Ulga na złe długi. Sprawdź, czy możesz z niej skorzystać

Opóźnienia w płatnościach od kontrahentów to poważny problem dla wielu przedsiębiorców. Firma wykonała usługę albo dostarczyła towar, wystawiła fakturę i rozliczyła podatki, jednak należność nie wpłynęła na jej konto. W takiej sytuacji pomocna może być ulga na złe długi. Pozwala ona skorygować VAT, a także odpowiednio zmniejszyć podstawę opodatkowania w PIT lub CIT. Dzięki temu przedsiębiorca nie musi ponosić pełnego ciężaru podatkowego związanego z przychodem, którego faktycznie nie otrzymał.

Brak zapłaty może wynikać z problemów finansowych kontrahenta, zaniedbań organizacyjnych albo sporu dotyczącego wykonania umowy. Niekiedy jest również świadomym działaniem dłużnika, który próbuje jak najdłużej korzystać z pieniędzy należnych innej firmie.

Bez względu na przyczynę opóźnienia przedsiębiorca nie powinien pozostawać bierny. Oprócz przypomnień, wezwania do zapłaty i działań windykacyjnych może bowiem wykorzystać rozwiązania przewidziane w przepisach podatkowych.

Czym jest ulga na złe długi?

Ulga na złe długi to mechanizm, który pozwala odpowiednio skorygować rozliczenia podatkowe dotyczące niezapłaconej faktury.

W przypadku VAT wierzyciel może zmniejszyć podstawę opodatkowania oraz kwotę podatku należnego. Natomiast w podatku dochodowym może pomniejszyć podstawę opodatkowania albo zwiększyć poniesioną stratę o wartość nieuregulowanej wierzytelności.

W praktyce ulga może więc ograniczyć obciążenie podatkowe przedsiębiorcy, który:

• sprzedał towar albo wykonał usługę;
• wystawił fakturę;
• wykazał przychód i rozliczył podatek;
• nie otrzymał zapłaty w ustalonym terminie.

Należy jednak pamiętać, że VAT oraz podatek dochodowy podlegają odrębnym regulacjom. Dlatego spełnienie warunków ulgi trzeba zweryfikować oddzielnie dla każdego podatku.

Dlaczego podatek trzeba zapłacić mimo braku należności?

W większości przypadków przedsiębiorcy rozpoznają przychód podatkowy niezależnie od tego, czy kontrahent rzeczywiście zapłacił fakturę. Przychodem są bowiem również kwoty należne, które nie wpłynęły jeszcze na rachunek sprzedawcy.

Podobna sytuacja występuje w VAT. Co do zasady obowiązek podatkowy powstaje w związku z dostawą towaru albo wykonaniem usługi, a nie dopiero po otrzymaniu pieniędzy.

W rezultacie przedsiębiorca może znaleźć się w trudnej sytuacji. Nie tylko nie dostał wynagrodzenia, ale dodatkowo musi sfinansować podatek z własnych środków. Właśnie dlatego przepisy przewidują możliwość dokonania korekty.

Ulga na złe długi w VAT

Podatnik VAT, który nie otrzymał zapłaty za sprzedaż dokonaną na terytorium Polski, może skorygować podstawę opodatkowania oraz należny VAT. Warunkiem jest uprawdopodobnienie nieściągalności wierzytelności.

Nieściągalność uznaje się za uprawdopodobnioną, jeżeli należność nie została uregulowana ani zbyta w ciągu 90 dni od terminu płatności określonego w umowie lub na fakturze.

Przykładowo, jeśli termin płatności przypadał 10 marca, okres 90 dni liczy się od następnego dnia. Po jego upływie wierzyciel może zweryfikować możliwość zastosowania korekty w odpowiednim rozliczeniu VAT.

Warunki skorzystania z ulgi w VAT

Aby wierzyciel mógł skorzystać z ulgi, muszą zostać spełnione ustawowe warunki.

• Od terminu płatności musi upłynąć co najmniej 90 dni.
• Do dnia złożenia rozliczenia wierzytelność nie może zostać uregulowana ani zbyta.
• Na dzień poprzedzający dokonanie korekty wierzyciel powinien być czynnym podatnikiem VAT.
• Od końca roku, w którym wystawiono fakturę, nie mogą upłynąć więcej niż trzy lata.

Warunki należy oceniać łącznie. Dlatego samo przekroczenie 90 dni nie zawsze oznacza, że korekta może zostać zastosowana automatycznie.

Skorzystanie z ulgi przez wierzyciela jest prawem, a nie obowiązkiem. Mimo to warto monitorować przeterminowane należności, ponieważ przekroczenie trzyletniego limitu może pozbawić firmę możliwości odzyskania rozliczonego VAT.

Jak wykazać ulgę w JPK_V7?

Korektę rozlicza się w pliku JPK_V7M albo JPK_V7K za okres, w którym upłynął 90. dzień od ustalonego terminu płatności.

W ewidencji należy wskazać dane pozwalające powiązać korektę z konkretnym dokumentem. Uwzględnia się między innymi podstawę opodatkowania, kwotę podatku oraz termin płatności wynikający z faktury lub umowy.

Korekta zmniejszająca VAT powinna obejmować wyłącznie tę część należności, która pozostała niezapłacona. Jeżeli kontrahent opłacił część faktury, ulga może dotyczyć pozostałej kwoty.

Prawidłowe przygotowanie ewidencji jest szczególnie ważne po wdrożeniu nowych struktur JPK i KSeF. Dlatego warto korzystać z systemu księgowego, który umożliwia sprawne powiązanie płatności z fakturami oraz kontrolowanie terminów.

Co się stanie, gdy dłużnik zapłaci po zastosowaniu ulgi?

Zastosowanie ulgi nie oznacza definitywnego usunięcia VAT z rozliczeń. Jeżeli kontrahent później ureguluje należność, wierzyciel musi ponownie zwiększyć podstawę opodatkowania i podatek należny.

Korekty dokonuje się w rozliczeniu za okres, w którym firma otrzymała zapłatę. Natomiast w przypadku częściowego uregulowania faktury zwiększenie obejmuje wyłącznie zapłaconą część.

Taki sam obowiązek może powstać, gdy wierzytelność zostanie zbyta, na przykład sprzedana firmie windykacyjnej albo przekazana w ramach faktoringu.

Obowiązki dłużnika w VAT

Ulga na złe długi dotyczy nie tylko wierzyciela. Określone obowiązki ma również firma, która odliczyła VAT z faktury zakupowej, ale jej nie opłaciła.

Jeżeli należność nie została uregulowana w ciągu 90 dni od terminu płatności, dłużnik powinien skorygować odliczony podatek naliczony. Korektę wykazuje w rozliczeniu za okres, w którym upłynął 90. dzień.

Dłużnik nie musi jej dokonywać, jeżeli zapłaci najpóźniej w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego, w którym minęło 90 dni od terminu płatności.

Jeżeli należność została opłacona tylko częściowo, korekta obejmuje VAT przypadający na niezapłaconą część.

Po późniejszym uregulowaniu zobowiązania dłużnik odzyskuje prawo do ponownego zwiększenia podatku naliczonego. Robi to w rozliczeniu za okres, w którym dokonał płatności.

Ulga na złe długi w PIT i CIT

Niezapłacona faktura może zostać uwzględniona również przy rozliczaniu podatku dochodowego. Mechanizm ten dotyczy zarówno podatników PIT prowadzących działalność gospodarczą, jak i podmiotów rozliczających CIT.

Wierzyciel może zmniejszyć podstawę opodatkowania o wartość wierzytelności, która:

• została wcześniej zaliczona do przychodów należnych;
• nie została uregulowana ani zbyta;
• pozostaje niezapłacona przez co najmniej 90 dni od terminu płatności.

Jeżeli przedsiębiorca wykazuje stratę, może ją odpowiednio zwiększyć o wartość kwalifikującej się wierzytelności.

Nie zawsze oznacza to natychmiastowy zwrot podatku z urzędu skarbowego. Efekt zależy między innymi od wysokości dochodu, poniesionej straty i sposobu rozliczania zaliczek. Ulga może jednak realnie zmniejszyć bieżące albo roczne zobowiązanie podatkowe.

Ulga w podatku dochodowym a obowiązki dłużnika

Także w PIT i CIT mechanizm działa po obu stronach transakcji.

Wierzyciel ma prawo zmniejszyć podstawę opodatkowania albo zwiększyć stratę. Natomiast dłużnik, który zaliczył wydatek do kosztów, ale nie zapłacił faktury przez 90 dni, ma obowiązek odpowiednio zwiększyć podstawę opodatkowania albo zmniejszyć wykazaną stratę.

Jeżeli dłużnik później zapłaci zobowiązanie, może ponownie uwzględnić jego wartość w rozliczeniu podatkowym. Równocześnie wierzyciel, który odzyska należność, powinien odwrócić wcześniejszą korektę.

Jak liczyć termin 90 dni?

Termin liczy się od dnia następującego po terminie płatności wskazanym na fakturze lub w umowie. Dlatego ważne jest, aby dokumenty jednoznacznie określały datę zapłaty.

Przykładowo faktura została wystawiona 2 kwietnia, a termin płatności ustalono na 16 kwietnia. Pierwszym dniem okresu jest 17 kwietnia. Po upływie 90 dni należy sprawdzić, czy należność pozostaje nieuregulowana i czy spełnione są pozostałe warunki zastosowania ulgi.

Jeżeli strony zmieniły termin płatności, na przykład w drodze aneksu albo porozumienia, trzeba uwzględnić nową datę. Zmiana powinna być jednak rzeczywista, odpowiednio udokumentowana i dokonana przed upływem pierwotnego terminu albo w sposób, który nie budzi wątpliwości co do intencji stron.

Częściowa zapłata a ulga na złe długi

Nie każda zaległość dotyczy całej wartości faktury. Kontrahent może zapłacić część należności, pozostawiając nieuregulowaną pozostałą kwotę.

W takiej sytuacji ulga obejmuje wyłącznie niezapłaconą część. Podobnie dłużnik powinien skorygować VAT oraz koszty podatkowe jedynie w zakresie pozostałego zobowiązania.

Przykładowo faktura opiewa na 12 300 zł brutto, w tym 2 300 zł VAT. Jeżeli kontrahent zapłacił połowę, korekta może objąć połowę podstawy opodatkowania i połowę VAT.

Dlatego system księgowy powinien umożliwiać przypisywanie częściowych wpłat do konkretnych faktur. Bez tego łatwo o błędne ustalenie wartości korekty.

Czy ulga obejmuje wierzytelności od konsumentów?

Podstawowy i najprostszy wariant ulgi dotyczy transakcji pomiędzy przedsiębiorcami. Jednak w określonych okolicznościach możliwa jest także korekta dotycząca należności od osoby, która nie jest czynnym podatnikiem VAT.

W takich sytuacjach konieczne może być spełnienie dodatkowych warunków, na przykład:

• potwierdzenie wierzytelności prawomocnym orzeczeniem sądu i skierowanie jej do egzekucji;
• wpisanie wierzytelności do odpowiedniego rejestru długów;
• ogłoszenie upadłości konsumenckiej dłużnika.

Ze względu na dodatkowe wymagania każdy taki przypadek należy analizować indywidualnie. Warto również zgromadzić dokumentację potwierdzającą podjęte działania windykacyjne.

Jakie dokumenty należy zgromadzić?

Prawidłowe zastosowanie ulgi wymaga dokumentów, które potwierdzają istnienie wierzytelności, termin jej zapłaty oraz brak uregulowania.

Przydatne mogą być między innymi:

• faktura sprzedażowa;
• umowa lub zamówienie;
• potwierdzenie wykonania usługi albo dostarczenia towaru;
• protokół odbioru;
• korespondencja z kontrahentem;
• wezwanie do zapłaty;
• potwierdzenie salda;
• wyciągi bankowe;
• porozumienie dotyczące spłaty;
• dokumenty z postępowania windykacyjnego lub sądowego.

Dokumentacja jest ważna nie tylko dla zastosowania ulgi. Może być również potrzebna podczas kontroli albo sporu z dłużnikiem.

Ulga nie zastępuje windykacji

Korekta podatków zmniejsza finansowe skutki braku zapłaty, ale nie powoduje wygaśnięcia wierzytelności. Kontrahent nadal ma obowiązek uregulować należność.

Dlatego równolegle warto podejmować działania windykacyjne. Zależnie od sytuacji mogą one obejmować:

1. wysłanie przypomnienia o płatności;
2. kontakt telefoniczny z kontrahentem;
3. przekazanie formalnego wezwania do zapłaty;
4. ustalenie harmonogramu spłaty;
5. naliczenie odsetek;
6. skorzystanie z pomocy firmy windykacyjnej;
7. skierowanie sprawy do sądu;
8. rozpoczęcie egzekucji komorniczej.

Im szybciej firma reaguje na zaległość, tym większa jest szansa na odzyskanie pieniędzy. Ponadto regularne monitorowanie płatności pozwala odróżnić pojedyncze opóźnienie od narastających problemów finansowych kontrahenta.

Najczęstsze błędy przy rozliczaniu ulgi

Choć mechanizm ulgi wydaje się prosty, w praktyce nietrudno o pomyłkę. Do najczęstszych błędów należą:

• nieprawidłowe obliczenie 90-dniowego terminu;
• objęcie korektą faktury częściowo opłaconej w pełnej wysokości;
• brak sprawdzenia, czy wierzytelność została zbyta;
• pominięcie trzyletniego limitu w VAT;
• zastosowanie ulgi do kwoty, która nie została wcześniej wykazana jako przychód;
• brak odwrócenia korekty po otrzymaniu zapłaty;
• niewykonanie obowiązkowej korekty przez dłużnika;
• nieprawidłowe wykazanie danych w JPK_V7;
• brak dokumentów potwierdzających zasadność korekty;
• brak bieżącego monitorowania należności.

Błąd może prowadzić do konieczności skorygowania deklaracji, zapłaty odsetek oraz złożenia dodatkowych wyjaśnień. Dlatego rozliczenie warto powierzyć doświadczonemu biuru rachunkowemu.

Jak biuro rachunkowe pomaga odzyskać podatek?

Profesjonalne biuro rachunkowe nie powinno ograniczać się wyłącznie do księgowania faktur. Ważnym elementem obsługi jest również kontrola rozrachunków i wychwytywanie dokumentów, których termin płatności został przekroczony.

Wsparcie może obejmować:

• monitorowanie należności i zobowiązań;
• ustalanie daty upływu 90 dni;
• weryfikowanie częściowych płatności;
• sprawdzanie warunków ulgi w VAT, PIT i CIT;
• przygotowanie korekty JPK_V7;
• uwzględnienie ulgi w zaliczkach i zeznaniu rocznym;
• odwrócenie korekty po otrzymaniu zapłaty;
• przygotowanie zestawienia przeterminowanych należności;
• uporządkowanie dokumentacji;
• wsparcie podczas czynności sprawdzających lub kontroli.

Dzięki temu przedsiębiorca nie musi samodzielnie pilnować każdego terminu. Jednocześnie zmniejsza się ryzyko utraty prawa do korekty VAT z powodu przekroczenia ustawowego limitu.

Ulga na złe długi ze wsparciem GroupEuroService

GroupEuroService oferuje przedsiębiorcom kompleksową obsługę rachunkowo-księgową, która obejmuje także monitorowanie rozrachunków i prawidłowe rozliczanie niezapłaconych faktur.

Specjaliści mogą zweryfikować, czy dana należność spełnia warunki ulgi, przygotować niezbędne korekty i dopilnować ich prawidłowego ujęcia w rozliczeniach podatkowych.

Jednocześnie wsparcie może zostać rozszerzone o analizę dokumentacji, doradztwo podatkowe, kontrolę płynności finansowej oraz obsługę kadrowo-płacową.

Zakres współpracy jest dostosowywany do potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa. Dlatego z usług mogą korzystać zarówno osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, jak i spółki rozliczające CIT.

Ulga na złe długi – podsumowanie

Ulga na złe długi pomaga ograniczyć podatkowe konsekwencje faktur, które nie zostały opłacone przez kontrahentów. W VAT wierzyciel może zmniejszyć podstawę opodatkowania i podatek należny. Natomiast w PIT lub CIT może odpowiednio pomniejszyć podstawę opodatkowania albo zwiększyć stratę.

Podstawowe znaczenie ma upływ 90 dni od terminu płatności. Jednak przed dokonaniem korekty trzeba sprawdzić również pozostałe warunki, częściowe wpłaty, status wierzytelności oraz obowiązujące terminy.

Jeżeli należność zostanie później zapłacona, wcześniejszą korektę należy odpowiednio odwrócić. Z kolei dłużnik ma obowiązek skorygować odliczony VAT i koszty dotyczące niezapłaconego zobowiązania.

Współpraca z GroupEuroService pozwala na bieżąco monitorować przeterminowane faktury i w odpowiednim czasie wykorzystywać dostępne rozwiązania podatkowe. Dzięki temu przedsiębiorca może ograniczyć straty, poprawić płynność finansową i skoncentrować się na prowadzeniu oraz rozwoju swojego biznesu.