienia. Umowa powinna trafić do urzędu przed faktycznym rozpoczęciem pracy.
Odmienne zasady mogą dotyczyć szczególnych umów, na przykład umowy o pomocy przy zbiorach. Dlatego warto sprawdzić wymagania właściwe dla danego rodzaju zatrudnienia.
Zgłoszenie cudzoziemca do ZUS
Jeżeli umowa stanowi tytuł do ubezpieczeń, pracodawca powinien zgłosić cudzoziemca do ZUS na takich samych zasadach jak polskiego pracownika.
Obowiązek może wynikać między innymi z:
- umowy o pracę;
- umowy zlecenia;
- innej umowy powodującej objęcie ubezpieczeniami.
Rodzaj zgłoszenia i zakres składek zależą od podstawy zatrudnienia oraz sytuacji ubezpieczeniowej pracownika.
Pracodawca powinien również prawidłowo prowadzić dokumentację płacową, rozliczać zaliczki podatkowe i przekazywać wymagane informacje pracownikowi.
Zatrudnianie obywateli Ukrainy w 2026 roku
W 2026 roku obywatele Ukrainy legalnie przebywający w Polsce mogą nadal korzystać ze szczególnych zasad dostępu do rynku pracy.
W odpowiednich przypadkach nie jest wymagane zezwolenie na pracę sezonową. Pracodawca musi jednak powiadomić właściwy powiatowy urząd pracy o rozpoczęciu zatrudnienia.
Powiadomienie składa się:
- elektronicznie przez praca.gov.pl;
- w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy;
- do urzędu właściwego ze względu na siedzibę lub miejsce stałego pobytu pracodawcy.
Przed zatrudnieniem trzeba sprawdzić aktualny tytuł pobytowy cudzoziemca. Szczególne zasady nie zwalniają również z obowiązku zawarcia umowy, wypłaty legalnego wynagrodzenia i zgłoszenia do ZUS.
Czy pracę sezonową można wykonywać na podstawie oświadczenia?
Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi i zezwolenie na pracę sezonową są dwiema różnymi procedurami.
Jeżeli praca należy do działalności uznanych za sezonowe, właściwym dokumentem jest co do zasady zezwolenie na pracę sezonową.
Nie należy zastępować go oświadczeniem tylko dlatego, że cudzoziemiec jest obywatelem państwa objętego uproszczoną procedurą.
Wyjątek może wynikać z innej podstawy prawnej, na przykład szczególnych zasad dotyczących obywateli Ukrainy.
Czy cudzoziemiec może wykonywać inną pracę?
Zezwolenie określa warunki zatrudnienia, dlatego cudzoziemiec powinien wykonywać pracę zgodnie z jego treścią.
Zmiana stanowiska, rodzaju pracy, wymiaru czasu albo wynagrodzenia może wymagać aktualizacji dokumentów lub uzyskania nowego zezwolenia.
Przepisy przewidują jednak niektóre wyjątki, które pozwalają czasowo powierzyć cudzoziemcowi inną pracę. Warunki takiego rozwiązania zależą od obywatelstwa pracownika, rodzaju zezwolenia i aktualnych regulacji.
Przed zmianą obowiązków należy więc sprawdzić, czy jest ona dopuszczalna bez dodatkowej procedury.
Najważniejsze obowiązki pracodawcy
Przedsiębiorca zatrudniający cudzoziemca do pracy sezonowej powinien przede wszystkim:
- zweryfikować dokument podróży i legalność pobytu;
- ustalić właściwą podstawę zatrudnienia;
- uzyskać zezwolenie, jeżeli jest wymagane;
- zapłacić opłatę za wniosek;
- zawrzeć pisemną umowę zgodną z zezwoleniem;
- przedstawić pracownikowi tłumaczenie umowy;
- przesłać kopię umowy do urzędu przed rozpoczęciem pracy;
- zgłosić pracownika do ZUS;
- prowadzić dokumentację pracowniczą i płacową;
- wypłacać wynagrodzenie zgodnie z prawem;
- monitorować okres legalnego pobytu i pracy;
- wykonać wymagane obowiązki informacyjne wobec urzędu.
Najczęstsze błędy przy zatrudnianiu cudzoziemców
Problemy najczęściej wynikają z niedokładnego sprawdzenia dokumentów albo rozpoczęcia pracy przed zakończeniem formalności.
Do typowych błędów należą:
- złożenie wniosku do niewłaściwego urzędu;
- zastosowanie nieaktualnej opłaty;
- brak ważnego tytułu pobytowego;
- zatrudnienie na innych warunkach niż wskazane w zezwoleniu;
- nieprzekazanie tłumaczenia umowy;
- brak kopii umowy w systemie praca.gov.pl;
- nieterminowe zgłoszenie do ZUS;
- przekroczenie dopuszczalnego okresu pracy sezonowej;
- zastosowanie oświadczenia zamiast zezwolenia sezonowego;
- nieterminowe powiadomienie o zatrudnieniu obywatela Ukrainy.
Jak biuro rachunkowe może pomóc pracodawcy?
Zatrudnienie cudzoziemca wpływa na księgowość, rozliczenia podatkowe i obsługę kadrowo-płacową. Firma musi również kontrolować terminy oraz kompletność dokumentacji.
Wsparcie w tym zakresie zapewnia GroupEuroService.
Zakres pomocy może obejmować między innymi:
- weryfikację dokumentów potrzebnych do zatrudnienia;
- pomoc w przygotowaniu wniosków i powiadomień;
- kontrolowanie terminów;
- przygotowanie dokumentacji kadrowej;
- zgłoszenie pracownika do ZUS;
- naliczanie wynagrodzeń i składek;
- rozliczanie zaliczek podatkowych;
- prowadzenie akt i ewidencji pracowniczych;
- wsparcie podczas kontroli.
Outsourcing kadrowo-płacowy i księgowy
Obsługa pracy sezonowej jest tylko jednym z obszarów, które przedsiębiorca może powierzyć zewnętrznym specjalistom.
GroupEuroService oferuje także prowadzenie księgowości, rozliczenia podatkowe, wsparcie administracyjne oraz profesjonalną obsługę kadrowo-płacową.
Zakres współpracy można dostosować do wielkości firmy, liczby zatrudnionych osób oraz sezonowego charakteru działalności.
Outsourcing nie zwalnia pracodawcy z odpowiedzialności za legalne zatrudnienie. Pozwala jednak ograniczyć ryzyko błędów, uporządkować dokumentację i terminowo realizować obowiązki.
Dzięki temu przedsiębiorca może skoncentrować się na obsłudze klientów oraz organizacji pracy w najbardziej intensywnym okresie. Formalności kadrowe, płacowe i księgowe pozostają natomiast pod opieką doświadczonych specjalistów.
