Rejestr podatników VAT – jak sprawdzić kontrahenta?

Weryfikacja kontrahenta przed zawarciem umowy lub wykonaniem przelewu jest jednym z podstawowych elementów bezpiecznego prowadzenia firmy. Pomaga w tym Wykaz podatników VAT, powszechnie określany jako biała lista VAT. Bezpłatna baza umożliwia sprawdzenie statusu podatkowego przedsiębiorcy, jego podstawowych danych oraz rachunków bankowych zgłoszonych administracji skarbowej. Dzięki temu firma może ograniczyć ryzyko współpracy z nierzetelnym podmiotem, a także uniknąć podatkowych konsekwencji zapłaty na niewłaściwy rachunek.

Biała lista nie jest już zapowiadanym projektem, lecz działającym narzędziem prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Wykaz funkcjonuje od 1 września 2019 r. i jest dostępny bezpłatnie w internecie. Co więcej, korzystanie z niego nie wymaga zakładania konta ani logowania.

Chociaż sprawdzanie każdego kontrahenta nie zawsze jest formalnie obowiązkowe, w praktyce ma ogromne znaczenie. Po pierwsze, pomaga wykazać dochowanie należytej staranności w VAT. Po drugie, pozwala zweryfikować rachunek przed zleceniem większego przelewu. Ponadto może uchronić przedsiębiorcę przed utratą kosztu podatkowego oraz odpowiedzialnością za zaległości VAT dostawcy.

Czym jest Wykaz podatników VAT?

Wykaz podatników VAT to elektroniczna baza zawierająca informacje o podmiotach, które:

są zarejestrowane jako czynni podatnicy VAT;
są zarejestrowane jako podatnicy VAT zwolnieni;
nie zostały zarejestrowane jako podatnicy VAT;
zostały wykreślone z rejestru VAT;
zostały ponownie przywrócone do rejestru.

Wykaz jest nazywany białą listą VAT, ponieważ łączy informacje znajdujące się wcześniej w kilku odrębnych rejestrach. W rezultacie przedsiębiorca może w jednym miejscu sprawdzić zarówno status podatkowy kontrahenta, jak i jego rachunek bankowy.

Bazę prowadzi Szef Krajowej Administracji Skarbowej. Natomiast dane pochodzą między innymi ze zgłoszeń rejestracyjnych i aktualizacyjnych przekazywanych przez przedsiębiorców do CEIDG, KRS oraz urzędów skarbowych.

Jakie informacje zawiera biała lista VAT?

Zakres informacji zależy od statusu danego podmiotu. W wykazie można znaleźć przede wszystkim:

nazwę firmy albo imię i nazwisko przedsiębiorcy;
numer NIP;
numer REGON, jeżeli został nadany;
numer KRS, jeżeli podmiot został wpisany do rejestru;
adres siedziby albo miejsce prowadzenia działalności;
aktualny status rejestracji VAT;
datę rejestracji jako podatnik VAT;
datę odmowy rejestracji, wykreślenia lub przywrócenia;
podstawę prawną odmowy rejestracji albo wykreślenia;
dane osób uprawnionych do reprezentowania wybranych podmiotów;
numery firmowych rachunków bankowych i rachunków w SKOK.

Dzięki temu baza służy nie tylko do sprawdzania numeru rachunku. Pozwala również ocenić, czy podmiot rzeczywiście istnieje, od kiedy jest podatnikiem VAT oraz czy jego status nie uległ niedawno zmianie.

Jak wyszukać kontrahenta?

Kontrahenta można sprawdzić w oficjalnej wyszukiwarce Ministerstwa Finansów. Wystarczy podać jedną z dostępnych informacji:

numer NIP;
numer REGON;
numer rachunku bankowego;
nazwę podmiotu.

Najbardziej jednoznacznym kryterium jest numer NIP. Natomiast sprawdzanie po nazwie może zwrócić więcej wyników, szczególnie gdy podobnym oznaczeniem posługuje się kilka przedsiębiorstw.

Przejdź do Wykazu podatników VAT

Wyszukiwarka umożliwia sprawdzenie danych aktualnych na wybrany dzień. Jest to szczególnie ważne, ponieważ dla skutków podatkowych przelewu liczy się status rachunku w dniu zlecenia płatności, a nie w dniu późniejszego sprawdzania.

Dlaczego warto zachować potwierdzenie weryfikacji?

Po sprawdzeniu kontrahenta system generuje informację o wyniku zapytania. Warto ją zapisać w dokumentacji księgowej albo systemie obsługującym płatności.

Potwierdzenie może mieć znaczenie dowodowe, ponieważ wskazuje:

datę i godzinę sprawdzenia;
dane zweryfikowanego podmiotu;
jego status VAT;
informację, czy rachunek znajdował się w wykazie;
unikalny identyfikator zapytania.

W przypadku późniejszych pytań ze strony urzędu przedsiębiorca może więc wykazać, że przed wykonaniem przelewu zweryfikował odbiorcę oraz numer konta.

Jakie rachunki znajdują się na białej liście?

W wykazie nie pojawia się każdy rachunek używany przez przedsiębiorcę. Ujmowane są przede wszystkim firmowe rachunki rozliczeniowe oraz imienne rachunki w SKOK, które:

zostały otwarte w związku z prowadzoną działalnością;
zostały zgłoszone w CEIDG albo urzędzie skarbowym;
zostały potwierdzone za pośrednictwem systemu STIR.

Dlatego w wykazie co do zasady nie znajdzie się zwykły rachunek oszczędnościowo-rozliczeniowy, czyli prywatny ROR. Problem może więc pojawić się na przykład wtedy, gdy przedsiębiorca prowadzący JDG używa prywatnego konta, które nie ma statusu rachunku firmowego.

Brak rachunku nie zawsze oznacza, że kontrahent działa nieuczciwie. Może bowiem wynikać z nieaktualnych danych, niewłaściwego rodzaju konta albo opóźnienia w przetwarzaniu zgłoszenia. Mimo to przed wykonaniem większej płatności warto poprosić kontrahenta o wyjaśnienie sytuacji.

Jak dodać rachunek do wykazu?

Rachunku nie dopisuje się bezpośrednio w wyszukiwarce. Najpierw trzeba zgłosić go jako firmowe konto w odpowiednim rejestrze lub formularzu.

W zależności od rodzaju podmiotu aktualizacja odbywa się między innymi poprzez:

wniosek CEIDG-1 – w przypadku przedsiębiorców wpisanych do CEIDG;
formularz NIP-8 – w przypadku wielu podmiotów wpisanych do KRS;
formularz NIP-2 albo NIP-7 – w pozostałych właściwych przypadkach.

Ponadto trzeba upewnić się w banku, że konto jest rachunkiem rozliczeniowym oraz zostało przekazane do systemu STIR. Dopiero po spełnieniu wymaganych warunków może pojawić się na białej liście.

Dane są aktualizowane w dni robocze. Jednak między złożeniem zgłoszenia a pojawieniem się rachunku może upłynąć kilka dni. Dlatego po aktualizacji warto ponownie sprawdzić wynik w wyszukiwarce.

Płatność powyżej 15 000 zł a biała lista VAT

Szczególne znaczenie ma zapłata za transakcję między przedsiębiorcami, której jednorazowa wartość przekracza 15 000 zł. Limit dotyczy całej wartości transakcji, a nie tylko pojedynczego przelewu.

Jeżeli płatność za fakturę wystawioną przez czynnego podatnika VAT zostanie przelana na rachunek inny niż widoczny w wykazie w dniu zlecenia przelewu, mogą pojawić się negatywne konsekwencje.

Przedsiębiorca może w szczególności:

stracić możliwość zaliczenia odpowiedniej części wydatku do kosztów uzyskania przychodów;
zostać objęty odpowiedzialnością solidarną za zaległość VAT sprzedawcy dotyczącą danej transakcji.

Dlatego kontrola rachunku powinna być elementem procedury zatwierdzania płatności. Co więcej, w firmach realizujących wiele przelewów warto wdrożyć automatyczną weryfikację rachunków za pomocą narzędzi księgowych albo API Ministerstwa Finansów.

Co zrobić po przelewie na rachunek spoza wykazu?

Przelew na rachunek, którego nie było na białej liście, nie zawsze oznacza utratę kosztu i automatyczną odpowiedzialność za podatek sprzedawcy. Przepisy przewidują możliwość naprawienia sytuacji poprzez złożenie zawiadomienia ZAW-NR.

Formularz należy złożyć w terminie 7 dni od dnia zlecenia przelewu. Zawiadomienie kieruje się do urzędu skarbowego właściwego dla podatnika, który dokonał płatności.

ZAW-NR pozwala:

zachować prawo do zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych;
uniknąć odpowiedzialności solidarnej za zaległość VAT kontrahenta;
poinformować urząd o numerze rachunku, na który faktycznie wykonano przelew.

Zawiadomienie można złożyć elektronicznie w e-Urzędzie Skarbowym. Dzięki temu przedsiębiorca otrzyma urzędowe potwierdzenie jego przekazania.

Informacje o formularzu ZAW-NR

Czy ZAW-NR trzeba składać przy każdym kolejnym przelewie?

Jeżeli przedsiębiorca wcześniej prawidłowo zgłosił rachunek danego kontrahenta na formularzu ZAW-NR, co do zasady nie musi ponownie składać zawiadomienia przy każdym kolejnym przelewie na ten sam numer konta.

Mimo to przed następną płatnością warto ponownie zweryfikować rachunek. Kontrahent może bowiem zmienić konto, zaktualizować dane albo utracić status czynnego podatnika VAT.

Mechanizm podzielonej płatności a rachunek spoza wykazu

W określonych sytuacjach negatywnych skutków odpowiedzialności solidarnej w VAT można uniknąć również dzięki zastosowaniu mechanizmu podzielonej płatności, czyli split payment.

W ramach MPP kwota netto trafia na rachunek rozliczeniowy dostawcy, natomiast podatek VAT na jego specjalny rachunek VAT. Jednak mechanizm ten nie zastępuje prawidłowej organizacji płatności i nie w każdej sytuacji rozwiązuje wszystkie konsekwencje w podatkach dochodowych.

Dlatego najbezpieczniejszym rozwiązaniem pozostaje sprawdzenie rachunku przed przelewem, a w razie pomyłki terminowe złożenie ZAW-NR.

Biała lista a płatności kartą i szybkie przelewy

Regulacje dotyczące płatności na rachunek spoza wykazu odnoszą się do płatności dokonywanych przelewem. Natomiast zapłata kartą, kartą kredytową albo przez niektóre systemy szybkich płatności może być traktowana inaczej.

W takim przypadku płatnik często nie zna numeru rachunku faktycznego odbiorcy, ponieważ transakcję obsługuje operator płatniczy. Z tego względu nie każda płatność elektroniczna podlega tym samym zasadom co tradycyjny przelew bankowy.

Jeżeli wartość transakcji jest wysoka albo sposób płatności nietypowy, warto wcześniej skonsultować zasady rozliczenia z księgowym.

Biała lista a kontrahenci zagraniczni

W wykazie znajdują się przede wszystkim rachunki spełniające wymagania polskiego Prawa bankowego i zgłoszone dla potrzeb krajowych rozliczeń podatkowych. Dlatego zagraniczny rachunek kontrahenta może nie być widoczny na białej liście.

Przed zapłatą na zagraniczne konto trzeba ustalić między innymi:

czy kontrahent jest zarejestrowany w Polsce jako czynny podatnik VAT;
czy faktura dotyczy transakcji podlegającej polskim regulacjom;
czy płatność wymaga dodatkowego zgłoszenia;
czy kontrahenta należy zweryfikować również w systemie VIES;
czy transakcja wiąże się z obowiązkiem rozliczenia podatku u źródła.

Współpraca międzynarodowa wymaga więc szerszej analizy niż samo sprawdzenie polskiej białej listy.

Dlaczego status VAT kontrahenta jest ważny?

Sprawdzenie statusu podatnika ma znaczenie również wtedy, gdy przedsiębiorca nie wykonuje przelewu przekraczającego 15 000 zł. Weryfikacja pomaga bowiem ustalić, czy wystawca faktury miał prawo naliczyć podatek VAT oraz czy nabywca może bezpiecznie dokonać jego odliczenia.

Niepokój powinny wzbudzić między innymi sytuacje, w których:

kontrahent twierdzi, że jest czynnym podatnikiem, ale wykaz tego nie potwierdza;
rachunek na fakturze różni się od wcześniej używanego;
sprzedawca nalega na płatność na konto osoby trzeciej;
dane na fakturze są niezgodne z rejestrem;
podmiot został niedawno wykreślony albo przywrócony;
kontrahent nie chce wyjaśnić rozbieżności.

Sama negatywna informacja w wykazie nie przesądza jeszcze o oszustwie. Jednak powinna skłonić przedsiębiorcę do dodatkowej weryfikacji przed zawarciem umowy lub wykonaniem przelewu.

Weryfikacja kontrahenta a należyta staranność

Sprawdzenie białej listy jest jednym z elementów dochowania należytej staranności. Nie jest jednak jedyną czynnością, którą warto wykonać.

Przed rozpoczęciem współpracy dobrze również:

sprawdzić wpis w CEIDG albo KRS;
zweryfikować umocowanie osoby podpisującej umowę;
potwierdzić adres i dane kontaktowe;
sprawdzić numer VAT UE w systemie VIES;
przeanalizować warunki transakcji;
zwrócić uwagę na nietypowo niską cenę;
zachować umowy, zamówienia, korespondencję i dowody dostawy.

Dzięki temu przedsiębiorca może wykazać, że działał rozsądnie i nie ignorował sygnałów mogących wskazywać na nierzetelność partnera.

Nie zapomnij sprawdzać własnej firmy

Biała lista służy nie tylko do weryfikowania klientów i dostawców. Przedsiębiorca powinien regularnie sprawdzać także własne dane.

Warto upewnić się, że:

status VAT jest prawidłowy;
nazwa i adres są aktualne;
wszystkie wykorzystywane rachunki zostały zgłoszone;
zamknięte konta nie są już prezentowane;
dane wspólników i reprezentantów są zgodne ze stanem faktycznym.

Brak firmowego rachunku w wykazie może bowiem sprawić, że kontrahenci wstrzymają płatność albo poproszą o zmianę numeru konta. W efekcie nawet zwykły błąd formalny może negatywnie wpłynąć na płynność finansową firmy.

Jak biuro rachunkowe może pomóc?

Regularne sprawdzanie kontrahentów, kontrolowanie rachunków i archiwizowanie potwierdzeń bywa czasochłonne. Co więcej, przy dużej liczbie transakcji łatwo przeoczyć zmianę danych albo wykonać przelew bez wcześniejszej weryfikacji.

GroupEuroService oferuje kompleksowy outsourcing rachunkowo-księgowy, który może obejmować między innymi:

weryfikację statusu VAT kontrahentów;
sprawdzanie rachunków przed wykonaniem płatności;
archiwizowanie potwierdzeń z białej listy;
monitorowanie zmian danych firmy;
pomoc w aktualizacji rachunków bankowych;
przygotowanie i złożenie formularza ZAW-NR;
analizę konsekwencji podatkowych błędnego przelewu;
wdrożenie procedur weryfikacji dostawców;
wsparcie podczas kontroli podatkowej.

Profesjonalne biuro rachunkowe może również zintegrować weryfikację rachunków z obiegiem dokumentów i procesem zatwierdzania przelewów. W rezultacie ryzyko pomyłki zostaje znacząco ograniczone.

Rejestr podatników VAT – podsumowanie

Wykaz podatników VAT, czyli biała lista, jest bezpłatnym narzędziem umożliwiającym sprawdzenie statusu kontrahenta oraz jego firmowych rachunków bankowych. Baza działa od 1 września 2019 r. i jest prowadzona przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

Przed wykonaniem przelewu, szczególnie dotyczącego transakcji o wartości przekraczającej 15 000 zł, warto zweryfikować rachunek na dzień zlecenia płatności. Następnie dobrze jest zachować potwierdzenie sprawdzenia.

Jeżeli pieniądze trafią na konto spoza wykazu, sytuację można naprawić poprzez złożenie formularza ZAW-NR. Trzeba jednak zrobić to w terminie 7 dni od dnia zlecenia przelewu.

Systematyczna weryfikacja kontrahentów zwiększa bezpieczeństwo podatkowe oraz pomaga wykazać należytą staranność. Natomiast współpraca z GroupEuroService pozwala zautomatyzować te czynności i ograniczyć ryzyko konsekwencji wynikających z błędnych lub nieaktualnych danych.