Biuro rachunkowe dla firm z sektora HoReCa. Działaj efektywniej i pewniej

Prowadzenie hotelu, restauracji, pensjonatu albo firmy cateringowej wymaga jednoczesnego zarządzania wieloma obszarami. Trzeba dbać o jakość obsługi, atrakcyjną ofertę, wyposażenie, zapasy, dostawców oraz zadowolenie klientów. Ponadto przedsiębiorcy działający w sektorze HoReCa muszą prawidłowo rozliczać sprzedaż, podatki, pracowników i liczne koszty operacyjne. Dlatego coraz więcej firm przekazuje księgowość zewnętrznym specjalistom. Profesjonalne biuro rachunkowe pozwala ograniczyć ryzyko błędów, usprawnić zarządzanie finansami i skoncentrować się na rozwoju działalności.

Branża HoReCa należy do sektorów szczególnie wymagających pod względem organizacyjnym i finansowym. Duża liczba transakcji, sezonowe wahania sprzedaży, różne kanały płatności oraz częste zmiany zatrudnienia sprawiają, że standardowa obsługa księgowa może okazać się niewystarczająca.

Dlatego warto korzystać ze wsparcia zespołu, który rozumie specyfikę hoteli, restauracji, kawiarni i firm cateringowych. GroupEuroService zapewnia kompleksową obsługę księgową, podatkową oraz kadrowo-płacową, dopasowaną do modelu działania konkretnego przedsiębiorstwa.

Dlaczego branża HoReCa potrzebuje specjalistycznej księgowości?

Firmy z sektora HoReCa funkcjonują inaczej niż typowe przedsiębiorstwa usługowe. Sprzedaż prowadzona jest często przez wiele kanałów, natomiast koszty powstają niemal każdego dnia.

Restauracja może przyjmować płatności gotówkowe, kartą, przez aplikacje mobilne i platformy dostawcze. Hotel z kolei rozlicza rezerwacje bezpośrednie, portale pośredniczące, zaliczki oraz dodatkowe usługi oferowane gościom.

W rezultacie księgowość musi uwzględniać między innymi:

• dużą liczbę dokumentów sprzedażowych;
• różne kanały płatności;
• rozliczenia zaliczek i rezerwacji;
• sprzedaż przez platformy zewnętrzne;
• zakupy produktów spożywczych i wyposażenia;
• straty magazynowe i zużycie towarów;
• sezonowe zmiany przychodów;
• różne formy zatrudnienia personelu;
• rozliczenia podatkowe właściwe dla określonych usług i produktów.

Dlatego obsługa finansowa powinna być nie tylko poprawna, lecz także dostosowana do realnego sposobu działania firmy.

Sezonowość w hotelarstwie i gastronomii

Jednym z największych wyzwań sektora HoReCa jest sezonowość. Restauracje i hotele nad morzem osiągają najwyższe przychody przede wszystkim latem. Z kolei obiekty położone w górach mogą notować największe obłożenie zimą, podczas ferii oraz długich weekendów.

Po zakończeniu sezonu sprzedaż często znacząco spada. Jednocześnie część kosztów pozostaje na podobnym poziomie. Dotyczy to między innymi czynszu, leasingów, ubezpieczeń, wynagrodzeń stałego personelu czy opłat za media.

Dlatego sezonowość należy uwzględnić podczas:

• planowania budżetu;
• zarządzania płynnością finansową;
• ustalania poziomu zatrudnienia;
• planowania zakupów i zapasów;
• negocjowania terminów płatności;
• tworzenia rezerw finansowych;
• planowania inwestycji.

Profesjonalne biuro rachunkowe może przygotowywać zestawienia pokazujące zmiany przychodów i kosztów w poszczególnych miesiącach. Dzięki temu właściciel lepiej ocenia sytuację firmy i wcześniej przygotowuje się na słabszy okres.

Duża rotacja pracowników i sezonowe zatrudnienie

Sezonowość wpływa również na liczbę zatrudnionych osób. W okresie zwiększonego ruchu firmy potrzebują dodatkowych kelnerów, kucharzy, recepcjonistów, pokojowych, kierowców czy pracowników obsługi wydarzeń.

Natomiast po sezonie część umów zostaje zakończona, a liczba godzin pracy może się zmniejszyć. W rezultacie działy kadrowe muszą sprawnie obsługiwać dużą liczbę zmian.

Personel może wykonywać pracę na podstawie:

• umowy o pracę;
• umowy zlecenia;
• umowy o dzieło w dopuszczalnych przypadkach;
• kontraktu menedżerskiego;
• współpracy B2B;
• umowy z pracownikiem tymczasowym.

Każda z tych form oznacza inne obowiązki podatkowe, składkowe i dokumentacyjne. Dlatego dobór umowy powinien odpowiadać rzeczywistemu sposobowi wykonywania obowiązków.

Czas pracy w branży HoReCa

Restauracje i hotele działają często wieczorami, w weekendy oraz podczas świąt. Z tego powodu ewidencja czasu pracy wymaga szczególnej dokładności.

Należy prawidłowo rozliczać między innymi:

• pracę w godzinach nadliczbowych;
• pracę w porze nocnej;
• dyżury;
• pracę w niedziele i święta;
• czas odpoczynku dobowego i tygodniowego;
• urlopy wypoczynkowe;
• zwolnienia lekarskie;
• równoważne systemy czasu pracy.

Nieprawidłowości mogą prowadzić do roszczeń pracowników oraz problemów podczas kontroli. Dlatego warto przekazać ten obszar specjalistom, którzy na bieżąco monitorują przepisy prawa pracy.

Outsourcing kadr i płac dla hoteli i restauracji

GroupEuroService może przejąć kompleksową obsługę zatrudnienia. Dzięki temu właściciel nie musi samodzielnie przygotowywać list płac ani kontrolować wszystkich terminów.

Zakres usług może obejmować:

• przygotowywanie umów i dokumentacji pracowniczej;
• naliczanie wynagrodzeń;
• rozliczanie premii i dodatków;
• prowadzenie ewidencji czasu pracy;
• rozliczanie urlopów i absencji;
• przygotowywanie deklaracji ZUS;
• zgłaszanie i wyrejestrowywanie pracowników;
• sporządzanie informacji PIT-11;
• obsługę dokumentów związanych z zakończeniem zatrudnienia.

W rezultacie przedsiębiorca zyskuje pewność, że wynagrodzenia i składki są rozliczane prawidłowo oraz terminowo.

Różne stawki VAT w gastronomii i hotelarstwie

Jednym z bardziej złożonych zagadnień jest prawidłowe stosowanie stawek VAT. W zależności od rodzaju produktu lub usługi mogą obowiązywać różne zasady.

Znaczenie ma między innymi to, czy firma sprzedaje gotowe danie, produkt spożywczy, napój, alkohol, usługę cateringową, usługę hotelową albo pakiet obejmujący kilka świadczeń.

Dlatego każdą kategorię sprzedaży należy prawidłowo przypisać w systemie kasowym i księgowym. Błędna stawka może prowadzić do zaległości podatkowych, korekt oraz odsetek.

Profesjonalna obsługa księgowa pomaga:

• zweryfikować stosowane stawki VAT;
• prawidłowo sklasyfikować sprzedaż;
• rozliczyć usługi złożone;
• przygotować ewidencję VAT;
• sporządzić deklaracje i pliki JPK;
• wyjaśnić nieprawidłowości przed urzędem.

Zaliczki na rezerwacje i przedpłaty

W hotelarstwie oraz cateringu powszechne są zaliczki pobierane przed wykonaniem usługi. Mogą dotyczyć rezerwacji noclegu, organizacji wesela, konferencji, przyjęcia albo dużego zamówienia cateringowego.

Otrzymanie wpłaty może powodować określone skutki podatkowe. Dlatego należy właściwie ustalić moment powstania obowiązku podatkowego oraz prawidłowo wystawić dokument sprzedaży.

Dodatkowe komplikacje pojawiają się, gdy:

• klient odwołuje rezerwację;
• firma zwraca całość albo część wpłaty;
• przedpłata zostaje zatrzymana;
• zmienia się zakres zamówionej usługi;
• ostateczna cena różni się od pierwotnej;
• rezerwacji dokonano przez platformę pośredniczącą.

Każdą taką operację trzeba poprawnie zaksięgować. Dzięki temu rozliczenia sprzedaży pozostają zgodne z dokumentacją oraz rzeczywistym przebiegiem transakcji.

Kasy fiskalne, terminale i systemy POS

Firmy HoReCa prowadzą zwykle bardzo dużą liczbę transakcji. Dlatego korzystają z kas fiskalnych, terminali płatniczych oraz systemów POS wspierających sprzedaż i zarządzanie zamówieniami.

Dane z tych narzędzi powinny być spójne z księgowością. Trzeba więc regularnie porównywać:

• raporty dobowe i miesięczne z kas;
• sprzedaż z systemu POS;
• wpłaty gotówkowe;
• rozliczenia terminali;
• przelewy bankowe;
• sprzedaż przez aplikacje;
• prowizje pobierane przez pośredników;
• faktury wystawiane klientom.

Jeżeli dane nie są prawidłowo uzgadniane, mogą powstawać różnice między raportowaną sprzedażą a rzeczywistymi wpływami. Dlatego automatyzację należy połączyć z regularną kontrolą.

Sprzedaż przez platformy rezerwacyjne i dostawcze

Hotele korzystają z portali rezerwacyjnych, natomiast restauracje współpracują z platformami dostarczającymi jedzenie. Takie rozwiązania zwiększają sprzedaż, jednak jednocześnie komplikują rozliczenia.

Platforma może pobierać prowizję, opłatę marketingową, koszt obsługi płatności albo inne należności. Ponadto pieniądze trafiają na rachunek przedsiębiorcy po potrąceniu określonych kwot.

Dlatego nie wystarczy zaksięgować samego przelewu. Trzeba również uwzględnić:

• pełną wartość sprzedaży;
• pobraną prowizję;
• podatek VAT;
• korekty i anulowane rezerwacje;
• promocje finansowane przez platformę;
• zwroty dla klientów;
• różnice walutowe przy współpracy zagranicznej.

Profesjonalne biuro rachunkowe pomaga prawidłowo rozliczać raporty otrzymywane od pośredników oraz uzgadniać je z wpływami na rachunku bankowym.

Kontrola gotówki w restauracji i hotelu

Mimo rosnącej popularności płatności bezgotówkowych część klientów nadal korzysta z gotówki. Dlatego firmy powinny posiadać jasne procedury dotyczące jej przyjmowania, przechowywania i wpłacania do banku.

Należy regularnie porównywać stan kasy z raportami sprzedaży. Ponadto warto określić, kto odpowiada za rozliczenie zmiany oraz w jaki sposób dokumentowane są ewentualne różnice.

Dobra organizacja ogranicza ryzyko pomyłek, nadużyć oraz braków kasowych. Jednocześnie ułatwia przygotowanie dokumentacji podczas kontroli.

Rozliczanie napiwków

Napiwki są charakterystycznym elementem branży gastronomicznej i hotelarskiej. Mogą być przekazywane bezpośrednio pracownikowi, pozostawiane w gotówce albo doliczane do rachunku i opłacane kartą.

Sposób ich rozliczenia zależy od organizacji przyjętej w firmie. Dlatego warto ustalić jasne zasady dotyczące:

• ewidencjonowania napiwków;
• podziału środków między pracowników;
• wypłaty napiwków bezgotówkowych;
• rozliczeń podatkowych;
• dokumentowania przekazanych kwot.

Dzięki temu pracownicy wiedzą, jak działa system, natomiast przedsiębiorca ogranicza ryzyko nieprawidłowości.

Kontrola zapasów i gospodarka magazynowa

W gastronomii duże znaczenie ma zarządzanie magazynem. Produkty spożywcze mają ograniczony termin przydatności, natomiast ich ceny mogą szybko się zmieniać.

Dlatego warto kontrolować:

• stan zapasów;
• zużycie produktów;
• straty i ubytki;
• różnice inwentaryzacyjne;
• terminy przydatności;
• koszt składników poszczególnych dań;
• wartość zakupów od konkretnych dostawców.

Połączenie danych magazynowych z informacjami księgowymi pozwala ocenić rzeczywisty koszt sprzedaży oraz rentowność menu.

Food cost i rentowność menu

Sama wysoka sprzedaż nie oznacza jeszcze wysokiego zysku. Dlatego restauracje powinny regularnie analizować food cost, czyli udział kosztu składników w cenie sprzedaży dania.

Analiza pozwala sprawdzić:

• które potrawy generują najwyższą marżę;
• które pozycje są nierentowne;
• czy ceny odpowiadają aktualnym kosztom produktów;
• czy dostawcy oferują konkurencyjne warunki;
• czy wielkość porcji jest prawidłowa;
• czy występują nadmierne straty.

Dzięki raportom finansowym właściciel może podejmować decyzje na podstawie danych, a nie tylko intuicji.

Wysokie koszty prowadzenia działalności

Branża HoReCa ponosi wiele kosztów stałych i zmiennych. Należą do nich między innymi:

• czynsz;
• energia elektryczna i gaz;
• woda;
• zakup produktów spożywczych;
• wynagrodzenia;
• leasing sprzętu;
• serwis urządzeń;
• środki czystości;
• marketing;
• prowizje platform;
• ubezpieczenia;
• wyposażenie pokoi i sal.

Dlatego szczegółowa analiza kosztów jest niezbędna do prawidłowego ustalania cen oraz marży.

Biuro rachunkowe może przygotowywać regularne raporty pokazujące strukturę wydatków. W rezultacie przedsiębiorca łatwiej identyfikuje obszary, w których można wdrożyć oszczędności.

Rozliczanie zakupów i współpracy z dostawcami

Restauracje, hotele i firmy cateringowe współpracują z wieloma dostawcami. Faktury dotyczą produktów spożywczych, napojów, chemii, tekstyliów, wyposażenia czy usług serwisowych.

Dlatego konieczne jest sprawne kontrolowanie:

• terminów płatności;
• warunków handlowych;
• rabatów;
• faktur korygujących;
• zgodności dostawy z dokumentem;
• przeterminowanych zobowiązań;
• duplikatów dokumentów;
• zmian cen.

Dzięki uporządkowanemu obiegowi dokumentów firma ogranicza ryzyko opóźnień i podwójnych płatności. Ponadto łatwiej ocenia, którzy dostawcy oferują najkorzystniejsze warunki.

Inwestycje i wyposażenie obiektu

Firmy HoReCa regularnie inwestują w sprzęt kuchenny, meble, systemy rezerwacyjne, klimatyzację, wyposażenie pokoi czy modernizację lokalu.

Takie wydatki mogą wymagać ujęcia jako środki trwałe i rozliczania poprzez amortyzację. Inne natomiast mogą zostać zaliczone bezpośrednio do kosztów.

Dlatego przed większym zakupem warto skonsultować jego skutki podatkowe. Odpowiednie zaplanowanie inwestycji może wpłynąć na wysokość zobowiązań podatkowych oraz płynność finansową.

Księgowość dla różnych form działalności HoReCa

Firmy z branży mogą działać jako jednoosobowe działalności gospodarcze, spółki cywilne, spółki osobowe albo spółki kapitałowe.

Każda forma oznacza inne obowiązki księgowe i podatkowe. Dlatego zakres obsługi może obejmować:

• prowadzenie KPiR;
• prowadzenie ksiąg rachunkowych;
• rozliczanie ryczałtu;
• rozliczenia PIT i CIT;
• ewidencję VAT;
• przygotowywanie sprawozdań finansowych;
• obsługę JPK;
• rozliczenia wspólników;
• raportowanie zarządcze.

Dlatego usługa powinna zostać dopasowana do formy prawnej, skali sprzedaży oraz planów rozwojowych przedsiębiorstwa.

Dlaczego outsourcing księgowości się opłaca?

Utworzenie własnego działu księgowego wiąże się z kosztami zatrudnienia, szkoleń, oprogramowania oraz organizacji zastępstw. Ponadto firma musi na bieżąco monitorować zmiany w prawie podatkowym i rachunkowym.

Outsourcing pozwala uniknąć części tych wydatków. Jednocześnie przedsiębiorca otrzymuje dostęp do zespołu posiadającego wiedzę z różnych obszarów.

Najważniejsze korzyści to:

• ograniczenie kosztów administracyjnych;
• większe bezpieczeństwo podatkowe;
• terminowe rozliczenia;
• dostęp do specjalistów;
• ciągłość obsługi;
• wsparcie podczas kontroli;
• bieżące raportowanie;
• możliwość dopasowania zakresu usług.

Jak GroupEuroService wspiera firmy HoReCa?

GroupEuroService oferuje kompleksową księgowość dla firm działających w gastronomii, hotelarstwie oraz cateringu.

Wsparcie może obejmować między innymi:

• prowadzenie księgowości uproszczonej i pełnej;
• rozliczenia VAT, PIT i CIT;
• kontrolę dokumentów sprzedażowych i zakupowych;
• rozliczanie kas fiskalnych i terminali;
• obsługę platform rezerwacyjnych i dostawczych;
• ewidencję środków trwałych;
• przygotowywanie raportów finansowych;
• obsługę kadrowo-płacową;
• wsparcie podczas kontroli;
• bieżące doradztwo podatkowe.

Ponadto zakres współpracy może zmieniać się wraz z rozwojem przedsiębiorstwa. Dzięki temu firma otrzymuje dokładnie takie wsparcie, jakiego potrzebuje na danym etapie działalności.

Księgowość dla HoReCa – postaw na pewność i rozwój

Prowadzenie hotelu, restauracji albo firmy cateringowej wymaga koncentracji na klientach, jakości usług i codziennej organizacji pracy. Jednocześnie złożone rozliczenia, duża liczba transakcji oraz częste zmiany kadrowe mogą zajmować wiele czasu.

Dlatego warto przekazać księgowość zewnętrznym specjalistom. GroupEuroService pomaga prawidłowo rozliczać sprzedaż, podatki, koszty oraz wynagrodzenia pracowników.

Dzięki profesjonalnej obsłudze właściciel otrzymuje rzetelne informacje o kondycji finansowej firmy. Ponadto może szybciej reagować na zmiany kosztów, sezonowość i sytuację na rynku.

Outsourcing księgowości oznacza więc nie tylko mniej formalności, lecz także większe bezpieczeństwo, sprawniejsze zarządzanie oraz lepsze warunki do dalszego rozwoju biznesu w sektorze HoReCa.