Biura architektoniczne i projektowe. Spółka czy jednoosobowa działalność gospodarcza?

Rozpoczęcie działalności architektonicznej lub projektowej wiąże się z wieloma ważnymi decyzjami. Jedną z najistotniejszych jest wybór odpowiedniej formy prawnej. Najczęściej przedsiębiorcy zastanawiają się, czy lepiej prowadzić biuro jako jednoosobową działalność gospodarczą, czy założyć spółkę. Oba rozwiązania mają swoje zalety, jednak różnią się odpowiedzialnością, podatkami, kosztami prowadzenia oraz możliwościami rozwoju. Dlatego przed podjęciem decyzji warto dokładnie przeanalizować sytuację firmy, skalę planowanych projektów i długoterminowe cele.

Architekci oraz projektanci coraz częściej realizują duże inwestycje, współpracują z deweloperami i zatrudniają specjalistów z różnych dziedzin. W rezultacie forma prowadzenia działalności wpływa nie tylko na rozliczenia podatkowe, lecz także na bezpieczeństwo majątku, wiarygodność firmy oraz możliwość pozyskiwania nowych kontraktów.

Jednocześnie niezależnie od wybranego rozwiązania przedsiębiorcy mogą korzystać z profesjonalnego wsparcia księgowego. GroupEuroService pomaga zarówno osobom prowadzącym JDG, jak i właścicielom spółek.

JDG czy spółka – od czego zależy wybór?

Nie istnieje jedna forma działalności odpowiednia dla każdego biura architektonicznego. Dlatego wybór powinien być uzależniony od kilku podstawowych czynników.

Warto uwzględnić przede wszystkim:

• skalę planowanej działalności;
• wartość realizowanych projektów;
• poziom ryzyka zawodowego i finansowego;
• liczbę wspólników;
• planowane zatrudnienie;
• potrzebę pozyskania inwestora;
• przewidywane przychody i koszty;
• formę opodatkowania;
• zakres obowiązków księgowych;
• plany rozwoju na kolejne lata.

Na początku działalności często wystarcza JDG. Jednak wraz ze wzrostem firmy i wartości realizowanych inwestycji spółka może zapewnić większe bezpieczeństwo oraz lepsze możliwości rozwoju.

Jednoosobowa działalność gospodarcza dla architekta

Jednoosobowa działalność gospodarcza jest najczęściej wybieraną formą prowadzenia biznesu w Polsce. Wynika to przede wszystkim z prostoty jej założenia oraz stosunkowo niewielkiej liczby formalności.

Rejestracji można dokonać bezpłatnie przez Centralną Ewidencję i Informację o Działalności Gospodarczej. Ponadto przedsiębiorca nie musi wnosić kapitału zakładowego ani zawierać umowy w formie aktu notarialnego.

Dlatego JDG jest często wybierana przez architektów, którzy rozpoczynają samodzielną działalność, pracują jako freelancerzy albo realizują mniejsze projekty.

Najważniejsze zalety JDG

Jednoosobowa działalność gospodarcza daje właścicielowi dużą swobodę działania. Wszystkie decyzje podejmuje on samodzielnie, bez konieczności uzyskiwania zgody wspólników czy organów spółki.

Do głównych zalet JDG należą:

• szybka i bezpłatna rejestracja;
• brak obowiązkowego kapitału początkowego;
• niewielka liczba formalności;
• możliwość korzystania z uproszczonej księgowości;
• łatwe podejmowanie decyzji;
• możliwość szybkiego zawieszenia albo zamknięcia działalności;
• elastyczny wybór formy opodatkowania.

Ponadto przedsiębiorca może korzystać z podatkowej księgi przychodów i rozchodów, jeżeli spełnia warunki przewidziane w przepisach. Dzięki temu koszty obsługi księgowej mogą być niższe niż przy pełnych księgach rachunkowych.

Formy opodatkowania JDG

Osoba prowadząca biuro projektowe w formie JDG może wybierać spośród kilku sposobów rozliczania podatku dochodowego.

Skala podatkowa

Przy skali podatkowej obowiązują stawki 12% i 32%. Ponadto przedsiębiorca może korzystać z kwoty wolnej od podatku oraz wybranych ulg.

Z drugiej strony przy wysokich dochodach wejście w drugi próg podatkowy może znacząco zwiększyć obciążenie fiskalne.

Podatek liniowy

Podatek liniowy wynosi 19% niezależnie od wysokości dochodu. Dlatego może być korzystny dla osób osiągających wysokie zyski.

Jednak przedsiębiorca rezygnuje wtedy z kwoty wolnej oraz części preferencji dostępnych przy skali podatkowej.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

Ryczałt jest obliczany od przychodu, a więc bez pomniejszenia go o poniesione koszty. Z tego względu może być opłacalny wtedy, gdy działalność nie generuje dużych wydatków.

W przypadku usług architektonicznych i projektowych należy jednak dokładnie sprawdzić właściwą stawkę dla konkretnego zakresu świadczonych usług.

Wady jednoosobowej działalności gospodarczej

Największym minusem JDG jest pełna odpowiedzialność przedsiębiorcy za zobowiązania firmy.

Właściciel odpowiada całym swoim majątkiem prywatnym. Dlatego ewentualne roszczenia klienta, wierzyciela lub podwykonawcy mogą wpłynąć również na jego osobiste finanse.

W branży architektonicznej ma to duże znaczenie. Projekty mogą bowiem dotyczyć inwestycji o wysokiej wartości, a błędy projektowe nieraz prowadzą do poważnych roszczeń.

Ponadto JDG może wiązać się z:

• ograniczoną możliwością pozyskiwania inwestorów;
• trudniejszym wejściem nowych wspólników;
• mniejszą wiarygodnością przy dużych kontraktach;
• obowiązkiem opłacania składek ZUS;
• ryzykiem wejścia w drugi próg podatkowy;
• obowiązkiem zapłaty daniny solidarnościowej po przekroczeniu ustawowego progu dochodu.

Dlatego przy większej skali działalności warto ponownie przeanalizować, czy JDG nadal jest najlepszą formą.

Kiedy spółka może być lepszym rozwiązaniem?

Spółka może okazać się korzystniejsza, gdy biuro projektowe zaczyna realizować bardziej złożone przedsięwzięcia.

Warto rozważyć tę formę, jeżeli firma:

• realizuje projekty o dużej wartości;
• współpracuje z deweloperami lub instytucjami publicznymi;
• planuje zatrudnić większy zespół;
• ma kilku wspólników;
• chce pozyskać inwestora;
• planuje rozwój na nowe rynki;
• chce oddzielić majątek prywatny od firmowego;
• zamierza uczestniczyć w dużych przetargach.

Założenie spółki może więc być naturalnym etapem rozwoju biura architektonicznego.

Najważniejsze zalety spółki

Jedną z największych korzyści wynikających z działalności w formie spółki kapitałowej jest ograniczenie odpowiedzialności wspólników.

Co do zasady za zobowiązania odpowiada spółka swoim majątkiem. Dzięki temu majątek prywatny wspólników jest lepiej chroniony niż w przypadku JDG.

Ponadto spółka daje:

• większą wiarygodność w oczach klientów;
• łatwiejsze pozyskiwanie kapitału;
• możliwość przyjęcia nowych wspólników;
• łatwiejsze przekazywanie udziałów;
• większe możliwości skalowania działalności;
• bardziej przejrzystą strukturę organizacyjną;
• lepszą ciągłość biznesu.

W rezultacie spółka może być dobrym rozwiązaniem dla biura, które chce realizować większe projekty i budować długoterminową markę.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

Najczęściej wybieraną spółką kapitałową jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.

Posiada osobowość prawną, dlatego sama zawiera umowy, zatrudnia pracowników, nabywa prawa oraz zaciąga zobowiązania.

Minimalny kapitał zakładowy spółki z o.o. wynosi 5000 zł. Jest to kapitał całej spółki, a nie kwota wymagana osobno od każdego wspólnika.

Spółkę można założyć tradycyjnie u notariusza albo przez system S24. Wybór procedury zależy od tego, jak złożone mają być zapisy umowy spółki.

Odpowiedzialność w spółce z o.o.

Wspólnicy spółki z o.o. co do zasady nie odpowiadają prywatnym majątkiem za jej zobowiązania.

Nie oznacza to jednak całkowitego wyłączenia odpowiedzialności wszystkich osób związanych ze spółką. W określonych sytuacjach odpowiedzialność może objąć członków zarządu, zwłaszcza gdy egzekucja z majątku spółki okaże się bezskuteczna.

Dlatego forma spółki nie zwalnia z obowiązku rzetelnego prowadzenia dokumentacji, terminowego składania wniosków i kontrolowania sytuacji finansowej.

Podatki w spółce

Spółka z o.o. jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych. Podstawowa stawka CIT wynosi 19%.

W określonych warunkach może mieć zastosowanie preferencyjna stawka 9%. Dotyczy ona między innymi małych podatników i wybranych nowych podmiotów, przy spełnieniu ustawowych kryteriów.

Jeżeli zysk zostanie wypłacony wspólnikom jako dywidenda, pojawia się również podatek PIT od tej wypłaty. W klasycznym modelu oznacza to więc opodatkowanie na poziomie spółki, a następnie wspólnika.

Dlatego przed wyborem spółki warto przeprowadzić dokładną kalkulację podatkową.

Estoński CIT dla biura projektowego

Niektóre spółki mogą wybrać ryczałt od dochodów spółek, nazywany estońskim CIT.

W tym modelu podatek jest co do zasady odroczony do momentu wypłaty zysku albo wystąpienia innego zdarzenia podlegającego opodatkowaniu.

Dzięki temu środki pozostające w spółce mogą być przeznaczane na rozwój, zatrudnienie specjalistów, nowe oprogramowanie lub sprzęt.

Jednak skorzystanie z estońskiego CIT wymaga spełnienia określonych warunków. Dlatego wybór tej formy powinien zostać poprzedzony analizą struktury spółki i planowanego sposobu korzystania z wypracowanych zysków.

Wady prowadzenia działalności w formie spółki

Spółka daje większe możliwości, jednak wiąże się również z dodatkowymi obowiązkami.

Do najważniejszych wad należą:

• bardziej złożona rejestracja;
• koszty założenia i obsługi;
• obowiązek prowadzenia pełnej księgowości;
• konieczność składania sprawozdań finansowych;
• większa liczba formalności korporacyjnych;
• obowiązek podejmowania i dokumentowania uchwał;
• możliwe podwójne opodatkowanie zysku;
• większa odpowiedzialność członków zarządu za niektóre zaniedbania.

Dlatego prowadzenie spółki wymaga dobrej organizacji oraz profesjonalnej obsługi księgowej.

Pełna księgowość w spółce

Spółki kapitałowe mają obowiązek prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych niezależnie od wysokości przychodów.

Obsługa obejmuje między innymi:

• prowadzenie dziennika i księgi głównej;
• ewidencję środków trwałych;
• prowadzenie rozrachunków;
• rozliczenia VAT i CIT;
• sporządzanie sprawozdań finansowych;
• przygotowywanie deklaracji i plików JPK;
• uzgadnianie sald;
• rozliczanie wynagrodzeń wspólników i zarządu.

Kompleksową księgowość dla biur architektonicznych i projektowych oferuje GroupEuroService.

Wizerunek firmy i pozyskiwanie kontraktów

Forma prawna nie powinna być wybierana wyłącznie na podstawie podatków. Ważne jest również to, jak firma jest postrzegana przez inwestorów, klientów i partnerów biznesowych.

JDG może w zupełności wystarczyć przy mniejszych projektach oraz współpracy z klientami indywidualnymi.

Natomiast spółka często budzi większe zaufanie przy dużych kontraktach, zamówieniach publicznych i wieloletniej współpracy z deweloperami.

Ponadto łatwiej pokazać strukturę zespołu, podział odpowiedzialności i ciągłość działania niezależną od jednej osoby.

Ubezpieczenie odpowiedzialności zawodowej

Niezależnie od formy prawnej biuro architektoniczne powinno zadbać o odpowiednią ochronę ubezpieczeniową.

Ograniczona odpowiedzialność wspólników w spółce nie zastępuje ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej. Błędy projektowe mogą bowiem prowadzić do roszczeń o wysokiej wartości.

Dlatego przy wyborze formy działalności warto jednocześnie przeanalizować:

• zakres obowiązkowego ubezpieczenia zawodowego;
• dodatkowe ubezpieczenie działalności firmy;
• limity odpowiedzialności;
• wyłączenia w polisie;
• wartość realizowanych inwestycji;
• odpowiedzialność podwykonawców.

Zatrudnianie pracowników i współpraca z projektantami

Rozwijające się biuro architektoniczne często zatrudnia projektantów, asystentów, kosztorysantów i pracowników administracyjnych.

Ponadto może współpracować z konstruktorami, instalatorami i rzeczoznawcami w modelu B2B.

Forma prawna nie przesądza o możliwości zatrudniania pracowników. Zarówno JDG, jak i spółka mogą być pracodawcą.

Jednak przy większej liczbie osób spółka często daje bardziej uporządkowaną strukturę organizacyjną. Jednocześnie rośnie znaczenie profesjonalnej obsługi kadrowo-płacowej.

GroupEuroService oferuje również outsourcing kadr i płac, który może obejmować naliczanie wynagrodzeń, rozliczenia ZUS i prowadzenie dokumentacji pracowniczej.

Jak porównać JDG i spółkę?

Przed podjęciem decyzji warto przygotować porównanie dopasowane do rzeczywistej sytuacji biura.

Analiza powinna obejmować:

• prognozowane przychody i koszty;
• planowany dochód właścicieli;
• wysokość podatków i składek;
• koszt obsługi księgowej;
• zakres odpowiedzialności;
• sposób wypłacania pieniędzy z firmy;
• plan zatrudnienia;
• potrzebę pozyskania wspólnika;
• wartość kontraktów;
• planowane inwestycje.

Dopiero takie zestawienie pozwala ocenić rzeczywiste korzyści i koszty obu wariantów.

Kiedy warto pozostać przy JDG?

JDG może być dobrym rozwiązaniem, gdy:

• biuro dopiero zaczyna działalność;
• właściciel działa samodzielnie;
• wartość kontraktów nie jest bardzo wysoka;
• nie ma potrzeby pozyskiwania inwestorów;
• uproszczona księgowość jest wystarczająca;
• przedsiębiorcy zależy na minimum formalności;
• ryzyko biznesowe jest ograniczone.

W takim przypadku JDG daje elastyczność i pozwala ograniczyć koszty administracyjne.

Kiedy warto przejść na spółkę?

Spółka może być lepsza, gdy:

• rośnie wartość realizowanych projektów;
• pojawiają się nowi wspólnicy;
• firma zatrudnia większy zespół;
• potrzebne jest zewnętrzne finansowanie;
• przedsiębiorca chce ograniczyć osobistą odpowiedzialność;
• biuro uczestniczy w dużych przetargach;
• zysk ma być reinwestowany;
• ważna jest możliwość sprzedaży udziałów w przyszłości.

Nie trzeba jednak czekać, aż JDG stanie się poważnym ograniczeniem. Zmianę formy warto zaplanować odpowiednio wcześniej.

Jak GroupEuroService pomaga wybrać formę działalności?

Wybór JDG albo spółki powinien uwzględniać nie tylko aktualne podatki, lecz także plany rozwojowe i poziom ryzyka.

GroupEuroService może pomóc między innymi w:

• porównaniu kosztów obu form;
• analizie możliwych form opodatkowania;
• przygotowaniu prognozy podatkowej;
• rejestracji działalności;
• założeniu spółki;
• prowadzeniu uproszczonej księgowości;
• prowadzeniu pełnych ksiąg rachunkowych;
• rozliczeniach VAT, PIT i CIT;
• obsłudze kadrowo-płacowej;
• przekształceniu JDG w spółkę.

Dzięki temu przedsiębiorca może podjąć decyzję na podstawie konkretnych wyliczeń, a nie tylko ogólnych opinii.

Księgowość dla biur architektonicznych i projektowych

Branża architektoniczna ma własną specyfikę. Rozliczenia obejmują między innymi zaliczki, projekty realizowane etapami, współpracę z podwykonawcami, koszty oprogramowania i wyposażenia oraz przychody uzależnione od odbioru kolejnych części dokumentacji.

Dlatego księgowość powinna uwzględniać rzeczywisty model działania biura.

Wsparcie może obejmować:

• rozliczanie projektów i etapów prac;
• ewidencję zaliczek;
• rozliczanie podwykonawców;
• księgowanie licencji i oprogramowania;
• rozliczanie sprzętu komputerowego;
• ewidencję środków trwałych;
• rozliczenia samochodów firmowych;
• rozliczenia międzynarodowe;
• kontrolę należności;
• przygotowywanie raportów finansowych.

Dlatego zarówno JDG, jak i spółka mogą skorzystać z kompleksowego wsparcia GroupEuroService.

JDG czy spółka – podsumowanie

Jednoosobowa działalność gospodarcza jest prostsza, tańsza w obsłudze i daje dużą swobodę podejmowania decyzji. Dlatego dobrze sprawdza się na początku działalności oraz przy mniejszej skali projektów.

Spółka wiąże się natomiast z większą liczbą formalności i obowiązkiem prowadzenia pełnej księgowości. Jednocześnie zapewnia większe możliwości rozwoju, ułatwia pozyskanie wspólników oraz pozwala lepiej oddzielić majątek prywatny od firmowego.

Ostateczny wybór powinien zależeć od wartości kontraktów, skali działalności, sposobu wypłacania zysków, poziomu ryzyka i planów rozwojowych.

Dlatego przed podjęciem decyzji warto skonsultować się ze specjalistami. GroupEuroService wspiera biura architektoniczne i projektowe na etapie zakładania działalności, wyboru formy opodatkowania, prowadzenia księgowości oraz dalszego rozwoju.

Dzięki temu właściciele mogą skoncentrować się na projektowaniu, pozyskiwaniu klientów i budowaniu marki, natomiast kwestie księgowe oraz podatkowe pozostawić doświadczonemu zespołowi.